办公文秘协调职能对企业的重要影响

王伟

中海油常州涂料化工研究院有限公司 江苏常州 213016

随着现代企业竞争的不断加剧，企业需要认识到自身管理的作用，要用科学的理论和科学的管理方式来提高企业员工自身的效率，促进企业自身的协调发展。为了保证企业各项工作的落实，现代化的企业要综合各个管理部门。对于各个管理工作的每一个环节都要严格落实，企业的行政管理工作是上情下达的关键。办公文秘是办公室人员构架的重要组成部分，每天的责任就是负责企业领导人的日常工作服务，负责企业综合行政信息的传达。通过协调职能可以给企业更好的促进综合行政管理工作的开展和落实。

1 企业办公文秘职能分析

办公室是企业运转的重要部门，是企业对于各个部门之间相互协调沟通的服务部门，决定着现代化企业发展的每一个环节，也决定着办公室文秘工作繁杂的工作特点。办公室文秘的工作主要是围绕领导的意图，及时的对于各个部门的各项事宜进行统筹协调和综合管理，并对于具体的工作中所存在的矛盾进行协调处理。运用自身的协调职能，来促进企业的发展，加强企业的行政管理工作的落实[1]。

2 办公室文秘协调职能对企业的重要影响

2.1 提升企业内部工作效率

办公室文秘的协调工作对于企业的发展至关重要，也是企业行政管理工作中不可缺少的一个环节，是现代企业管理工作的基本需求，同时也是保障企业工作流程和工作效率提升的关键因素．办公文秘的工作岗位，工作的职能决定了企业的运行和实施效果。现在企业办公文秘需要认识到文秘工作中稳定协调职能的重要性，需要认识到企业工作过程中综合行政工作的开展，有效的提高工作的效率，提高办公文秘协调职能，促进办公文秘工作的科学化发展。作为企业各项工作的搭建桥梁，综合办公文秘的工作是有效的沟通企业各部门和各人员之间的关键，是企业行政信息发布的关键。办公文秘的岗位职责中协调职能发挥了重要作用，它有效的可以促使企业的各项工作的落实，同时对于企业工作的管理流程建设也离不开协调职能的运用。办公工作中办公文秘的协调职能可以有效的促进企业工作开展中员工积极性的提高，促进企业良好的管理流程的建设，解决企业各项活动之间存在的矛盾问题。并针对企业中所存在的工作中的问题及时回复，帮助企业化解工作中的矛盾，促进员工工作积极性的提高，保证各项工作的开展和落实。

2.2 办公文秘协调职能对于企业外部形象的影响

办公文秘是企业对外相互连接的窗口，同时也要招待企业来访的宾客．所以办公文秘的综合素质决定着来访宾客对于企业的第一印象，在来访宾客接待中不免可以遇到有关检查部门业务往来人员所提出来的各项问题。增强办公文秘的协调职能，加强对于企业有关部门的相互协调工作的落实，需要办公文秘具有较好的综合素质，快速的可以反映出来来访宾客对于企业所提出来的问题和要求。办公文秘通常情况下对外沟通时多使用电话电子设备的媒介，非常注重商务礼仪，尤其是对于企业产品的具体反馈工作，因为这关系到企业对于企业专业技术的信赖。因此办公文秘在有关企业专业技术问题解答时，要及时做好电话转接和文件交接工作，及时的进行反馈，提高企业的对外交流能力，提升企业自身的外部形象来促进企业的发展。

2.3 办公文秘协调工作的特点对于企业发展的重要性

现代企业办公文秘的工作涉及到企业经营管理的各个方面，是企业综合行政管理工作中不可或缺的一个环节。现代企业文明协调工作范围较广，所涉及的内容也较为繁杂，具体的协调工作可以分为工作上的协调和关系上的协调，影响到企业自身的经营和管理工作的开展，同时也影响到企业自身的发展。现代企业需要认识到办公文秘协调职能的重要性，要加强对于工文秘工作的培训和培养，加强对工作中专业知识的协调工作的开展。企业应该建立办公文秘与各个部门之间的相互协调和衔接工作，加强对于办公文秘的协调能力的培养，同时也要建立起办公文秘的专业知识技能的培养，来促进企业协调工作的开展。

办公文秘的协调职能还反映在对外的沟通环节，办公文秘决定着企业的形象，办公文秘的商务礼仪、沟通能力决定的企业对外经济活动中所产生的影响。因此现代企业要加强对于办公文秘综合素质的培养，要加强对于企业内部综合行政管理工作协调时的形象建设，来提升企业自身的竞争力[2]。

3 提升企业办公文秘工作效率的方法和技巧

协调是一门学问，同时也是艺术。作为现代化的企业，办公文秘的协调职能关系到企业内部工作的开展，同时也关系到企业内部工作的建设和企业对外的形象。如何开展对外的协调工作，对于企业来说至关重要。所以企业要加强对于办公文秘的工作技巧和方式的培养，办公文秘工作中应该多注重疏导和说服与行政手段相结合，在具体工作中要随机灵活，以计划协调、信息协调和会议协调为主要的基础。在内部协调工作中，要掌握好谈话的技巧和谈话的度，抓好协调实际的运用，反映出良好的协调效果来促进协调职能发挥，同时有效的为各个部门项目的开展打好基础。因为办公室是企业综合职能部门，对于企业的上下层的相互沟通和内部的关系具有协调的功能，所需要处理的矛盾，解决的事件相对来说较多，也较为复杂。所以在协调工作开展过程中，办公文秘要紧抓协调工作的特点，讲究具体的工作方法，充分发挥工作的能动性，提高工作效率，提升管理的职能，推动企业自身的发展。

4 结语

综上所述，充分发挥企业的办公文秘协调职能，有效的促进企业的经营管理。同时企业综合行政工作开展，也离不开办公文秘的工作落实。现代企业要充分认识到办公文秘协调职能的重要性，要以企业办公文秘综合素质培养为基础，不断提升企业办公文秘的协调能力，促进企业各项工作流程的落实和优化，为企业的管理水平提高而奠定基础。