农村土地确权档案的管理

张召尊

当前，各地土地确权档案进馆工作正在紧锣密鼓地开展，笔者认为档案部门在土地确权档案工作接收的整个工作中，应强化模板档案的依样示范推广作用，并抓好三个关键点的培训和督导。

一、抓好纸质档案开始整理的关键点

这一环节的重点：一是收集齐全。二是制定一个规范的样本并依样培训。三是可建档装盒排列编目但不装订，为电子扫描做准备。

各县土地确权档案分别由十几个测绘公司承包，为更好地开展工作，应充分利用好微信群这一现代交流应用工具，群成员包括档案部门、土地确权主管部门、相关乡镇及各公司负责人。档案部门与主管部门及乡镇沟通确定合适时机，联合对土地确权合同签订工作完成较早、纸质档案开始进入整理阶段的测绘公司进行抽户检查，确定所抽户的土地确权档案资料是否收集齐全，然后由档案部门选取该户档案进行整理，形成“一户一卷”模板档案，然后再对该村综合资料检查确定齐全情况，不全进行补收，齐全后进行整理建档，形成“村级综合文件”模板档案。

实际操作中，步骤如下：

第一步：检查资料齐全及文件排列情况

（1）一户一卷档案包括6部分：农户土地承包经营权登记簿、承包方调查表、承包地块调查表、农村土地承包经营权公示结果归户表、土地承包经营权合同、农户身份信息证明件，检查中指导各公司须将每户档案按此顺序排列，在扫描前不能装订。

（2）村级综合文件档案：一般装有两盒共17件：

第一盒包括：**村地承包经营权颁证申请书、**村土地承包经营权登记办证工作实施方案、**村发包方调查表、**村指界委托书、**村第一轮公示报告、**村第一轮公示照片、**村土地承包经营权公示表、**村第二轮公示公告、**村第二轮公示照片、**村土地承包经营权颁证申请书、**村土地承包台帐、**村界址成果表;第二盒共4件包括：**村调查草图、**村第一轮公示图、**村第二轮公示图、**村地块分布图;检查中指导各公司须将村级综合文件按此顺序排列，且记在档案扫描前不能装订。

第二步：检查齐全后，即开始组卷、填写目录、封皮、卷盒、案卷目录及归档文件目录的填写。

（1）一户一卷档案

卷内目录采用复印纸打印，共七项：顺序号：按流水号依次填写;文号：不填;责任者：填写户主姓名或制文单位的均可;题名：拟写要准确反映出文件的内容;日期：采用8位阿拉伯数字（如：20180310）;页号：排一个大流水号，每份文件填写第一页的页号，最后一个文件填写页号的起、止号;备注：一般不填，但必须保留，可在特殊情况填写说明。

卷内备考表采用牛皮纸打印共四项：本卷情况说明：一般不填，特殊情况下填写档案相关情况。立卷人：建档人必须手写或盖名章，检查人：一般为县直主管部门负责人员或乡镇土地确权工作相关负责人员手写或盖名章，立卷时间：采用8位阿拉伯数字可打印。

案卷封皮用A4牛皮纸打印，封皮制式表格，应由县档案部门制定统一标准并下发到各承包公司，封皮分主表格和归档表格两部分：

主表格统一制式，共五排，第一排**县土地承包确权办公室（小初字号）。第二排为农村土地承包经营权登记颁证档案（小一字号）。第三排为**乡**村**（户名）土地承包经营权确权登记颁证档案（小二号字号）。此三排设计统一标准，仅由建档方填写乡名、村名、户名即可。四、五排为卷内文件日期、保管期限、件、页、归档号等项目，此处按实际填写，归档号可不填，字号选择用4号字。

归档表格设定在主表格下方：为全宗号、分类号、案卷号，均按要求填写好，此时多注意分类号的准确填写，为TQ0202**##（**为乡代号，由土地确权主管部门划定，##由各测绘公司确定，也可由土地确权主管部门制定，但须在档案交接进馆时提供村级代码说明表）。

档案盒，采用四公分无酸纸制作。卷盒正面印制制式表格。主要两栏构成：第一栏**县土地承包确权办公室，第二栏  农村土地承包经营权登记颁证档案。

卷盒脊背共6项内容：第1项为乡镇（村）此处手工填写，应用1.0碳素笔工整填写。第2项为全宗号，此号码由县档案馆指定，可随卷盒印制，第3项为分类号，其中上部TQ0202可印制，下部为乡镇代号和村级代号，可加盖红色印码;第4项年度可统一印制，第5项起、止卷号可加盖红色印码，第6项保管期限加盖红色印码“Y”表示永久。

案卷目录的编写。注意一户一卷档案的案卷目录封皮的规范填写，与综合文件归档案文件目录区分。每村案卷目录装订一本，根据案卷目录厚薄情况可数村案卷目录装入一个文件目录夹。

建议：卷号章、保管期限章及乡镇代号、村代号章要粗细适当，且一致保持盖章后直观美观，每盒装入一户一卷档案10卷为最佳方案，有利于案卷目录的编写和卷盒脊背案卷号码的加盖及今后档案的查阅利用。

