事业单位办公室档案管理有效方法探讨

2019-12-23吴庆祥洮南市机关事务服务中心

新商务周刊 2019年21期

文/吴庆祥，洮南市机关事务服务中心

档案管理主要负责事业单位档案的收集、整理、分类、归档、分析、提取等工作，更多的是为行政和决策提供信息，这项管理工作贯穿于事业单位各部门各工作环节的始终，是一项服务性管理工作。事业单位办公室档案管理不但能有效利用已有的良好硬件设施，且能够提高日常文书工作效率。基于此，以下就事业单位办公室档案管理有效方法进行了探讨分析。

1 事业单位办公室档案管理的必要性

事业单位办公室档案管理的必要性主要体现在：1）依法治档的需要。办公室档案工作规范的根本在于依法治档。《办公室档案法》的颁布，正是我国办公室档案事业朝着健康方向发展的强力后盾。新形势下的办公室档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的办公室档案法规。各部门也应相应健全相关办公室档案制度，做到灵活有效地管理。2）提升服务和管理水平的需要。办公室档案管理对一家事业单位来说至关重要，因为档案管理好坏直接影响决策信息的正确性、管理手段的科学性、行政工作的效率性等。另外，办公室档案管理的规范化还能提高办公室的整体形象，提高服务和管理质量，提高工作人员的工作效率和成就感，提高行政决策的科学性等。

2 事业单位办公室档案管理方法的分析

2.1 公文制发的管理方法。事业单位绝大多数的办公室档案都以公文演变，所以制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提。一是要规范好公文用纸，严格遵照国家相关规定，选择质量上乘，规格尺寸统一的纸型。按照横写横排的排版模式，需将装订线安排在左面。二是要确保公文字迹打印的清晰性，且易于长期保存。无论公文是打印或草拟，还是不同的手写批注、签字、报表及记录等，选的纸张、墨汁及笔型应不易褪色，确保有清晰明了的字迹，便于将来长期保存使用。三是要对公文制发的签发手续、审核权限、正文标题、主/抄送单位、落款及日期等进行严格的检查。四是文种的使用要合理，格式拟定标准，对简称及不标准的字尽量少用或不用于行文中，有助于未来管理及运用信息化检索方式的实行。

2.2 立卷归档管理方法。立卷归档是事业单位规范办公室档案管理工作的准则，公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准式的办公室档案工作甚至满足信息化的要求。在现实工作里，一方面应严格按照国务院颁布的关于《销毁不归档文件办法》，另一方面需处理好如下三项内容：一是需正确掌握立卷归档文件的时间性，只有达成目前文件任务才可立卷归档，否则会使办公室档案工作出现混乱及无序而无法立卷归档。二是需确立重点及合理分工。现实操作里应重视资料及文件的区别，尤其是内容、方式及意义的较多类似处的资料文件差别，详细问题需详细剖析，由此降低重复与冗余的办公室档案工作，有效提升办公室档案的使用效率。三是需重视整体性的全宗维护。归档时不仅把握中心与主次，严格把守住全宗的出入口，禁止不能归档的文件进入，且需预防归档资料文件丢失情况发生。

2.3 案卷质量管理方法。事业单位办公室档案是否有价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存意义。可见立卷方式及装订案卷对规范式办公室档案工作的操作起着决定作用。所以提高办公室档案订卷的质量，显得极为重要，因此除了重视处理好立卷方式，便于办公室档案目标化管理里的检索与划分，还需把握好装订案卷的质量关，有效管理其办公室档案。

3 加强事业单位办公室档案管理的措施

3.1 加强办公室档案管理规范化建设。事业单位办公室档案管理工作必须对管理人员提出严格的要求，严格按照要求执行档案管理工作，日常工作中注重对档案资料的维护和更新，必须规范档案管理工作流程，使办公室档案管理程序更加规范化，且需要严格执行和监督管理工作，确保档案资料的准确性和真实性，还需要对档案管理程序不断优化，在保证工作质量和效率的前提下，优化档案管理程序，节约人力和物力。

3.2 强化办公室档案信息化管理。随着计算机技术的普及应用，档案管理工作实行信息化管理也是当代社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。合理开发利用档案资源，尽可能延长档案使用寿命以及提高工作效率，这些也是当代档案管理改革创新的主要目的和任务。目前看来把先进的科学技术手段应用于档案管理中以满足新时期下档案管理工作的要求，已经刻不容缓。首先，各级事业单位的档案部门要准确、及时地传递信息，切实保证档案信息的时效性；其次，档案管理部门要利用计算机、扫描仪等现代设备，将档案资料准确的输入计算机，再通过相应的技术处理，将文字、图片资料转变成数据资料，从而实现纸质档案和数据档案的并存；最后要充分利用网络技术进行档案管理创新，通过网络向社会提供高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。

3.3 提升档案管理人员的综合素质。办公室档案规范化管理必须要提高管理人员的综合素质，这样才能提高档案管理的工作质量，实现档案规范化管理。单位需要定时或者是不定时对管理人员进行专业技能和管理理念方面的教育和培训，全面提升管理人员综合素质，实现办公室档案规范化管理。