新时代背景下环保档案管理探究

2019-12-20吴炜玲中山市环境保护局阜沙分局

新商务周刊 2019年2期

文/吴炜玲，中山市环境保护局阜沙分局

21世纪以来，信息化技术在各行各业得到了广泛的运用，信息化发展水平不断深化，随之产生的庞大的数据采集及对数据的高效管理成为了巨大的挑战，在环境保护档案工作中，其载体呈现多样化，内容呈分散化发展，传统的管理模式已经跟不上时代的步伐，运用新技术进行数据采集，并有效管理日益紧迫。

1 环保档案管理现代化的重要性

1.1 有利于档案事业的快速发展

档案事业作为人类社会发展事业的重要组成部分，在一定程度上反映了社会发展的可持续化水平。通过在档案管理中引入先进的技术和方法，利用科学的组织管理理论来引导档案工作，实现管理工作的现代化，能够提高档案管理的整体效率。通过不断实现档案管理的现代化，档案事业的发展就更加有序。以环保档案管理为例，通过不断提升环保档案管理的现代化，能够进一步丰富我国的档案事业，促进档案事业的有序发展。

1.2 有利于档案事业的与时俱进

随着信息技术的深入推进，档案管理开始走向无纸化时代，传统的纸质档案越来越少，而电子档案越来越多。电子档案具有存储能力强、便于保存、查看方面等方面的优点，适应了当前信息化技术发展的大潮流，有利于档案管理与时代发展脉络相一致，促进档案事业的快速发展。环保档案尤其是环境监测的数据尤为重要，不仅是对当前环保工作的反映，同时也是未来环保工作推进的依据，因此通过实现环保档案管理的现代化，能够促进环保档案管理事业的发展。

1.3 有利于推进环保工作的开展

环保档案是档案管理的重要分支，是环境保护部门不同载体的历史记录，不仅是环境保护和监测工作的反映，同时也为环境保护工作的进一步完善和发展提供良好的条件。通过实现环保档案管理的现代化，能够规范环境保护和环境监测的历史数据，为后续的环境保护和监测工作提供一定的前提，确保环保工作的有序开展。

2 环保档案管理现代化的策略

2.1 加强组织领导，完善环保档案管理制度

在环保档案现代化管理工作中，环保部门要提高重视程度，档案文件除了能够将当地生态环境情况体现出来，还可以为环保工作的开展提供可靠的参考依据。环保档案具备较高的保存价值，对此要摒弃以往封闭式管理模式，采取开放式管理方法。在实际档案管理工作中，要通过对环保信息的收集与整理，及时向政府各部门传递，让环境保护决策的制定获得可靠参考资料，促进社会效益的不断提升。对此，档案管理者要贯彻落实《中华人民共和国档案法》，并根据上级有关规定和标准开展环保档案管理工作，结合环保档案管理现代化目标，将实施细则明确下来，让每个人的职责得到明确，让环保档案归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密和库房管理制度更加完善，这是提升环保档案管理现代化水平的关键。

2.2 转变服务理念，注重数字化档案开发与利用

当前环保档案管理过于注重保管和整理，忽视了利用工作，也很少主动提供服务。环保档案作为一项服务性工作，主要为国家经济建设、自然生态环境可持续发展及环保工作等服务，而通过建立数字化环保档案，既有利于提升环保工作质量，还便于收集、整理和查阅环保信息，同时也能满足利用者需求，实现环保信息社会利用率的提升。因此，要注重打造数字化信息管理系统，利用计算机软件与多媒体技术处理各种环保信息，并应用先进的检索系统，提升用户检索的准确性与高效性，从而为环保决策部门提供可靠参考资料，也满足了社会各界人员对环保档案信息的需求。对此，环保档案管理部门要尽快转变服务理念，既要做好档案收集、整理工作，还要注重对环保信息的重组和利用。要利用密码、口令等技术，在环保档案信息检索过程中做出身份鉴别，从而保证利用者能够根据权限使用信息，避免环保信息被随意查询与修改。这样环保信息才能得到安全保护，并实现合理利用，真正将应有的社会价值体现出来。

2.3 增加资金投入，打造现代化环保档案管理平台

在现代化环保档案管理平台建设中，需要有完善的软硬件设施，包括配置计算机网络、选用软件系统和建设数据库等，这关系着环保档案管理现代化的实现。因此，环保部门应增加物力、人力和财力的投入力度，加快数字化信息化管理基础设施建设工作，将计算机、打印机、扫描仪和复印机等配置齐全。环保部门要选择最适宜的软件系统，打造标准、安全及通用的软件平台，并从国家与行业相关标准、数据加工标准原则等出发，建设完善的数据库，做好对环保信息资料的保存与备份工作。为实现上述目标，环保部门应加大资金投入力度，让环保档案现代化管理有充足的资金保障。

2.4 提高环保档案管理人员的综合素质

首先，培养档案管理人员的数字化意识和能力。环保档案管理现代化需要工作人员有着较强的数字化意识和能力，在掌握相关档案管理业务的同时，对计算机网络有着熟练的操作，能够通过解决各种技术问题实现档案管理现代化工作的推进。与此同时，档案管理人员应该以全新的思维来掌握档案管理任务，对环保档案进行有效的整合；其次，加强对档案管理人员的培训力度。应该不断强化对档案管理人员的培训，积极实施“走出去”战略，尽快培养出既懂知识、又懂技术、又具备良好素质的专业人才，从而为环保档案管理的现代化提供坚实的人才保障。