档案质量管控体系的建设路径探讨

2019-12-23陈睿山东省菏泽市单县财政局

新商务周刊 2019年21期

文/陈睿，山东省菏泽市单县财政局

质量管控体系的构建更加注重以“质量”为档案管理的核心要点，把质量管控理念融入到单位档案管理活动中必须要利用质量管理的思路和方法，促进档案质量管控体系的构建与完善，推动单位档案管理工作朝着更加科学规范的方向发展。

1 档案质量管理工作的特点

档案质量管理即是单位档案管理人员全体参与、依靠科学的方法，进一步发挥科学管理与专业技术的引领作用，构建一套涵盖整个档案管理工作过程的质量管控体系，确保档案管理工作水平的提升。档案质量管理的关键在于提升效率、确保质量，其突出特征如下：首先是全员参与。档案质量管控体系的构建必须要求单位全体档案工作人员和各部门相关人员的密切配合与参与，严格遵循相应的标准与规定来共同完成各类档案材料文件的整理、归档工作；其次是责任明确。应当确保单位所有档案管理人员都能够主动树立“档案质量、人人有责、人人负责”的理念，清楚规定在档案材料的收集、整理以及归档的工作中，各个部门和相关人员的职责与分工，唯有如此才可以确保档案材料的完整性和统一性，保证电子档案和其他文件材料可以准确及时的归档；再次是全程管理。从公文的起草、审核、传递、执行到档案材料的收集、整理、归档、开发利用等各个流程，都应当将质量管控理念融入其中，将质量管控融入到所有环节和岗位上来；最后是方法科学。依靠数理统计方法，利用现代信息技术以及现代管理策略来处理好档案质量管理工作中的相关问题，进一步促进档案管理水平的提升。

2 档案质量管控体系的建设路径

2.1 树立档案质量管理理念

单位档案质量管控体系的建立和单位档案管理工作人员的思想观念具有非常紧密的联系，尤其是单位领导，因为领导层往往拥有更大的决策权，对于档案质量管控体系的构建来说，单位领导层是否具备现代化的管理思想在很大程度上关系到档案质量管理工作能否顺利开展。首先，单位领导和档案管理人员必须要主动学习借鉴现代化的质量管理措施，树立质量管理理念，不断提升档案管理工作的规范性和科学性，确保各项决策的准确性与合理性；其次单位领导层和档案管理人员必须要发挥出引导作用，让各部门工作人员都能够主动树立质量管控意识，真正主动参与到档案质量管理工作中来。

2.2 明确档案质量管理目标

档案管理管控体系的构建目标是在现代质量管理理念的引导下，借助于现代化的管理手段促进单位档案管理水平的提升，进而帮助单位领导做出科学正确的决策，提供更加有价值的档案信息。单位档案质量管理体系不单单要确保档案管理的全面覆盖性，同时也应当确保档案管理的集中统一性，包含档案材料的收集、整理、归档、开发利用等一系列流程，而集中统一性要求在档案管理工作中根据档案形成的各个不同阶段对其实施分类，促进档案开发利用效率的逐渐提升。借助于对单位档案的全面集中管理，真正确保档案数据信息的完善与准确，助力档案管理工作朝着更加系统化和规范化的方向发展。

2.3 激发单位全员参与

各部门员工属于单位各项工作有序推进的核心基础，每个个体是组成单位的重要细胞，档案管理工作属于一项持续性的群体性工作，直接决定了单位的发展，同时关系到各部门员工的实际利益。站在档案质量管理特征的角度而言，档案质量管控体系的构建应当从上层领导到基层员工，让所有人员都能够参与到档案质量管理工作中来，单位领导应当充分发挥出带头引领作用，各部门员工也应当主动参与，发挥出自身对档案质量管理的参与和监督权，开创出团结协作的新局面。

2.4 重视档案质量过程管理

过程管理属于档案质量管理最为突出的一大特点，也是档案管控体系构建的核心要点。单位档案材料客观记录了单位在参与各项业务活动过程中的具体情况，档案材料的形成往往不是在短时间内实现的，从文件的起草到最终确定往往会经历较为长期的过程。强调档案全过程管理要求将现代化的质量管控理念与科学的管理方法真正应用到档案产生到形成的整个流程中来，针对相关重点环节以及关键步骤进行规范化管理，依靠对各个流程的质量管理，确保档案管理水平的不断提高。

2.5 积极应用现代化信息技术

现代信息技术的发展要求单位档案管理工作也必须要积极应用各类信息技术和网络技术，促进档案质量管理朝着更加智能化和科学化的方向发展。以计算机与大数据技术为典型代表的档案管理信息技术表现出存储量大、共享性高、检索便捷等突出优势，通过构建单位档案管理信息化平台以及档案材料数据库，将其作为档案管理工作的技术支撑，可以在很大程度上促进档案管理效率的提升，为单位档案管理工作的开展节省更多成本，提升档案管理活动的效益。

2.6 制定档案管理规范性文件

按照单位档案管理工作的具体情况来制定相应的管理制度与规范，如《档案质量管理手册》、《档案管理规范程序》等，规范性文件属于档案质量管控体系构建的重要基础，应当积极组织相关专家、档案部门负责人来对管理文件的合理性和针对性展开充分探讨，根据档案管理工作的具体情况来总结梳理经验，将实践工作中好的做法和经验融入到管理文件中，促进管理制度的完善，让其成为做好档案管理工作的重要保障。这些制度一般来说应当有管理工作人员的具体职权、档案材料的收集与归档流程、档案资源调取借阅的规定、重要文件的保护和备份等。