高校电子档案管理发展创新策略

武建新

摘 要：随着信息化技术的快速发展，各高校在档案管理中广泛应用电子数字技术，电子档案的出现给工作带来了方便，提高了工作效率，但是，由于高校电子档案管理起步晚，硬件、软件设备投入跟不上形势，人才储备不足，使档案管理的数字化出新了一些新情况、新问题。本文主要叙述高校电子档案管理存在的问题，提出解决方法，为高校全面推行电子档案管理建设提供一定的指导帮助和参考。

关键词：高校;电子档案;问题;解决方法

如何改进高校的档案管理，减少人力物力投入，提高工作效率，是各高校管理工作中一个值得思考的问题，在电子档案出现以后，为这一问题的解决提供了有效途径，但电子档案管理是新事物，在推进中必然会遇到新的挑战和困惑，应该以解决问题为导向，构建完善档案管理体系，坚持改进创新，才能促进电子档案管理建设的健康发展。

1 档案管理数字化的意义

1）便于档案的查看调阅。众所周知，纸质档案管理很麻烦，每一次查阅都比较繁琐。但是，电子档案查阅却非常方便，可以不分距离查阅，甚至多人在线阅读。纸质档案的人工处理中的关键字、编号、日期等容易发生差错，纠正起来费力费事。使用电子档案处理这些问题，却比较容易，可以避免奔波疲劳，省力省事。

2）可以减少档案管理占用的空间。纸质档案所占的空间大，而高校由于人员众多，每一名学生都有一份档案，需要占用大量的空间保存。但是，经过数字化数技术处理的档案则不一样，有一定的数据储存空间即可，可以减少档案架占用的空间，节约大量纸张，既安全又环保。

3）便于档案的保存及备份。纸质档案主要依靠手写和打印，以纸张为载体，一旦发生潮湿、蛀虫等现象，档案保存就会受到损坏，有些损害可能是不可逆的，即使重新修复必然会耗费大量的人力物力，档案备份也是如此，工作量大。而电子档案备份，仅仅需要简单的复制就可备份，保存方便，不存在蛀虫、潮湿等现象发生。

2 数字档案管理存在的问题

1）硬件投入相对缺乏。由于数字档案尚未完全普及，配套设备不可能做到完全齐全，真正实现规范化专业化运行。即使是现有的相关设备，往往存在内存不够，在相应的运行、计算等方面存在速度慢，有些信息很容易丢失，加上电子信息技术自身存在着不足，电子信息档案很容易被改动，要完全实现档案数字化还有一段路要走。

2）相关人才比较缺乏。高校档案管理人员存在年龄偏大问题，档案的数字化是一种新事物，这些管理人员过去接触少，一下子要推进档案的数字化，他们在一定的程度上很难适应，在学习创新能力方面不及年轻人，很难满足电子档案快速发展的需要。

3）软件相对落后。数字档案管理除了硬件，也需要一定的软件支撑，对不同文件进行归类和分析，如，按照文件的日期、项目进行归类，为每一类文件查阅设置权限等工作，都需要软件发挥应有的作用。只有软件的性能好，才能方便文件的调阅和收藏，减少人力的使用。

3 数字档案管理的创新策略

1）数字档案管理模式创新。由于信息化、网络化的快速发展，竞争越来越激烈，要想脱颖而出，高校的档案管理的数字化也是一项不可缺少的工作，可以采用纳入式管理和非纳入式管理两种模式。如，高校的人事资料可以归口到档案管理部门管理，而学生的档案可以归口到教务处管理，实现档案管理模式的最佳化。但是，由于数字档案的推行，高校的档案管理必须优化，确保投入小，回报大。而推进档案数字化建设，更有利于这一目标的实现。

