基于“单套制”的建设工程电子档案接收管理实践

2019-12-23张雅玲

福建建筑 2019年11期

张雅玲

(漳州高新技术产业开发区建设工程质量安全监督站福建漳州 363000)

0 引言

建设工程电子档案是工程项目从开始到竣工验收阶段形成的具有保存意义的档案资料，包括工程项目各个阶段产生的电子文件及其元数据[1]，建设工程电子文件以电子媒介的方式进行传输和保存[2]。2017年福建省开展全省性的建设工程电子文件试点工作[3]，福建省住房和城乡建设厅在文件中指出，在线形成的电子档案，档案管理部门可只收电子档案，不再要求将其制成纸质档案或缩微品进行保管。这也为工程电子档案“单套制”归档提供了先行经验。湖南省于2018年也逐渐开始进行电子文件的试点[4]，随着政府对于工程电子档案推广力度的进一步加深，电子档案将成为未来档案归档的主流方式。因此根据现行电子档案的接收实践，积极总结经验，为未来全过程电子化以及推动行业发展具有重要的现实意义。

目前对于电子档案接收方面的研究较少。罗国经[5]从组织管理、统一思想等方面加强社会公众对建设工程电子档案的认可程度，以规范档案后期的接收流程。林艳玲[6]等人在珠海市数字城建档案馆建设过程中，要求建设单位向城建档案馆移交建设工程竣工档案时，须一并移交与工程纸质档案内容相同的建设工程电子文件，即“双套制”归档，取得了一定的成果。但是电子文件的签章主体为项目经理和总监理工程师，其他个人没有涉及签章。高影[7]等人从城建电子档案接收管理系统的建设出发，通过标准化的系统加强电子档案的规范化接收。郑红丽[8]对纸质档案进行预验收，同时提请对工程电子档案进行预验收，并对电子档案的载体、安全性、格式等方面进行数据检测。从这些研究成果来说，较多的研究是基于对“双套制”档案的接收管理，对“单套制”建设工程电子档案接收的研究较少。

因此，本文在漳州高新区建设工程电子档案接收管理实践的基础上，研究和总结了基于“单套制”归档的相关技术要求和内容，为建设工程实现全过程电子化提供应用实施和接收管理经验。

1 建设工程电子档案接收管理模式

本文根据漳州高新区房屋建筑的档案接收实践，对档案工作流程等进行梳理，形成的工程电子档案接收模式如图1所示。在建设工程项目电子档案推广应用过程中，有些档案是在政府其他职能部门中形成，并且在进行试点项目申报之前，已经产生了纸质资料。针对这类档案采用纸质档案归档，不用再形成原生电子文件。该类纸质档案在进行数字化加工后，数字化加工成果与其他阶段形成的原生电子档案共同组卷，数字化成果和原生电子文件形成一套完整的工程档案资料。而纸质档案只包括前期已经形成的纸质文件以及在施工过程中因为一些主客观的原因无法形成原生电子档案的文件，因此在内容和范围上，电子档案数据包更加完整。

在本文的接收管理模式中，纸质档案仍然沿用传统纸质档案的保管和接收方式，需要经过整理、编页、打码、组卷以及审查等工序，而电子档案主要包括数字化电子文件和原生电子文件。为保证纸质档案编页和编码的连续性和与扫描件在内容上的一致性，如果同一卷内，同时包含纸质扫描件和原生电子文件，扫描件在前，原生电子档案集中居后。如果一个工程档案，原生电子档案独立成卷的，集中放在纸质案卷后面。

图1 建设工程电子文件接收管理模式架构图

2 电子与纸质档案接收管理的差异

由于建设工程电子档案与纸质档案在信息存储媒介上的不一致，以及信息阅读与材料的整理都存在差异，因此纸质档案与电子档案在接收环节的要求和内容也不尽相同，电子与纸质档案的接收方式主要存在以下几点不同：

(1)移交内容不同

纸质档案与原生电子档案在移交时移交内容不同，纸质档案移交主要包含对纸质文件以及对应的数字化文件进行移交。而原生电子档案除了包含所有责任者可读电子签章的主体文件外，还包括主体文件对应的元数据信息，元数据与电子文件一一对应。由于原生电子档案采用具有身份认证的电子签章对文件的内容进行固化，从而保证电子档案的不可篡改，提高电子档案的真实性。然而，目前市面上具有多家的签章服务商，不同服务商的软件不同，因此在进行电子档案移交时，还需要提供对应的可读电子签章文件的软件。

