文书档案收集与整理工作的重要性

2019-12-21李子旭

商品与质量 2019年4期

李子旭

郓城县卫生计生综合监督执法局山东菏泽 274700

文档，也叫行政档案，它是政府部门、社团、公司、学校和其他组织在相关责任人引导、组织下的一系列活动中构成的有一定保存价值的文案，可供日后参考。文档管控是档案管控的主要内容，是每个部门、社团、企业、学校档案管理的重要组成部分[1]。信息采集是文档管控的起点，和其余的环节较比，它的地位是非常特殊的。尤其是在当今精简文档的整理、强化文档的使用、彰显图书馆的特点的形势下，文档的收集就日益重要起来。

1 文书档案管理的重要性分析

文档收集程序是文档的基础工作，收集文件和档案工作可以归纳为两个重要方面：

（1）文档文件的采集是管理文档文件的基础，它也是文档文件管理的起始点。通常来说，文档单位管控的文档并不是文档单位自己编制而成的，它是经过采集每个单位的具有保存价值的文件且通过长时间的累积而组成的。所以，由所有文档工作的过程来说，采集信息是起始环节，给文档管理工作找到了具体的管控对象，有了具体的文件，文档工作者才可以进行其他工作，如分类、编目、审核、储存、汇总、利用。如果采集这项任务完成的不理想，没有收集到完整的文档，也就谈不上有完善的文档管理工作[1]。

（2）文档采集的水平直接影响了文档管理的水平。一般情况下，当上级部门考评一个部门的文档管控质量好坏时，第一就要检查文档室所采集的文件信息是不是完整。假如及时采集，文档资料齐全完备，选择合适，就可为档案管理的每个方面做好准备，因此就可以把全部精力用到进一步分析文档上，利用文档给其他工作提供便利。反之，假如文档采集量不够，或采集来的只是一些破损、不全、没有什么值得利用的文档，不但会在很大程度上造成分类、编目、审核、储存、汇总、利用等各项工作浪费人力物力，也没有很好地服务于社会其他工作。

2 文书档案在管理中的问题

2.1 管理方式不规范

许多部门，特别是些规模不大的企事业单位，比如，小型事业单位，他们的高层领导缺乏文档文件的理念。所以就会在相关的规定中出现对文件文档管控的不合理制度，同时缺乏文件文档管控中的职责划分和奖罚等有关的详细制度。很可能这些单位中的大部分都没有文档的规定，因而会造成各种文稿参差不齐，没有正确的编码，这对单位的正常运作会造成很不好的干扰，也非常大的干扰了单位领导们的筹划。也可能文档文件采集与整理这些环节会直接省掉，让后期寻材料的过程既费时又费力，从而耽误正常的工作进展。

2.2 人员素质不够高

针对现在文档管控方面，管理者应该掌握互联网的基础知识和文档管控某种程度的专业标准。然而一些单位没有聘任管理工作人员的具体准则，这体现出了单位领导者对这方面的工作不够重视的情况。工作人员工作的效率与结果直接受本身业务能力的影响[2]，特别是计算机技术的快速发展，使得文档管理更加方便，而对从业者的专业水平要求会越来越高，一旦业务能力跟不上，工作效果将会受到直接影响。

2.3 管理效率比较低

随着计算机技术的研发，社会制造和扩张市场的进程迅速加快。然而，文档文件的管理现在还没有充分运用信息化的优势。手动检索仍然部分存在于文档文件的管理，现在互联网技术的内在力尚未得到充分开发，文档管理的工作时效满足社会发展的需要差的很多[2]。

3 完善文书档案现代化收集、整理和利用制度

3.1 健全文件收集整理制度

文件的采集是文档管理工作的起始点，也是部门正常运行的基本要求。各单位在正常工作中会产生及运用很大的文稿，其中只有一些是具有审查和证明价值的文稿，就要整理保存。根据不同部门运行中每个方面的具体状况，编制出适合本部门的文档收集规则，构建完整的文档体系。做好文档完备的收集是文档整理、审核、保存、分类、研究等工作的前提。

3.2 构建现代化管理制度

计算机技术是当今的一个主要特征，也是改进文件和档案管理的一个关键点[3]。为了提升管理效率，使文件和档案的管理工作可以较好地适应部门的不断发展，有必要废除以前过时的规章制度，增加科学技术理念和管控技能，改变管理系统和管理措施，让文档管理适应当前多媒体时期的特点，使其灵活高效，文件和档案的编辑和修订会直接影响使用，所以在编辑和修订方面应该有非常具体的条条框框，强化文档审查统计工作[3]。

3.3 提升管理人员素质

现在需要专业的管理人才，特别是是多媒体技术方面的。所以应该改变招聘制度，把重点放在水平与技能上。对于已在工作的员工，则可以根据文档管控的具体需要，创建有专业性的机构进行培训，培养文档工作者的专业能力和信息化技术的运用，还要进一步对计算机技术人才的培训，更好地将计算机的智能化、信息化融入文档管理中，并对文档管理者参加培训学习制定有关的奖惩制度，因此提高他们的技术能力。