邯郸市数字档案馆建设的创新实践

李海平

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”进入新世代，我国统筹推进“五位一体”总体布局，协调推进“四个全面”战略布局，档案工作深深融入经济社会发展各领域，丰富多彩活力四射的经济社会实践，为档案工作提供了无比广阔的发展空间，同时，随着网络和信息技术快速发展，档案工作正面临一场深刻变革，信息化有力地推动着档案馆转型升级，档案事业发展既面临难得的机遇，又面临着巨大的挑战。

邯郸市档案馆现使用的馆库建于2000年12月，是全省最早按照国家标准设计建造的市级档案馆，新馆的建成，结束了邯郸没有档案馆的历史。在新的历史起点上，我们再接再厉，埋头苦干，2008年6月，我馆被国家档案局评为国家一级标准档案馆，谱写了档案事业辉煌篇章。尽管邯郸市档案馆有着辉煌的过去，但随着社会快速发展，在档案现代化和信息化上的差距越来越大，一些硬件设施已经落伍，县级档案馆更是难以适应形势要求，通过建设新馆彻底解决这些问题又不太现实，那么怎么办？我们反复考虑，深入研究，如何根据实际，因地制宜，在现有条件下，通过改造提升，推进档案馆提质增效，转型升级，建设符合新时代要求的档案馆，开创档案事业新局面。历史和现实告诉我们，昨天的辉煌并不意味着永远辉煌。新形势下，只有转变观念、变革管理、转型升级、创新服务，档案工作才能充满新的生机和旺盛的活力，于是，从2015年开始，邯郸正式启动了全市数字档案馆建设工作，满怀信心踏上了新征程。目前，邯郸市数字档案馆软、硬件建设已经完成，正在进行档案数字化加工以及技术服务方面的工作，到2020年6月项目整体完工时，将实现全部目录检索和部分档案全文检索目标。现在，正在积极争取资金，计划2022年将馆藏档案全部数字化，力争早日全面建成邯郸市数字档案馆。

一、精心谋划，周密安排，全面做好数字档案馆建设前期准备工作

数字档案馆建设是一项涉及面广、环节繁多、内容复杂的系统工程，前期主要做了以下工作：

（一）积极争取，数字档案馆建设得到市委、市政府高度重视

2015年，省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》，为贯彻落实文件精神，实现文件提出的“2020年建成数字档案馆”目标任务，我局抓住这一重要机遇，向市委、市政府报送了贯彻落实意见的报告，得到了市委书记高宏志等领导的肯定和批示，高宏志书记批示道：档案工作是利在当前、功在长远的重要工作，应给予高度重视。分管档案工作的市委常委、副市长王俊舫对数字档案馆建设十分重视，多次到市档案局调研指导，提出具体意见和要求。市委常委、秘书长徐付军多次听取档案工作汇报，亲临市档案馆指导工作，帮助解决数字档案馆建设后续经费问题，为数字档案馆建设提供了有力支持和帮助。

（二）统筹数字档案馆建设组织领导

一是加强组织领导。我局（馆）把数字档案馆建设作为檔案工作重中之重，认真研究，精心谋划，科学制定了目标任务和方法步骤，同时，成立了邯郸市数字档案馆建设领导小组，统筹推进全市数字档案馆建设，具体负责市本级数字档案馆建设工作。二是积极安排部署。除了每年在全市档案局长会议上对数字档案馆建设工作安排部署外，我们还印发了《关于推进全市数字档案馆建设的通知》，对全市数字档案馆建设专门提出要求，明确数字档案馆建设具体任务和采取的措施，指导全市做好数字档案馆建设工作。三是组织观摩学习。先是组织局有关处室负责人到山东潍坊参观学习数字档案馆建设经验。2017年5月，我们又组织县（市、区）档案局长在山东寿光召开邯郸市数字档案馆建设现场观摩会，让大家实际了解和直观感受什么是数字档案馆。通过几年不断努力，邯郸市和武安、魏县、大名、临漳、曲周、鸡泽、涉县等数字档案馆建设取得了比较显著的成效。

