提高基层档案管理工作效率的路径

林晓芳

（莆田市涵江区村镇规划建设管理站，福建 莆田 351100）

在新时期背景下，各部门单位应当秉承与时俱进的基本原则，加大对档案管理的重视力度，客观分析档案管理工作存在的不足，然后采取有针对性、有策略性的改进措施，提升基层档案管理工作效率，从而充分发挥出管理职能优势，为广大群众提供优质服务。

一、基层档案管理工作意义

基层档案是指部门单位组织开展生产经营、科学研究、市场调研等各项活动所形成的各类多元化的文字、图表及影像资料。从宏观角度来说，基层档案管理工作是市场经济与社会文明进步的必要保障。结合基层档案管理工作现状可知，其中仍存在诸多亟待解决的突出性问题，如专项资金储备不足、库房管理不到位、基础设备管理不善、档案管理人员综合素质匮乏等。

此外，在新时期背景下，基层档案信息化管理水平低也成为社会各界关注的焦点，这使得管理效率低下，浪费大量的人力、物力与资金。而这些问题的存在不仅降低了档案管理的标准化水平，也在很大程度上制约了公共服务事业的良好发展。由此可见，强化基层档案管理信息化建设，是提升基层档案管理水平的先决条件，具有实际意义。

二、基层档案管理工作现状

国内各部门单位档案管理工作存在的问题集中体现在档案管理意识淡薄、管理人员专业素养匮乏、基础档案管理设施不健全等方面，具体内容如下所述：

（一）缺乏档案管理意识

现阶段，绝大多数部门单位对档案管理工作缺乏应有的重视，肤浅的认为档案管理仅仅只是抄写记录和调整数据，归档整合资料，不需要参考标准规范，也没有任何技术性要求。再加上档案管理工作相对稳定，缺少完善的评价体系，也不牵涉经济效益。由此，使得基层管理人员无法正视档案管理工作，服务态度强硬，敷衍了事，推卸责任，无法充分发挥出职能优势，为基层群众解决问题。另外，尽管部分单位设立了档案部门，但人力资源与基础配套设施不完善，这使得档案部门形同虚设，无法发挥实际服务效应。

（二）基层档案管理工作人员的专业素质有待提升

在现阶段的基层档案管理工作中，首要问题是管理人员的综合素质匮乏。基层档案管理人员配置数量不足，无法分散执行基础管理工作。同时，现有管理人员专业技术水平较低，职业素养匮乏，缺少岗位实践经验，无法满足档案管理基本要求。由此可见，完善档案管理人员综合素质是提升基层档案管理工作效率的必要条件，具有实际意义。

（三）基层档案管理的设施较为落后

在现代科技卓越发展的大环境背景下，基层档案资料数量不断增加，传统管理模式已无法满足实际需求，且综合管理效果不够理想。在传统档案管理模式中，只是单纯依靠空间环境优势，无规律的归纳档案资料，未能按照档案的类别与日期等进行分类，这使得档案库杂乱无章，难以在短时间内进行整理。对此，各部门单位需应用现代信息技术，对档案资料进行分类存放与比重统计，一方面，为基层群众提供优质服务，另一方面，帮助部门单位树立良好的公众形象，从而增强核心竞争力，为单位的良好发展奠定坚实基础。

三、提高基层档案管理工作效率的有效对策

针对各部门单位档案管理工作存在的各类问题，应当秉承实事求是的基层理念，强化管理层与职工层的档案管理意识，且加大管理人员岗位培训力度，进而提升信息化建设水平，优化人力资源配置，有效推动单位的良好发展。

（一）提高档案管理意识

针对部门单位管理决策层和基层职工对档案管理工作缺乏重视的问题，领导人员需要转变思想观念，引导基层人员客观认知档案管理工作的必要性与重要性。一方面，要以管理决策层为切入点，强化档案管理责任意识，充分发挥模范带头作用，进而调动档案管理人员的积极性，提高档案管理工作效率；另一方面，激发档案管理人员的主观能动性，引导其积极参与继续教育活动，扩充专业基础理论知识，从而提升专业技能水平，完善职业道德素养。同时，将培训教育情况与绩效考核挂钩，以期引起档案工作人员的高度重视，强化其责任意识，进而树立正确的价值观念，端正工作态度，让工作人员全身心地投身到工作当中，改善服务品质。

（二）强化档案管理培训

当下，基层档案管理人员专业技能水平与职业道德素养直接决定了整体管理工作效果。在数据时代背景下，基层档案数量与日俱增，同时这也对档案管理工作提出了更高的标准要求。为此，基层档案管理人员需不断提升专业技能水平，强化职业道德素养，高效且准确的统计繁杂的数据信息，以此加强数据信息处理的时效性与合理性。而这就需要定期组织档案管理人员开展培训教育活动。具体操作为：

其一，加大岗前培训投入力度，在培训过程中，提升管理人员专业能力，保证其综合素质满足岗位需求。其二，注重在岗期间的培训教育活动，通过岗位强化训练与职业素质教育，提升档案管理效率与精确性，优化服务品质，确保基层档案管理发挥实际效应。

（三）优化信息化建设，完善档案管理工作的基础设施

在日常工作过程中，各部门单位需注重提升档案管理信息化建设水平，优化档案管理模式，且不断调整管理手段，以促进专项工作的正常运转。再者，强调基层档案管理工作的重要性，引导员工树立正确的价值观念，提升档案管理效率。另外，鼓励员工提出档案管理环节存在的问题，并通过协商研讨，制定切实可行的处理方案。由此可见，在基层档案管理工作中，应当秉承与时俱进的基本原则，强化信息化建设，并完善基础配套设施，从而提高档案管理效率，促进档案管理的稳定发展。

综上所述，在部门单位经营发展进程中，档案管理发挥着不可替代的作用。为此，无论是管理决策层，还是基层职工，都要加大对档案管理工作的重视力度，贯彻执行实事求是的基本理念，客观分析各环节存在的问题，进而提出行之有效的处理措施，为档案管理发展贡献力量。