事业单位人事档案管理中存在突出问题及解决对策

沈太君

摘 要：人事档案管理工作是事业单位管理工作中重要组成部分之一，近几年，我国事业单位在人事档案管理上不断进步，取得一定成效，但并不意味着事业单位人事档案管理完美无瑕，当前，事业单位人事档案管理中依然存在些突出问题，需要及时解决，而这些问题的存在严重阻碍着我国人事档案管理的发展。所以，要从多方面角度分析问题，探寻问题源头所在，不断开发新技术，提高对人事档案管理的重视。本文重点研究事业单位人事档案管理中的突出问题，并提出解决对此，以供参考。

关键词：事业单位;人事档案管理;问题及解决对策

人的身份、学历以及资历等等内容组合形成人事档案，而人事档案则是为他们了解自己提供的重要参考依据，工资待遇、劳动保障以及组织关系与人事档案关系紧密，并具有法律效用。人事档案会跟随人的一生，不断记录自己的人生轨迹，所以人事档案信息量庞大，且覆盖面广，为单位、企业人才选拔、干部晋升提供重要依据。可见，完整、正确的人事档案对人的发展产生的作用与影响。

1 事业单位人事档案管理的作用

如上述可以得出，人事档案是对人产生的各项材料的收集与汇总。事业单位也是如此，人事档案工作就是对工作人员工作中产生的个人材料进行收集与汇总，同时鉴别、分类材料的准确性与类型，完成档案保存与管理，使其为单位人事管理工作有效开展提供数据支持[1]。具体内容体现在以下两方面：第一，人事档案管理为事业单位提供人事管理数据与信息支持，单位内部出现各种人事变动时，可利用对人事档案的查核与汇总数据，让领导人对单位内部实际人员情况有具体的了解，为领导做出相关决策提供参考依据。第二，人事档案信息记录的真实性与实时性是绝对的，员工工作各项信息都存在于档案内，无论是违纪处理、还是职位晋升等方面，都包含于人事档案管理内。尤其是对干部考核任免时，人事档案信息就是最重要的参考依据。同时人事档案也是单位人员信息体现的权威，由此可得出，内部员工优化以及体系的构建都需要人事档案积极作用的发挥提供支撑。

2 事业单位人事档案管理中的问题

2.1 硬件配置上的问题

大部分事业单位在人事档案管理上依然采用传统管理方式，缺乏现代信息化管理，这种情况下，档案材料堆积、信息错误等问题层出不穷。加之传统纸质管理下，人事档案管理人员排查工作开展难度大，并且缺乏安全性，易造成人员信息泄露的现象[2]。要知道，人事档案管理部门管理者成百上千的人事资料，但由于一些条件与制度的约束，人事档案管理部门并没有专门的办公场地与资料存储区，甚是有些事业单位将人事档案资料存放在文件盒内，根本无法保证其安全性。虽然已经有部分事业单位开始在人事档案管理中使用信息化技术，但并未将其功能充分发挥，距离无纸化办公具有一定差距。

2.2 档案管理人员配置不合理，素质有待提高

人事档案管理人员身兼多职，员工工作难度增加，没有专门负责人，以至于一些细致化工作无法有效开展，对于产生的档案材料不能及时归档、更新，最终导致人事档案准确性与及时性的丧失。

3 事业单位人事档案管理问题解决对策

3.1 加强硬件设施的投入与使用

硬件设施的投入首先需要事业单位为人事档案管理部门单独预留充足的经费，确保经费使用渠道合理，经费充足硬件设施的投入目标才能实现，从而完成硬件设施的使用，改善档案存放条件，保证档案存放有专门的储存库，同时要加强安全警报以及消防等保护设施，保障档案保存安全[3]。另外，事业单位要将信息化技术在人事档案管理中全面渗透，利用计算机与网络技术实现人事档案管理的创新，利用网络以及防火墙装置完成不保密、保密档案信息的共享与保护，为社会发展需求提供优质人才档案信息，实现档案信息有效共享，方便人事档案管理工作，提高工作效率，同时保证工作质量，档案管理逐渐朝向无纸化方向发展。

3.2 加强人事档案管理团队建设，提高人员综合素质

人事档案管理工作业务性与政策性较强，属于服务性工作，但又是保密性工作，所以，事业单位要加强人事档案管理团队建设，团队建设人员要是那些作风正派、责任心强、政治可靠从事档案管理工作的党员，且有一定的人事档案管理经验，对他们进行教育培养，关心、关怀员工生活与工作，以此激发员工创造力与积极性[4]。同时还有为他们提供抓们的知识与业务培训活动，让员工技术掌握社会上产生的新的档案管理知识与管理技术，加深员工对人事档案管理重要性的理解，不斷提高员工管理能力与水平。档案管理人员也要不断学习、提高自身综合素质，本分做好工作内容，履行工作职责，才能为我国档案事业的发展贡献力量。

3.3 创新人事档案管理方法

传统人事档案管理模式下人，人事档案通常由各部门其他职位员工分别管理，封闭性过大，内向发展，虽然很保密，为本机使用提供便利，但随着市场经济的发展，传统人事档案管理模式无法满足时代发展所需，所以要创新、建立一种新型管理模式，开放化的模式进行人事档案管理，补充传统人事档案管理中的不足。新型管理模式下，人事档案管理服务面扩大，通过现代信息化、网络化的管理，保障信息共享与保密有效进行，充分发挥二者优势，才能让人事档案管理模式更加完善[5]。

4 结语

总之，社会经济发展，市场环境的转变，要求事业单位人事档案管理部门必须进行改革创新，以适应社会对人才资源管理要求，在此过程中不仅要改善、解决自身管理问题，也要在吸收以往管理经验，提高硬件设施以及软件开发能力，要让人事档案管理走在发展前列，搭建出更公平、科学的资源使用、共享平台，提高服务质量，促进事业单位人事档案管理全面发展。

参考文献

[1]刘明月.事业单位人事档案管理存在的问题及完善对策[J].办公室业务，2016（05）：153.

[2]罗廷荣.关于事业单位人事档案管理中存在的问题分析及对策探讨[J].东方企业文化，2015（23）：124.

[3]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理，2015（08）：139-140.

[4]唐语琪.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].东方企业文化，2015（13）：113.

[5]张华丽.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].科技视界，2015（16）：228.