（三）积极组织考察学习

我们坚持把工作重点放在市数字档案馆建设上，从里外两个方面着手进行：一方面是组织学习有关文件。围绕什么是数字档案馆、怎样建设数字档案馆、建设什么样的数字档案馆等问题，我们先后组织学习了中央、国务院两办和省委、省政府两办印发的有关文件，学习了国家档案局印发的《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》等。另一方面是积极组织外出考察学习。先后到省内外10多家档案馆参观学习，通过学习，拓展了思路，积累了经验。

（四）科学编制方案

为起草既符合国家规范，又切合邯郸实际，既科学合理，又方便实用的方案，我们在全面熟悉家底和方案设计上做了大量工作。在业务方面，主要是对馆藏全部档案按页进行统计测算，对各种目录按条数全部核实统计，对破损档案进行抽检和分析测算。在用房方面，对数字档案馆涉及到的服务和技术用房，按照有关标准和要求进行合理设计配置，对每个房间面积重新测量登记。根据实际情况，我们把数字档案馆用房主要安排在了一楼，包括查阅中心、机房、监控室、音视频采集室、接待室、报告厅以及值班室，将档案数字化加工安排在五楼，其中有：数字化办公室、扫描室、整理室、接收室、消毒室等，这样便形成了两个区域，一楼主要是方便群众查阅档案，具有一定的开放性，设在五楼数字化加工区域相对封闭，符合安全保密要求，便于档案数字化工作开展。在各用房内部设计上，我们精心考虑，尽可能把原来的建筑设施利用起来，努力达到一种巧妙安排和自然美感，如查阅中心，我们设计了6个功能区域，针对大厅中间有几根柱子和消防设施的情况，我们将其与查阅服务台一起考虑，达到了较为满意的效果。在软件配置上，围绕如何满足数字档案馆要求，我们先后与多家软件公司联系咨询，这些公司在服务国内档案行业方面都具有比较强的实力，他们积极主动提供资料，提出了个性化的设计方案建议。在综合各种情况基础上，我们集众家之所长，集各家之所优，拿出了初步方案。之后，我们召开全局人员会议和中层以上干部会议，逐一征求意见和建议。随后，技术处的同志、数字档案馆建设领导小组成员分别讨论研究，合理吸收，优化方案。我们还多次召开局务扩大会议，对方案逐条讨论，形成共识。

（五）科学合理测算经费

经过测算，邯郸市数字档案馆建设项目预算为903万元，主要由六部分组成，即软件部分96万元，硬件部分75.7万元，机房建设26.7万元，阅览室改造8万元，信息资源建设664.9万元，库房消防31.6万元。费用测算方法：一是依据《数字档案馆建设指南》和《数字档案馆系统测试办法》规定，形成大体框架。二是围绕《邯郸市数字档案馆建设方案》，确定数字档案馆建设各部分内容。三是借鉴吸收外地数字档案馆建设经验，修改完善各部分内容，然后将各部分分解细化。四是参考咨询多家软件公司提出的建议，认真参考各方面提供的价格，在技术产品和价格方面加以比较和选择。五是多次召开中层以上领导干部会议，讨论研究，优化比较，合理测算，在大量工作基础上，我们最终确定了邯郸市数字档案馆建设项目预算。

（六）想方设法争取资金

我们给市政府起草并报送了《建设邯郸市数字档案馆的请示》，引起了市政府的高度重视，分管档案工作的市委常委、副市长王俊舫亲自协调，直接找有关市领导说明情况，提出要求。市档案局局长张峰多次找有关领导和市财政局汇报情况，请求解决经费问题。经过多方努力，数字档案馆建设资金于2017年底得到批准，2018年列入了财政预算。

二、统筹协调，密切配合，全力做好招标投标各环节工作

这个阶段主要完成的工作：

（一）认真编制采购需求

为了高质量完成这一任务，大家付出了大量心血和汗水。一是借鉴参考多个数字档案馆建设经验和多家软件公司提供的资料，认真比较借鉴，合理消化吸收。二是多次召开数字档案馆建设领导小组会议和中层以上领导干部会议，充分听取意见，反复研究讨论。三是经常与市采购中心联系，倾听意见，互通情况，争取支持。四是主动请求省档案学会提供帮助，省档案学会专门组织召开专家论证会，对邯郸市数字档案馆采购需求进行论证。后来，市采购中心提出将整个项目分包的要求，我们经过研究，将数字档案馆建设项目分成A包技术服务及软硬件项目、B包机房及监控项目、C包基建装修项目、D包库房消防项目，最终于2018年9月25日，邯郸市数字档案馆建设项目招标文件在网上正式公布。