(2)组卷方式不同

纸质档案组卷采用档案盒对纸质档案进行存放，文件在装盒之前需要经过分类装盒等处理。电子档案由于采用电子媒介，档案的组卷可以利用计算机分析技术进行电子资料的自动和智能组卷，并进行元数据的智能采集。因此采用电子组卷方式，可以在很大程度上提高档案整理效率。

(3)移交方式不同

纸质档案采用档案装盒移交，是一种实物移交的方式，城建档案管理部门接收移交档案后，档案的保存地从立档单位移交到城建档案保管部门。原生电子档案的移交主要分为离线移交和在线移交。离线移交主要是采用不可擦写的存储设备进行移交，城建档案部门接收电子档案后可以保管在城建档案管理系统和移交设备上，电子档案的备份快速便捷。在线移交是随着计算机技术的不断以及数据在线传输安全性的提高，原生电子档案在向城建档案管理部门移交时可以通过互联网直接进行电子档案传输。

(4)审核和鉴定方式不同

纸质档案的鉴定周期长，要经过资格审核、确定生存期和价值复审三个阶段，在进行档案价值鉴定时需要逐页逐份的进行。电子档案的鉴定则可以通过计算机技术进行相关算法的开发，自动对档案信息的完整性、真实性、可用性以及安全性进行检测，电子档案鉴定时间相对较短。但在电子档案审核和鉴定时，还需要对档案形成过程中的认证信息、身份验证信息、数字签名以及加密特征等方面进行检测，以确保电子档案的“四性”不受影响，保证电子档案的法律凭证效力。

3 归档准备工作

3.1 明确归档范围和保管期限

建设工程档案的归档范围和保管期限是进行建设工程档案整理的前提条件，目前不同地市的城建档案管理部门的接收范围和保管期限由于当地政府和档案管理机构的要求不同，存在不一致的地方，因此不同立档单位在进行档案整理之前需要与当地档案管理部门确定工程档案的移交范围和期限。并且针对目前工程电子文件和电子档案的试点推广阶段，同时包含纸质和电子档案两种不同的媒介，城建档案管理机构需与立档单位和档案服务公司明确纸质档案和电子档案的移交范围和对应的保管期限。

3.2 明确密级

建设工程电子档案由于采用电子格式，可以方便档案资料在互联网上进行传输和利用，因此工程电子档案在档案后期利用上具有很高的价值。档案管理部门在管理系统上进行资料检索也十分方便，因此立档单位在进行档案整理之前需同档案管理部门明确电子档案的保管密级，方便在后期档案利用过程中，针对不同的密级保管要求，有针对性的进行权限控制，从而方便借阅者的档案利用。

4 电子文件及其元数据的收集

4.1 收集要求

原生电子文件在进行档案收集时，电子档案应符合档案“四性”的要求，按照各地市档案管理机构和部门的档案移交范围进行收集。收集的电子档案及其元数据需要建立内在联系，保证电子档案与对应的元数据之间可以相互索引，从而方便档案后期的检索利用。原生电子文件在进行移交时，需包含所有档案相关责任者的可读电子签章信息。涉及电子签名的电子文件应符合《中华人民共和国电子签名法》的相关要求。

4.2 电子文件保存格式

电子文件的保存格式应采用符合《建设电子文件与电子档案管理规范》 (CJJ/T117-2017)中通用格式的要求。为避免电子文件由于形成电子签名的服务公司不同，从而导致需要兼容不同软件之间工作量和软件开发量增大，不是通用格式的电子文件需要在进行移交之前转成通用格式并和源文件一同归档。

4.3 元数据保存格式

建设工程电子文件的元数据主要是采用XML格式进行存储，元数据信息的采集应符合《建设电子档案元数据标准》(CJJ/T187-2012)的相关要求。立档单位在形成XML文件时，应尽量减少人工录入工作量，充分利用计算机技术的自动采集功能，对元数据信息进行智能著录，提高档案整理的工作效率。

