新时期社会养老保险档案管理的问题与优化对策

吴增媚

（莆田市机关事业单位社会保险中心，福建 莆田 351100）

如今，我国社会保险制度不断完善，人们也对保险事业更为重视，越来越多的人开始加入到参保的队伍中。同时，养老保险的档案数量也大量增加。但因为受制于我国的社会体制，养老保险被多个部门分管，且在养老保险管理中还存在诸多问题，为此，就需要积极地进行创新，如此才能更好地适应我国社会保险事业发展的需要。

一、社会养老保险档案管理工作的主要特点

（一）档案数量较大

如今我国社会保险制度不断完善，参与养老保险的人数也已经从城市到农村实现了大范围的覆盖，并最终会呈现全民参保的局面，而这也就使得养老保险档案的数量十分巨大。

（二）动态特征明显

档案会随着人员工作的变化而发生转移，所以如果人员发生工作变动，则养老保险也会随之发生迁移。此外，因为养老保险需要定期的缴纳保费，所以如果参保人员的工资发生变化，也会使得社会保险缴费情况受到波动，进而影响到档案管理工作，并使档案管理呈现出明显的动态化特征。

二、社会养老保险档案管理现状分析

（一）参保人数快速增长

如前文所述，在我国社会经济快速发展，社会各行各业不断进步的同时，我国养老保险也开始发生变革，这很大程度地扩大了我国养老保险的覆盖范围，不论是城市还是农村，不论是事业单位还是企业员工都可以进行养老保险的缴纳。而新的养老保险制度要求保险项目、保险待遇和投保标准统一，人们在享受社会保险的权利是平等的，因而参保人数迅速增加，这就导致社会养老保险在管理上出现很多难题。

（二）养老保险档案管理的标准不规范

如今，我国的养老保险还处于过渡期，缺乏完善的法律法规来进行档案管理工作的约束，同时因为相关规定的不完善，导致各地区的档案管理工作缺乏统一性及规范性，难以实现统一的管理。在进行具体的管理工作中，档案管理人员不知道需要整理归档的资料是哪些，到底该怎样归档，同时难以对资料的分类情况进行明确，养老归档管理工作缺乏明确的统一标准。

三、新时期背景下，完善社会养老保险业务档案管理工作的路径

（一）健全养老保险档案的管理制度

社会养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放和交接衔接。社保经办机构和企业应建立社会养老保险档案管理制度，就档案管理人员的工作内容以及工作职责进行明确，针对档案的维护与交接等环节，也要进行规范化的管理。针对一些纸质材料的档案，则应该将其储存在指定的场所，并按照顺序整理的进行归类，对于一些非常重要的材料，则应该进行备份。而对于电子档案，则应该注意其安全性，加强信息的安全防御，在备份的同时也应该做到数据信息格式的清晰有条理，以便后期的维护升级。

（二）科学分类、有序整理

就养老保险的档案管理工作而言，科学分类不仅是其必不可少的工作环节，同时该过程也会对整个管理工作产生重要影响，分类是一些整理与归档的基础，如果不能实现档案的分类管理，就会加大后期档案管理工作的难度。归档文件只有具有鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。鉴于此，相关档案管理人员就应该在日常工作中对档案进行分类标准的制定，进行档案的科学分类，进而为档案管理的有序进行奠定基础。

（三）标准化装订

根据国家现行的档案管理办法的规定，文书类档案可以根据保管期限以及按件来直接装盒进行保管，可以不进行装订。而就养老保险以及会计等业务类的档案而言，则必须将其装订成册。同时，要按照档案行政部门规定要求的、符合档案保管要求的标准来进行装订材质的选择，材质必须要具有安全性及耐久性。而针对档案的装订来说，则全部要从左侧开始装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。

四、大力推进养老保险档案管理工作的信息化建设

在过去，管理人员都是通过手工来对养老档案进行整理、收集与归档，但因为养老档案的数量较大，所以工作需要耗费大量的人力且工作效率较低。而随着时代的发展以及管理手段的完善，人们开始对养老档案提出信息化管理的要求，其要求运用先进的信息技术手段来对档案进行整理与分析，以此来提高档案管理的工作效率、节省人力的成本支出。故而，如何做好养老档案的信息化建设、实现养老档案的信息化、数字化管理则是当今社会发展对养老档案提出的新要求。

首先，档案数字化主要是通过各种现代化的技术手段将将档案部门的各种不同物质载体形式处理转变成数字化信息,并创建一个数据库文件以便于提供服务。而实现档案管理的数字化处理，并不是一定要将传统的档案管理形式进行取消，而是应该实现二者的长期共存，互相弥补。就档案的信息化建设而言，我们首先要保证档案管理的规范化与标准化，而这同时也是衡量档案管理是否现代化的重要标志。而针对社会养老保险业务而言，在实现其档案管理信息化时，可需要依据我国的管理规范，以及其自身的发展需求，有针对性地制定内部管理标准并不断地进行更新与完善。同时，社会养老保险的数据库文件的目录也既要符合国家的相关规范，同时也要利于实际的工作操作要求。此外，养老档案管理人员必须要不断提升的专业素质及综合能力，并运用更为先进的科技成果及技术手段来对档案进行管理，同时还要建立健全档案电子文档，通过对计算机的利用，来对档案目录进行检索，最终实现养老档案的信息化管理，实现档案管理信息化的良好建设。

五、结语

总而言之，在当前的社会背景环境下，因为养老保险的覆盖范围明显扩大，所以人们对养老保险的档案管理问题也愈发重视。与此同时，养老档案保险管理中存在的问题也愈发凸显。为此，我们就应该不断的改进和完善档案管理制度、大力推进养老保险档案管理工作的信息化建设，从而实现养老档案的信息化、规范化管理，确保档案工作能够发挥其最大价值。