（二）积极做好开标评审工作

从2018年11月5日开标到2019年3月27日，邯郸市数字档案馆建设项目经过四次招投标，终于全部完成。招投标工作由市采购中心组织，我们主要是做好配合和协助工作。一是做好勘查接待服务。我们专门安排人员搞好接待服务，除了向他们介绍有关情况外，还提前准备好现场，带领他们实地查看和测量，并专门准备了市档案馆建筑图纸和图纸电子版，尽可能为他们提供方便。二是按要求参加开标评审。按照市采购中心要求，每次开标，市档案局必须安排专家评委和监督人员参加，另外还要派人抽取其他专家评委，经过局里研究，我们确定了相关人员，严格要求他们按时参加开标评审。考虑到第一次开标对全部项目进行评审，对专家评委各方面要求很高，经过慎重考虑，我们请求省档案学会帮助安排一名专家参加开标评审，这样不仅保证了专家水平高，而且更能体现评审公平公正。

（三）妥善处理质疑问题

质疑是投标的公司对招标文件和评标过程提出疑问，并要求给予答复的过程，质疑在招投标中是一种正常的维权行为。在招投标期间，我们先后3次受到质疑，共涉及14个问题，这些问题都是针对招标文件提出的，为此，我们一一研究并请专家予以论证，对不合理的内容认真进行了修改，最后提交市采购中心审核后在网上公告，从而较好地解决了这些质疑问题。

三、稳中求进，强化督导，协调数字档案馆建设项目顺利推进

为确保数字档案馆建设进度和质量，我们加强督导检查，积极协调推进。

（一）寓服务于管理之中

按照政府采购程序，中标方领取中标通知书一个月内，甲乙双方必须签订合同。我们在草拟合同时，特别重视安全方面的考虑，要求必须把安全问题予以明确，规定凡是施工期间发生的各类安全事故，一律由中标方承担。为确保项目施工质量，我们从项目履约开始抓起，明确各包必须授权项目经理具体负责，所有施工人员必须符合招标文件要求，并对其资质严格审核，將施工人员情况存档备查。在严格管理的同时，我们主动服务，积极帮助解决中标方提出的请求，为方便施工人员进出市委大院和就餐，我们联系为施工人员制作和发放了出入证、办理了饭卡。施工过程中，我们经常到现场了解情况，和施工方沟通商量，优化细化方案，对于不符合实际情况的地方适当予以变更，对于施工中出现的问题及时提出意见建议，认真督促他们整改到位。

（二）加强档案数字化加工监管

与中标公司专门签订了保密协议，督促他们严格执行档案安全制度，对加工人员进行教育和管理，规定进入现场一律不准携带手机和烟火，对档案数字化加工区域采取严格的安全措施，在数字化加工区域安装了高清摄像头以及门禁系统。针对档案数字化过程中遇到的业务问题，我们召开了档案数字化问题与对策研讨会，组织专家对这些问题一一进行讨论，逐一研究解决办法，最后形成会议纪要，以指导今后档案数字化扫描。我们采取“边扫边用”的方法，这样既方便了群众查阅档案，又可以对档案软件进行实际检验，对不合理的地方及时调整和改进。

（三）及时协调解决各种问题

由于招投标原因，数字档案馆建设项目分成了4个包，而且，又不是同时中的标，它们虽然相对独立，但仍是一个有机的整体，各包之间相互交叉，联系密切，最终要达到互联互通，衔接匹配。为此，我们综合考虑，指定A包作为整个项目技术总负责，以确保数字档案馆有机运行，A包积极发挥作用，多次协调，为数字档案馆建设作出了贡献。为统筹各项目建设，我们先后多次召开协调推进会，就施工中存在的相互交叉问题进行研究，提出解决办法。特别是针对数字化扫描和网络建设遇到的问题，我们及时组织专家和工信局领导进行研讨，确保了项目建设顺利进行。