4.4 电子竣工图

竣工图是建设工程电子档案资料中占比非常大的一个部分，并且城建档案竣工图也是传统纸质档案利用率最高的一种类型档案，因此对竣工图进行电子化后将充分降低纸质档案的投入量，电子化的竣工图在后期档案利用方面也更加方便。需要纸质竣工图时可以通过直接将电子竣工图进行晒图，需要电子版竣工图时，可以给予添加水印并处理过的电子竣工图。在进行电子竣工图制作过程中，应采用矢量的竣工图作为签字盖章的源文件，采用矢量图可以保证后期档案利用的质量。由于竣工图是原生电子文件单独成卷，因此在进行档案整理时可归集到所有档案案卷的最后面。

电子竣工图的相关版面如图2～图3所示，电子竣工图在制作过程中应提高制作的效率，档案审查人员应逐渐从纸质审查方式向电子审查方式转变。电子竣工图章的大小应满足电子文件打印纸质文件中章的大小应符合规范要求。

图2 电子竣工图版面

图3 电子竣工图竣工底图图章

5 归档信息包

归档信息包是进行电子档案信息移交的数据封装包，归档信息包中包含电子档案元数据和内容数据，按照一定的结构组织，可用于不同环节之间信息传递的信息集合对象。

5.1 组织结构

在进行归档信息包生成过程中，应按照一定的文件存储规则进行元数据与内容数据的存储。由于目前向城建档案移交的归档资料中，含有一部分的纸质档案，这些纸质档案是根据传统建设档案的项目-案卷-文件的三级档案管理方式。为了保证纸质档案与数字化扫描件在内容和存储层次上的一致性，并且根据文献[1]的相关要求，采用项目级-案卷级-文件级的三级管理方式，并根据三级管理要求对元数据进行管理。具体的归档信息包的组织结构如图4所示。

5.2 封装

为了防止归档信息包在移交过程中被人恶意修改或者被删除相关内容，建设单位向城建档案管理部门进行移交时，应对归档信息包进行封装。由于建设工程档案资料较复杂，不同建设规模产生的电子档案是不一致的。建设工程档案信息包在进行封装过程中应能够支持对档案信息包的智能分包，大文件在进行档案拷贝，上传管理系统等易出现意外情况。建设主管部门应提供建设单位对应的封装软件工具。

6 移交与检测

6.1 移交要求

建设单位在进行档案移交时，应明确所提交的建设工程电子档案符合真实性、完整性、可用性和安全性的原则，并且对其所提交的档案信息包的真实性、完整性、可用性和安全性以及纸质档案的真实性等提交承诺保证书。对于分阶段验收的档案资料，要求建设单位对不同阶段的档案资料进行移交质量的保证。

6.2 “四性”检测

电子档案由于采用电子签章技术进行责任者的责任定位，由于单份电子文件夹所包含的电子签章个数较多，不同类型包含要求的签章盖章的人也不固定。因此，在档案审查过程中如果通过人工方式验证电子签章的有效性，耗时耗力，增加工作量。并且元数据相关内容是否符合归档要求无法直接通过人工方式认证。因此，为了方便城建档案管理部门进行档案合规性审查，应建立电子档案的“四性”检测软件，本文采用的电子档案“四性”检测工具界面如图5所示。包含建设工程电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性四个方面的信息检测。通过引入信息软件，充分降低了档案检测的难度和工作量。

图5 城建电子档案“四性”检测工具

7 展望

7.1 电子档案在线移交

传统的档案数据包是采用离线移交的方式，由于建设工程档案在移交完城建档案管理机构进行审查后，对于档案整理不规范的地方，建设单位需要重新领回纸质档案进行整理后重新报送到城建档案管理机构进行审查。档案报送的过程较为繁琐，并且针对存在问题采用传统的方式容易漏改和问题的针对性不强。随着计算机技术的不断发展，建设工程电子档案可以进行在线传输和在线审核，对于不规范的档案有针对性的建立问题索引信息，建设单位根据问题索引修改完成后，直接向城建档案移交审核通过的档案，符合“尽量跑一趟”的原则，可以在很大程度上降低建设单位和城建档案管理部门的工作量。