专业技术人员业绩考核档案的特点和管理策略分析

2019-12-20李彤

大众投资指南 2019年10期

关键词：业绩考核资料档案管理

李彤

（中山市市场监督管理局大涌分局，广东中山 528400）

引言

专业技术人员业绩考核档案能够体现出个人专业能力、学历知识、业绩成效、创新实践等综合能力。行政机关单位可参考业绩考核档案来选拔、任用、调度技术人才资源，此类档案管理专业性较强，具有动态性特点，与普通人事档案资料有一定区别，需要针对性处理。

一、技术人员业绩考核档案特点

技术业绩考核档案具有很强的真实性，其都是通过总结客观事实对人员进行综合评价，包括科研成果、平时成绩、业务能力、个人经历等等。所以专业人员在处理、分类、归档时需要对其内容真实性进行核实，很多行政机关单位已经将业绩考核归档工作形成常态化，按照统一标准进行核对。业绩考核档案涉猎内容较多，所以较为复杂，这种复杂性体现在多个方面。首先业绩档案的来源不仅限于一个部门，还包含了社会、单位、自身。材料载体形式也多种多样，例如：证书、出版的文章或报刊、会议记录、理论总结、视频资料等。无论是规格、组成、结构都呈现出多元化状态。而且个人成绩是动态发展的，随着工作变动、学历提升，档案中的内容也会随之增加，档案管理者也需要对应增加相关内容。另外，业绩档案可以与人事档案达成互补关系，例如：人事档案中资料多是以表格、文件的方式保存，关于业绩的资料较少，而业绩档案能够有效弥补传统档案的缺失，增加档案内容的深度，广度，呈现出互补互助的特点[1]。市场监督管理局作为国家行政机关，承担着协调市场交易竞争、约束经济主体行为等重要作用。加强自身对业绩档案管理效率，能够集中处理市场信息，发挥监管职能。

二、业绩考核档案的管理策略

（一）转变档案管理意识

加强档案管理能够有效规范市场中企业单位对人才的调度，监督技术人才的正确应用。但是仍有一部分人员不具备档案管理意识，管理观念淡薄。认为档案管理就是简单的文件装订、归档入库，所以在资源建设、技术应用上都存在缺失。未从根本上加强档案管理效果，首先，应该明确业绩档案的特殊性，做好行政单位内的宣传工作，确保全体员工都能配合档案管理工作。从思想观念入手，转变传统档案管理模式，积极引进高新技术，建立专门档案管理部门，避免兼职行为发生。其次，定期开展宣讲活动，例如：邀请专业人员进行档案工作讲座，推广工作经验。潜移默化中在单位内形成良好档案管理风气。让相关工作人员逐渐养成常态化的档案收集整理行为。

（二）完善档案管理制度

当前不同职能的行政单位对于业绩考核档案管理仍没有形成统一制度，无论是收集渠道、管理模式、归档方法都存在一定差异。这种“各自为政”的混乱管理状态，导致档案有效性不能被发挥出来，甚至会影响到绩效成绩的作用。因此为提高档案管理效果，市场监督管理局领导人员需要制定相关管理制度，结合《档案法》《档案管理制度》等文件来制定细节条例。让业绩档案管理工作变得有迹可循、有法可依，确保工作人员的统一性、科学性、标准化。在完善制度时还要明确岗位工作的责任分配，确保责任到人。另外，还应该在制度条款中对技术指标、经费支出、人员素质要求、档案收集方式进行明确规定，深化制度条款的权威性、严肃性，贯彻落实制度作用，确保档案管理工作能够顺利进行[2]。

（三）提高从业人员素质

人才是行业发展的核心力量，但是当前很多行政机关内的档案管理人员在岗时间较长，受到传统档案管理观念的影响，其创新意识、学习能力、综合素质都有待提升。甚至还有一部分档案管理人员是由其他部门临时兼职担任，不具备专业的档案管理知识。这也是造成管理形式混乱，档案划分不明的重要原因。为保证工作顺利开展，就需要积极进行人员知识培训，开展理论课程讲座，定期考核员工知识储备，使其认识到自身工作对企业发展的重要性，明确岗位责任。引用激励机制，将个人业绩与绩效工资联系起来，提高档案工作积极性。目前监督局的档案管理工作已经开始投入使用档案信息系统，相关工作人员也需要熟练掌握档案文档平台操作知识，将传统档案管理工作与现代化技术有效结合起来，树立终身学习意识，为企业信息化管理的落实提供必要的技术保障。

（四）引用信息管理技术

长期以来，业绩档案管理都是人工处理，通过纸质资料传递，资料查询速度较慢，档案利用率不高，且保存难度大，管理过程中资料很容易随着时间增加而出现丢失、破损等问题。在档案管理中融合信息技术能够有效提高管理效率。而采取信息化档案管理系统，只需要通过后台权限批复，在检索功能上输出目标信息，就能获取对应档案，实现档案资料的共享性，打破以往的空间、时间约束，极大程度上加强了档案应用的价值，发挥相关资料的最大用处。另外，信息系统中，档案资料均以电子文档形式、备份，更加安全可靠，减少了档案维护的成本，提高市场监督管理局运作效率，同时也为市场协调、环境控制提供良好帮助。

（五）建设档案大数据库

上文中提到，专业技术人员业绩考核档案资料来源丰富，档案内容复杂多样，为保证真实性，工作人员需要消耗大量时间与精力来核实其档案内容。分散的收集渠道也给人员开展工作带来一定的挑战。因为资料有限，所以在收集归纳上也会出现一定重合。而部分专业材料不能分开装订，这也不利于档案完整性与统一性处理。对此就需要在引进信息系统的基础上，建立档案大数据库，将不同资料收集渠道统一整合到其中，方便工作人员调取和使用。对于不同档案收集，也可以多样备份，确保档案工作的连续性与准确性。不仅仅减少了人员工作压力，同时还可以提高业务处理效率。