（四）严格做好验收和付款工作

为做好这项工作，我们专门成立了数字档案馆建设项目验收领导小组，统筹协调，监督和验收数字档案馆建设各个项目，我们还专门印发了文件，明确组成人员，职责任务和工作流程。为加强和规范履约验收，我们制定了《邯郸市数字档案馆建设项目验收方案》。截止目前，我们已进行了5次验收，每次验收都是经过自检、初检、正式验收过程，每次验收必须召开验收会议，验收领导小组成员参加。对专业性强的项目，我们要求国家认可的第三方检测，邀请专家参加验收。按照大额资金支付必须集体研究决定的要求，每次项目验收结束后，我们及时向馆务会汇报，经集体研究同意后，支付相应资金。

走得再远都不能忘记来时的路。回顾这些年数字档案馆建设走过的不平凡道路，尽管十分艰辛，但我们感到无比欣慰和自豪，有许多地方值得深入思考和认真总结。

第一、加强组织领导是搞好数字档案馆建设的关键所在。 邯郸市数字档案馆建设走到今天，是市委、市政府高瞻远瞩、重视支持的结果，是市领导关心厚爱的結果。同时，档案部门起着至关重要的作用，如何建设数字档案馆，如何解决资金问题，这对单位一把手，对班子领导水平是一个很大考验，张峰馆长为此花费了大量的心血，他勇于担当，真抓实干，为数字档案馆建设作出了重要贡献，同时，班子成员心往一处想，劲往一处使，听从指挥，密切配合，为搞好数字档案馆建设做出了积极贡献。数字档案馆建设领导小组和数字档案馆项目验收领导小组履职尽责，发挥了应有的作用。特别是在制定数字档案馆建设方案和编制采购需求上，我们举全馆之力，多次召开会议，广泛征求意见，集思广议，民主决策，充分彰显了全馆同志的智慧和力量，有力展示了市档案馆班子领导水平和组织能力。

第二、坚持把纪律挺在前面是搞好数字档案馆建设的坚强保障。项目刚一开始，我们就严肃纪律，坚持把廉政建设挺在前面，一是通过不同会议学习党风廉政方面的文件，多次强调，经常提醒，不断强化思想认识。同时，认真履行一岗双责，加强制度建设，制定了政府采购项目履约验收内部控制管理制度。二是每次数字档案馆建设重要会议和活动，都主动邀请纪检组同志参加，及时将有关情况向纪检组报告。三是建立专门档案，将数字档案馆建设形成的文件材料收集归档，我们还编写了数字档案馆建设大事记，以备查阅。

第三、遵循三项原则是搞好数字档案馆建设的基本要求。始终坚持单位利益最大化、公平公正、公开透明三项原则，有力促进了数字档案馆建设。一是坚持单位利益最大化。为把有限资金用足用好，认真分析测算，广泛征求意见，邀请专家论证，不断完善和优化采购需求，将项目建设资金发挥到最大效果。二是坚持公平公正。我们热情欢迎各公司平等参与，对他们提供的资料择优采用，合理采纳。编制的采购需求做到低门槛、高标准，让更多的公司能够参加投标，做到既没有倾向性，更没有歧视性，公平公正，一视同仁。三是坚持公开透明。我们坚持和发扬民主，无论是编制数字档案馆建设方案，还是编制采购需求，都是经过层层讨论研究，充分听取大家意见，不断修改完善。在项目施工过程中，全馆同志可以随时到现场查看了解情况，发现问题及时提出，督促施工单位及时改正。

第四、大力团结协作是搞好数字档案馆建设的强劲动力。数字档案馆建设必须全馆上下齐心协力，积极配合，发扬团队精神才行。为解决资金问题，行政财务部的同志多次到市财政局请示沟通，跑办手续。为制定数字档案馆建设方案，技术部的同志苦练内功，加强学习，无论春夏秋冬，不论酷暑严寒，他们常常加班加点，与时间赛跑，尤其是在编制采购需求时，他们费尽心思，不厌其烦，反复征求意见，无数次地和市采购中心沟通协商。为做好档案数字化准备工作，管理部的同志提前组织实施档案倒库工作，对馆藏全部档案进行了清查，有的同志累得头晕眼花，精疲力尽。面对管理部急缺人手情况，接收征集部顾全大局，立即安排人员参与工作。邯郸市数字档案馆收获的成绩是全馆同志共同用心血和汗水浇灌的，依靠全馆同志的团结协作、锐意进取，相信邯郸档案事业的明天一定会更加辉煌。

（作者单位：邯郸市档案馆）