纸质档案管理与电子档案管理的融合

2019-12-22林阿红烟台业达热电集团有限公司

新商务周刊 2019年9期

文/林阿红，烟台业达热电集团有限公司

1 纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理是档案管理工作中的基本模式，但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

2 纸质档案与电子档案的主要特征

2.1 纸质档案的特征。主要体现在：1）优势特征。纸质档案阅读具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。2）劣势特征。纸质档案占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用，同时传递速率也较差。

2.2 电子档案的特征。主要体现在： 1）优势特征。第一、电子档案便于查询。电子档案仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅。第二、电子档案管理提高了工作时效。电子档案免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。第三、有利于遗漏文件的补漏增缺。电子档案管理可随时补漏增缺，使文档不形成存积，只需按一下键盘。第四、有利于文档的保密。电子档案管理可以使利用者无法接触其他无关的文件，从而达到文件保密要求。2）电子档案的劣势特征。主要表现为：第一、电子档案的载体存在不同程度的不稳定、寿命短等问题，并且在长期存放过程中，容易因受潮、氧化等影响而导致载体损坏，最终导致文档资料损坏。第二、电子档案以计算机为媒介，在没有计算机等相关设备后，人们无法从载体中直接获取档案信息，因此存在一定的依赖问题。第三、电子档案容易遭到破坏，在计算机遭到病毒或者黑客入侵之后，电子文档的信息安全就会受到影响。

3 纸质档案管理与电子档案管理的融合策略分析

3.1 建立相互配合的档案管理制度。由于电子档案管理与纸质档案管理在方法上具有差异性，因此为了实现两者工作的有效结合，就必须要建立相互配合的档案管理制度，保证两个管理工作能顺利开展。在具体操作中，管理人员需要充分借助两种档案在信息储存上的优势进行互补，实现两种管理方法的分别利用，并建立沟通渠道，保证单位能在信息储存上保证业务的一致性。例如，对于关键的档案信息，需要分别用纸质档案与电子档案的形式进行储存，在对其进行归档之后，及时从计算机上拷贝，并输出为纸质档案。对于一些不会变动的档案信息，可以用纸质的形式进行储存，包括单位人员任职资格、学历证明等；而对于经常变动的信息，可以用电子档案的形式进行储存，包括采购信息、考察信息等，保证能实时更改信息内容，并且所有更改都会有更改历史，方便人们更好的开展工作。

3.2 合理实行“双套归档制”。通过文本或影像的方式将电子与纸质文件的信息存储在同一张储存介质上，并通过软件建立数据库索引，这样就能及时检索到电子文件的内容，并实现自动化管理。同时还可以实行“双套归档制”，也就是说，在对电子文件进行归档保存的同时还对纸质文件进行保存，对于归档的电子文件而言，在内容、描述说明上都要与纸质文件相同。也就是建立两套不同的管理系统，在强调二者联系的同时，还要突出各自的特点。并在两者之间建立“通道”，这样就能实现在阅读某个文件同时及时找到相同内容的其他文件，从而在业务处理上达成一致，为信息取用提供方便。

3.3 加强档案安全管理。电子档案都是通过计算机网络，或者电子设备来运行的。在运行过程中电子档案信息具有无痕修改的特性，所以要特别注重电子档案安全管理工作。因此，电子档案从起草电子文件开始，经过修改和传递，直到最终存储，对这一套档案运行全过程要记录监督。参与工作的相关人员要加强安全意识，所用的计算机设备的也加强安全管理，进而使电子档案在开放性管理中，信息的完整与原始性也能得到保障，有利于电子档案正常稳定运行。纸质档案管理工作中要特别注重存储环境的改善和优化，防止火灾、防止潮湿等都是必须要做到的，以此来保障纸质档案的安全性。

3.4 构建电子档案与纸质档案集成化管理机制。在电子档案与纸质档案并存的新形势背景下，档案工作人员加强对电子档案与纸质档案的管理是适应档案事业变革发展的必然选择。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对电子档案与纸质档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。针对当前电子档案与纸质档案并存的局面，构建两者的集成化管理机制，统一电子档案与纸质档案的收集、归档以及借阅的管理，规范电子档案与纸质档案管理工作的程序、内容与范围。根据各个档案之间的联系，全程监督控制档案的利用与保存过程，确保档案管理工作健康有序进行下去。