（2）村级综合文件档案

村级综合文件一般为17件，这17件文件收集齐全并按顺序排列，根据实际情况装入两盒，第一盒装订前13件为文件，后4件为图纸类另装一盒。

综合文件档案须在每份文件上加盖归档章号，注意因为土地确权档案的分類号数码较多，所以要对归档章的尺寸进行适当调整大小，图纸按照科技档案的整理标准进行指导折叠。

因为村级归档文件目录页数较少，一般3页，所以同一村的一户一卷案卷目录和归档文件目录可放在一起装订，归档文件目录排在后面。

模板档案按上述步骤制定后，可以此模板档案组织所有测绘公司进行集体培训，会后由档案馆指定专人暂管模板档案，随时供各测绘公司来人观看参考，并将模板档案制成电子版发送到微信群，各测绘公司可依模板档案整理建档装盒，但切记不要装订。

二、抓好电子扫描关键点

我省各级档案馆应用的电子档案管理软件有强大的电子目录著录、检索及扫描图像管理、查询等功能，但因为网络版的软件价格较高，各公司购买有困难，且电子目录著录需要大量的人工和时间，如果由各公司著录，不仅土地确权档案进馆时间延长，且出错率较高。所以考虑土地确权档案尽早进馆更有利于安全保管的实际情况，土地确权档案的目录微机著录可在纸质档案和电子扫描图像档案进馆妥善安置后进行，但电子图像扫描一般要求各测绘公司完成，所以如何完成较高质量的电子扫描图像也是档案馆扫描前重点培训的内容。

我们此时仍应强化模板电子图像档案的的制作及推广，我们选择1-2个整理纸质档案基本竣工开始进入扫描阶段的公司完成试验扫描，制定电子扫描模板档案。

进馆档案电子扫描图像技术指标如下：在纸质档案数字化加工项目中采用200—300dpi的分辨率彩色扫描，照片采用600dpi的分辨率彩色扫描。扫描形成的文件以单页JPG或TIFF存储，电子扫描档案必须保持历史的原貌，大小一样，并确保图像文件的清晰度，无底灰和黑边，字迹不变形，无缺损现象。

应建议各测绘公司使用高速扫描仪和避免使用高拍仪采集电子图像，高速扫描仪初次设置成功后，即可批量扫描，并且图像采集后用人工后续处理的工作量较低，但因为高速扫描仪投资较高，也有不少公司使用价格便宜的高拍仪进行拍摄读取，尽管高拍仪也能完成较高质量的图像扫描，但需要人工干预的步骤较多，此时各公司应尽量固定使用人员，并在拍摄前从角度、光线、存入位置、分辨率、投入手法做好批量拍摄前的试验，俟操作熟练且电子扫描件达标后方可批量拍摄。同时使用高拍仪进行拍摄读取电子图像的，各测绘公司要在对扫描原数据进行备份的基础上利用PHOTOSHOP软件或其它图像处理软件及时对电子扫描文件进行批处理，批处理完成后，各公司对电子图像要逐户进行计算机一户一卷电子文件夹内的“超大图标”目检，发现问题后应及时从备份数据中进行单个文件图像处理。

扫描一定按卷内文件的顺序进行扫描，扫描后的一户一卷类电子档案时要按三级文件夹方式提供，第一级为乡级名称的电子文件夹，第二级为村级名称的电子文件夹，第三级为含有一户一卷电子扫描图像档案的文件夹，第三级文件夹名要与纸质档案的案卷号相同;同时第三级文件夹内的文件即扫描件（卷内文件）的文件名以批处理的形式依序简化，有条件的应与馆内档案管理软件的提供者进行沟通，确定未来图像与档案馆管理软件对接的名称要求。各公司进馆后档案部门要对此进行抽查，以防乱号，影响以后的电子图像与档案管理软件的对接及档案利用。

村级综合文件档案里的图纸档案不需扫描，但须提供该图纸的JPG或TIFF格式电子文件，此类电子文件一般由各测绘公司在相应软件（如CAD）转换即可。

电子模板档案制定后，可以此模板档案组织测绘公司进行细致的集体培训，会后由档案馆指定专人暂管模板档案，随时供各测绘公司来人观看参考，并将模板档案制成电子版发送到微信群，各测绘公司可依模板档案开始扫描。

各公司扫描形成电子文件要与档案装订装盒同步进行，以免档案取存出现散乱情况。

三、抓好土地确权档案的接收关键点

档案部门通过工作微信群了解各公司建档及扫描工作进程，俟多家公司完成即可着手进行接收，在接收环节工作流程如下：

第一步自我检查。布置各公司进行纸质档案在案卷目录、案卷整理装订、卷盒规范填写、电子档案扫描方面的自我检查;

第二步指导性检查。各公司自我检查合格后向县档案馆提供部分电子扫描件和案卷目录由档案馆人员进行指导性检查，俟检查合格后进行相关档案的正式移交。

第三步正式移交。應注意交接方主体的构成，即承包公司与所在乡镇或土地确权主管部门联合递交移交清单，目的一是强化乡镇或相关部门对土地确权档案工作的主体责任感，二是减少土地确权档案移交的随意性，三是有利于所在乡镇和主管部门了解土地确权完成情况，以确定下一步工作措施。移交时档案馆确定人员进行移交档案的数量核对及电子档案和纸质档案建档质量的抽检，无问题后接收档案进馆并办理档案交接凭据，交接凭据须由档案馆、相关乡镇、承包测绘公司三方签字并分别保留一份。

农村土地确权档案事关民生权益和大数据的应用，档案馆应想方设法提高内部人员的电子档案业务应用水平和微机计算机相关知识的应用技能，重视模板档案的建立并依样培训推广，灵活利用好微信群等现代交流方式，提前谋划，主动出击，措施前置，培训细致，并加强与相关主管部门和乡镇的沟通协调，才能确保今后高质量的类似规模化的档案接收进馆。

（作者单位：河北省沧县档案馆）