2）对高校档案实行数字化管理。实行数字信息化管理是一种必然趋势，对于高校的档案管理工作更是如此，但是，档案管理数字化是一项庞大的工程，投入的人力、物力和财力巨大，应该一切以实际出发，对现有的纸质档案进行数字化处理，对于其中的典藏档案的处理，应该十分慎重，必须经过评估鉴定之后，采取有效手段，进行数字化管理，让它的价值最大化。（1）进行数字化管理的转化。纸质档案数字化必须对其分类处理，对其中的典藏档案必须进行特殊管理，如，录制电子目录和检索，有利于大家利用检索工具进行查询和搜索，快速调取资料。有条件的高校，可以有步骤的走向全文电子化，实现档案的全面数字化控制。条件较差一点的高校，可以逐步实施，按照档案的重要等级进行数字化处理，最终实现档案的全面数字化控制。（2）优化数字化管理的流程。实现档案的数字化其过程比较复杂，要做的工作很多，每项工作都很精细，决不能敷衍了事，必须完善相关的工作流程，应该事先对档案信息资源进行综合分析评估，完善优化出最佳流程，制定切实可行方便操作方案，才能做到既节约成本，又提高工作效率。（3）提高数字化管理的安全性。高校在推进数字档案管理中，安全性问题不可回避，必须引起高度重视，对电子文件必须实行加密处理，设置管理权限，需要制定完善严格的安全管理制度，实现对每一份档案的全位方全过程的安全管控，确保万无一失。

4 高校推行数字档案管理的建议

1）不断转变观念。推进高校数字档案管理不能完全依赖档案管理人员，应该是决策者高度重视，带头转变观念，动员全校各方面的力量全面参与。只有大家都对推进高校数字档案管理有一种全新的认识，充分发挥团结协作精神，人人献计献策出力，大力支持数字档案管理建设，才能开创工作的新局面。

2）加强标准化建设。档案数字化建设是一项技术性强的工作，必须加强标准化管控，所有的电子文件资料的录入管理必须符合标准化、规范化的要求，必须坚持建立完善相应的管理制度，保证每项工作、每一个环节管理的规范性。如，档案在录入中，必须统一格式、统一代码等等，只有从开始就严格起来，依规合规办事，才能为后面的工作奠定基础。

3）加强人才培养。推进一项技术性强的工作，需要人才支撑，对于档案的数字化建设更是如此。目前，尽管有些高校开设了档案管理专业，一般来说规模较小，通过加强大学生的培养，不仅可以在一定程度上满足社会需要，也可以有助于本校的数字档案管理工作，这种对人才的系统化培养，为档案的数字发管理提供了更多的可能性，实现管理创新。但仅仅有这些还远远不够，高校还要结合实际，加强形式多形的培训，校际间联合办学，推动高校档案管理数字化建设的快速发展。

4）配备齐全的软硬件设备。要全面实现档案的数字化管理，必须要有好的软硬件系统的支撑。一般来说，只要软件过硬，就可以实现多个部门的对接，建立完善文档管理网络体系，便于文档的查找。同时，数字软件管理所需的硬件也必不可少，良好的硬件设备能够让系统更加通畅，运行更快捷，从而提高校档案管理的效率。既使在现有的软硬件比较齐全的情况下，未来档案管理依然靠多个单位、多个院校实现档案对接，依然需要软件的开发，保证数字档案管理系统的一致性，实现多个单位、多个院校的档案交流，在线查阅。數字档案占用的储存空间大，普通计算机一般都是无法满足储存量的需求，而云端储存又不便于调取，因此，高校的数字档案管理应该有一台巨大的储存设备，只有具备齐全的硬件设备，促进数字档案管理水平提高。

5）营造数字档案管理的氛围。对于数字档案建设来说，兴起的时间不长，熟知的人并不多，了解高校的数字档案管理现状的人更少，高校应该加强宣传推广的力度，否则，在数字档案管理建设中就是费再大的劲，也很难得到各方面的认可。可以通过举办讲座、经验交流、参观学习、问卷调查等形式进行宣传推广，广泛征求各方面的意见和支持，努力营造全社会支持的良好氛围，促进数字档案管理走向全新发展的境地。

5 结束语

档案管理的数字化是大势所趋，各高校应该努力适应这一形势变化，有计划有步骤地实施这项工程，虽然目前软硬件还达不到，但是随着档案管理的投入的进一步加大，以及档案数字化管理的人才培养正在不断成长，高校档案管理的数字化一定能够取得更好更快的发展，成为高校各项管理工作中的一抹新的色彩。

参考文献

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