档案管理与信息化建设

2019-12-20王春霞魏红红山东省东营市中心血站东营市建设工程质量监督站

新商务周刊 2019年2期

文/王春霞魏红红，.山东省东营市中心血站；.东营市建设工程质量监督站

档案作为信息资源的一种，也是信息与载体的统一。它是在社会活动中由机构、组织和个人直接形成的文字、图表、声音、图像等形式和载体的历史记录。档案管理的产生来源于社会的需要，其不断的深化得益于社会的发展。目前，事业单位中档案管理已成为基本管理的主要部分。然而，不可忽视的是，许多单元在文件管理方面存在着大量冗余、搜索效率低、存储条件差等问题。可见，实现档案信息化管理已变成档案管理对社会信息化发展适应的必然要求。

1 档案信息化建设的必要性

所谓档案信息化，是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下，将现代信息技术应用到档案管理活动中，对社会进行处置、管理和服务。也就是说，档案信息化是档案管理模式由以档案实体为中心向以档案信息为中心转变的过程。这是一个长期的发展过程，现代信息技术档案部门应不断采用，从而大大提高档案管理和利用的现代化水平。

档案管理发生这种变化的原因主要是社会生活的重大变化，人们对档案信息利用的需求不断增加。为了使档案服务更加便捷高效，档案管理信息化成为档案管理发展的大势所趋。

一方面，档案信息化建设可以保证档案的完整性和准确性。准确是档案管理的基本要求。没有准确性，文件材料将失去其价值。档案信息化建设能够充分、准确地反映纸质档案的原始面貌。由于纸质档案在长时间的管理和储存过程中容易变黄变脆，需要大量的人力和物力进行修复，很容易因人为失误造成档案材料的损坏或丢失。通过档案信息化建设，可以有效解决上述问题，电子档案可以保证档案资料的准确性和完整性。

另一方面，档案信息化建设可以大大降低办公成本。在过去的档案管理工作中，档案材料的数量与工作人员的工作量呈正相关。随着各种档案资料的增加，需要配备的人员也逐渐增加，这导致了管理成本的增加。在数字档案管理,过去的纸质记录更成数字文件,只需要打印在档案继承,实现数字图像文件转换,借助扫描、拍照、排序或输入方法,如将其保存在信息系统中,在未来需要查询或档案材料,只需要登录信息系统,可以很容易地提取档案材料。这不仅节省了管理成本，减少了文件人员的工作量，而且使用起来更加方便。

2 新形势下档案管理信息化建设的主要内容

2.1 建设档案信息资源

在我国国民经济发展中，档案信息资源是基础数据支撑，也是社会各界发展的重要战略资源之一。所以，建设档案信息资源要尤其重视，把档案信息资源的开发利用作为建设档案管理信息化的重点。根据档案信息的种类和应用的方面进行分类管理，及时将档案信息提供给有关单位或个人，突出档案管理的服务和效益。

2.2 应用档案信息化系统建设

只有科学的档案信息应用系统才能为档案信息资源的应用提供基本的技术支持。应用系统的建设应基于管理档案信息化的标准，对海量数据加以满足、覆盖区域广、服务范围广的标准，建设速度加快，建设质量保证，将信息化档案建设的综合效益实现最大化。

2.3 信息基础设施建设

在建设信息化档案管理的过程中，信息基础设施建设是不可避免的。信息化建设中基础设施建设是重要的内容之一，对管理档案的质量有直接的影响。正常而言，文件管理的基础信息设施主要包含交换设施、传输设施等。

2.4 档案管理的规范和规范建设

在新形势下，建设信息化档案管理必须有科学的标准和标准体系，以确保管理档案既规范又标准，从而实现档案管理的科学化和高效。档案信息管理主要包含档案资源的描述、查询、分类、存储、传输和应用。总共的这些过程都要建立与之对应的规范标准，形成标准信息系统。

3 档案管理信息化建设措施

3.1 软件建设

3.1.1 树立现代管理意识，对复合型人才进行培养管理

管理档案的现代化和信息化进程跟档案管理人员的管理意识有着主要的关系。因此，现代化管理档案的实现的前提内容是将现代化转型在管理思想中实现。这个请求文件管理者坚定地依赖于科学管理和科技进步理念，建立现代意识的文件管理，变更管理光使用，封闭保守的经营理念，使档案管理工作的服务更加活跃和开放，单位发展中档案可以更好提供给广大用户良好的服务。

3.1.2 加强档案管理人员的培养和管理队伍建设

管理现代档案意识转变的基础上，将管理档案队伍建设积极推进，将复合型档案管理人才加以培养。逐步提高档案工作的信息化意识，对全市电子文件的特点和电子文件管理规范加以掌握，对档案的自动登记、归档辅助、归档、记录、检索、信息网络传输和安全利用独立完成。总之，档案管理人员要积极参与信息化的教育培训，在自身工作的基础上更新专业知识，提高专业素质和工作水平。应该创建企业和机构，必要条件提供档案信息技能培训，有利于他们对计算机、网络工程和其他方面的信息知识的认知，对档案管理中应用的相关现代科学技术以及档案的应用发展趋势及时了解和掌握，工作技能与之不断提高。

3.1.3 规范信息档案管理机制

现代事业单位档案信息化应明确责任，确保网络和数据安全，这就要求管理者从自己的实际情况出发，档案信息管理系统的标准加以建立和完善，不断创新，以符合建设信息化档案管理系统的要求，提高技术规范和业务流程，将具体的链接和电子档案工作的步骤细化，并且将一系列必要的安全措施在电子文件和电子文件中制定，以保证安全和完整的电子档案。此外，还需要对档案实施严格的管理标准，包含整理档案标准、统计标准、服务标准、各种技术标准等，作为衡量档案管理效率的尺度。只有参考统一的标准，才能保证文件信息网络的有效流动和资源共享。

3.1.4 制定档案管理信息化总体规划

为了更好地实现档案管理信息化建设，应在遵循事业单位发展战略的基础上，制定总体规划。总体规划之前，经理应该进行深入调查和科学论证的前提下，分析自己的特点和发展目标，制定可行的短期计划和长期计划，然后建立一个相对完善和标准化的网络管理模式，促进档案信息化的协调发展。

3.2 硬件建设

3.2.1 建立和完善信息平台，促进设备和技术的现代化

为了实现信息化建设，现代化办公设备也必须及时在档案管理所加以装备。同时，要发挥充分现代技术和微格式技术应用在文件管理中，对最新通用实用的软件采用积极，加快文件信息的数字化。档案工作者应对现有的信息资源利用充分，逐步普及信息资源，提高信息档案质量。

3.2.2 控制实施电子信息档案风险

对企事业单位来说信息化档案管理的建设更加快捷方便，杜绝了以期纸质档案易丢失、易破损的不足。然而，肯定有一些缺点。电脑本身也有一些缺陷。企业事业单位在建设档案信息化中一定要将风险防范工作做好。首先，应该积极引入最新的技术使电子信息文件更加安全可靠，包括电子信息文件的加密设置和招聘专业的计算机技术人员实施管理和控制，以避免信息资源被外部因素损坏，确保信息的安全性和可靠性。