档案管理中的绩效评价分析

文/盛灿辉，中航长沙设计研究院有限公司

1 引言

在整个档案管理工作中，其重要的目标之一就是促进工作绩效的提升。所谓“绩”泛指经营者的经营业绩，所谓“效”则主要指的是整个经营组织所获取的成效及效益，评价的目标是能够实现某种目的，对目标对象与特定的指标体系进行一系列相比较、相对比的过程。所以，对于档案管理相关机构来说，加强档案管理绩效控制是其基本职能，也是其重要的工作任务之一。对档案管理工作的绩效进行一定的评价，通过反馈得到的信息，对档案管理工作中存在的不足进行明确并改进，从而对实际情况进行系统、明确地掌握，实现档案管理工作质量及效率的提升。

2 绩效评价的目的概述

2.1 使档案管理工作人员自身自豪感与成就感得以提升

在进行绩效评价的过程中，是结合一定的目标来开展的，在此过程中，通常会采用合理的方式与明确的标准。因而会在很大程度上引起档案管理有关人员的重视。这就会极大地对相关人员起到一定的指引作用。绩效评价首先来说是绩效控制的一种手段、方式，然而，由于其能够从某种程度上评定职工的工作成效，所以，其具有一定的鼓励作用，能够极大地增强档案管理工作人员的成就感。

2.2 使档案管理工作人员工作的积极性与主动性得以提升

绩效评价的开展能够为档案管理工作提供相应的评价信息，这些信息能够使档案管理人员认识到自身存在的优点及不足，也能够使各个档案管理人员对自身从事的工作有更加深刻的了解，除了能够增加一定的工作压力之外，也会为档案管理工作增加许多的生机与活力，这对于提升档案管理人员工作的主动性，使其更加积极地投身于档案管理工作有着十分重要的现实意义。

2.3 促使档案管理工作人员的量化标准得以有效建立

通过开展绩效评价，除了能够客观地评价档案管理人员，最为关键的是能够将其工作中存在的不足得以展现出来，这对于提升档案管理工作人员工作的效率与质量而言有着十分重要的作用，从而从整体上提升档案管理工作的水平。从某种角度上来说，在进行薪酬管理的时候，绩效评价的结果也是重要的一个参考，其能够在很大程度上起到激励员工的作用。绩效评价制度及其相应措施的健全与否，能够极大地反映出档案管理工作人员的工作认同感与满意感。除此之外，其也是员工升降、调迁以及淘汰的重要依据，这是因为通过绩效评价的结果能够将相关人员对于现在所处岗位的胜任程度以及其是否具有较好的发展前景体现出来。

3 影响档案管理工作绩效的因素分析

3.1 档案管理意识与手段相对落后

现阶段，相当一部分单位管理者对于档案管理工作缺乏高度的重视，对于档案管理工作的重要性有所忽视，并且档案管理意识不高，这就使得档案自身所具有的价值得不到充分的发挥。同时，部分单位管理者未正确认识档案管理工作，在认识上存在偏差，片面地认为档案管理工作仅仅是收集档案、整理档案，并对其进行一定的分类与存档，忽视了档案对于整个机构内部发展的重要意义，在档案管理方面的投入力度明显不足。甚至有些单位没有从整体上规划好档案管理工作，对于现代化的档案管理手段应用力度不足，从而极大地影响了档案管理工作的质量与水平。

3.2 绩效评价被绩效考核替代

在任何单位内部，绩效评价都是作为一个系统性的工作而存在的，其每个环节都是完整的，而绩效考核则是档案管理工作中绩效管理的一个环节。然而，现阶段，很多单位档案管理工作过程中，往往将绩效考核替代了绩效评价，仅仅开展绩效考核工作，对绩效评价的目标却有所忽视，从而极大地影响了档案管理绩效评价工作的开展。

3.3 传统人际关系所产生的制约

从某种意义上来讲，在进行档案管理工作的过程中，会受到一定人际关系的影响。这主要指的是，档案管理方法与策略均是由上级领导指示进行的，甚至是有些单位在进行档案管理的时候是根据领导者、管理者的命令来开展的。在此情况下，很多档案管理人员会采取贿赂等手段，而领导者与管理者由于面子上的问题，在档案管理工作中出现不合格情况的时候也没有及时地做出相应的处罚，这极大地造成了档案管理工作绩效水平的滞后。

