浅议机关档案管理工作的变化

卢艳丽

在政府机关改革发展的过程中，档案管理工作也发生了巨大变化，工作重视度不断提升，而且对档案管理方式和方法进行了创新。总结机关档案管理工作变化及相关工作经验，可以促进机关档案管理水平的进一步提升，实现对档案资料的高效利用。

一、机关档案管理理念的变化

档案管理工作是政府机关的一项基本管理工作，但是由于以往缺乏對档案管理工作的重视，导致重要的档案信息资料容易出现丢失、损坏的现象，对其他管理工作的开展产生负面影响。近年来，通过学习习近平总书记对档案工作的重要指示，对改变政府机关传统的档案管理工作有了新的认识。档案资料不仅是对政府机关运行情况、干部人事变化情况等的记录，更是评价政府机关工作成效的重要依据。在习近平总书记对档案工作重要指示指导下，各地政府机关纷纷召开相关主题会议学习活动，强化档案管理理念，推动政府机关档案管理工作的改进与创新。在此影响下，政府机关档案管理工作的软硬件设施配套水平不断提升，引进了专业的档案管理人才，并充分利用信息化工具开展日常管理工作。这些方面的变化都能够体现出档案管理工作重视度的提升。

二、机关档案管理制度的变化

政府机关档案管理工作主要以《中华人民共和国档案法》为依据，结合各单位的实际情况，制定内部档案管理制度，规范化开展档案管理工作。档案管理工作改革的重点是加强档案资料的保护与利用，在制度中明确归档范围和保管期限，依据档案管理制度开展档案利用、统计、鉴定、销毁等工作。为了推进政府机关档案规范化管理，各地政府机关已经建立了较为详尽的档案管理办法，包括《机关档案管理规定》《归档文件装订规范》《数字档案室建设评价办法》等。同时建立了机关档案分级管理体制，对档案管理组织及人员配备作出了具体要求。在实际工作开展过程中，通过建立配套的监督检查办法，明确档案管理工作流程，保证档案管理工作的系统化开展。这对政府机关档案管理工作的改进具有重要的推动作用。许多政府机关档案具有较高的信息利用价值，只有对其进行统一归档管理，才能保证档案利用效率。特别是对于一些涉密档案，必须通过规范档案管理过程，才能保证档案利用的安全性。在现阶段的管理工作中，需要根据实际工作情况，对档案管理内容作出进一步细化。同时建立配套的绩效考核制度及奖惩制度，激发人员工作的主动性，消除档案管理工作的随意性。

三、机关档案管理方式的变化

在政府机关档案管理方式的变化方面，最突出的改变是档案资料分类管理的实施。在以往的管理工作中，许多档案管理人员不明确档案分类归档标准，没有掌握分类管理方法，导致档案的归档和保管不够规范，也会对其信息利用效率产生影响。在此方面，《机关档案工作业务建设规范》和《归档文件整理规则》等标准规范对档案分类管理作出了具体要求。可以按照文件属性，将政府机关档案分为三大类。第一类是党群类档案，包括党群工作资料、宣传教育资料、表彰和处罚记录和群团活动记录等。第二类是综合类档案，包括行政会议记录、规划方案、计划总结和政策法规档案等。第三类是职能类档案，包括国土资源档案、农林水利档案、工业交通档案和城乡建设档案等。这些不同类别的政府机关档案分别产生于不同的政府机关部门，需要对其进行统一归档管理，按照上述类别的划分方式，合理进行档案归档、保存和利用。通过采取上述管理措施，能够有效提升档案管理效率，明确划分档案管理责任，避免在档案的收集和归档过程中，出现档案资料丢失等问题。此外，在档案资料利用过程中，也可以进行分类查找，提高检索效率，充分发挥各类档案对于政府机关运行的指导作用。

四、政府机关档案管理技术的变化

政府机关档案管理技术的改变主要体现在数字化档案管理工作方面。目前我国政府机关档案数字化建设已经取得了重要成果，在《国家电子文件管理“十三五”规划》的总体指导下，各地政府机关纷纷推进数字化档案建设工作。档案管理数字化建设要结合地方实际情况，建立数字档案建设标准，目前已经基本完成了数字档案转换工作，能够依靠先进的信息技术手段，开展档案日常管理，这是提高政府机关档案管理工作效率的基本路径。在现阶段的改革发展过程中，应积极引进云计算、大数据和人工智能等技术成果，为提升档案管理工作水平提供技术支持。同时也需要依靠信息化技术，开展档案管理的监督和指导工作，通过打造微信公众号等平台，宣传档案管理政策，进行实际业务操作指导，提高机关档案管理的工作水平。最后，档案管理工作应依托于互联网技术提高档案信息利用效率，提高档案资料共享程度，及时发现政府机关在实际工作中存在的问题，并采用历史分析法和比较分析法，找到有效的改进对策。

综上所述，政府机关档案管理工作已经在多个方面作出了优化和改进。在现阶段的档案管理工作中，应继续完善档案管理制度，构建科学、标准化的档案管理流程，并依靠工作方法创新和管理技术创新，推动机关档案管理工作迈向一个新的台阶。

（作者单位：平山县人民政府办公室）