4 档案管理中绩效评价体系的构建措施

4.1 对科学合理的绩效评价体系进行制定并完善

一个单位内部，档案管理部门不仅仅是进行档案实体的管理，还需要承担档案行政管理的责任。而现阶段，在很多单位内部开展的档案管理与档案行政管理工作主要是涵盖了组织管理、保管保护、基础业务与档案利用等。在这其中，组织管理主要指的是一些相关制度的制定、档案管理人才队伍的建设、相关管理体制的构建等部分。档案管理部门在开展档案管理的过程中，应该对组织管理的目标进行确定，实现绩效评价模式的常态化与制度化。保管保护管理工作的主要内容则是包括档案用房的管理与装具设备的管理。在进行档案管理工作的时候，应该提前准备好档案用房，确定档案保管保护的设备指标。基础业务管理指的是档案的收集、整理、保管与统计等方面。在开展档案管理工作期间，应该对基础业务管理的目标进行制定，对现代化信息管理手段进行积极地应用，切实提升档案基础业务管理工作的质量。所谓档案利用，就是需要对主动服务的意识进行提升，积极主动地为单位内部各个部门提供有效的档案信息，对档案利用的成效进行优化，从而使档案自身的价值得以充分发挥。除此之外，在进行档案管理工作的过程中，应该对档案服务功能进行进一步的强化，对其服务目标进行梳理，从而使档案管理水平得以有效提升。

4.2 对绩效评价指标进行确定，并对相应的标准进行制定

在对档案管理绩效评价体系进行构建的过程中，应该对绩效评价的指标进行明确，这是最为基本的一点。而绩效评价的目标主要包括五个方面，具体来说，主要指的是组织管理指标、档案保管保护指标、基础业务建设指标、档案利用指标和档案信息化建设指标。在这其中，档案组织管理指标主要涉及到的是档案管理体制、队伍建设、履行职务以及制度的制定等方面。档案保管保护指标主要是说档案用房的指标以及档案设备装具指标等方面。基础业务指标主要指档案收集、整理、保管以及相关统计方面的指标。档案利用指标主要是包含了档案编制及其提供利用的指标等。信息化建设指标主要值得是档案信息化建设情况、设备配置情况等。另外，为了避免绩效评价的主观随意性，在开展绩效评价工作之前，应该对相应的标准进行制定。应该与本单位实际情况相结合，对评价小组进行成立。在开展绩效评价的过程中，成立评价小组是十分重要的，其对于绩效评价客观、合理、有效开展起到一定的保证作用。

4.3 对绩效评价与薪酬体系二者之间的联系进行加强

档案管理工作开展期间，相关绩效评价体系的建立应该将绩效评价与薪酬体系联系在一起，对档案管理绩效评价结果进行充分的利用，使档案绩效评价能够与档案管理工作的其他环节形成有效的衔接。举例来说，在单位内进行档案管理绩效评价的时候，相关人员的职位晋升、薪酬高低、奖金奖励等可以将绩效评价的结果作为重要的参考依据，把绩效评价与相关的激励机制紧密结合在一起，从而使档案管理人员工作的主动性及其积极性得以充分提升，切实提升档案管理工作的质量与水平。

5 结语

总而言之，作为对单位内部员工进行考核的一种制度，绩效评价能够通过相对比较系统的方法、原理来对员工在岗位上的工作行为及其工作成效进行评价与判定。绩效评价对于员工的表现与工作成绩更加的看重，所以其能够在很大程度上使员工工作的积极性得以激发。档案管理工作在进行相应绩效评价的时候，应该对“人的行为”因素进行充分考虑，除了需要对档案管理的目标任务进行评价之外，还需要对绩效考核工作进行注重。只有将档案管理工作人员的行为态度与档案管理工作的总体目标结合起来进行绩效评价，才能够使档案管理工作人员工作的主动性与积极性得以最大限度的激发，促使档案管理工作能够获得最大化的效益。此外，在进行档案管理绩效评价的时候，还应该综合考虑职业道德、合作交流、档案管理的效能与价值等方面，从而使档案管理工作人员的绩效得以真正的体现出来。

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