浅谈齿科私立医院物料采购及库存管理

王晓敏

（北京圣彬科贸有限公司，北京 100012）

一、齿科私立医院物料采购及库存管理的意义

在社会经济的高速发展和物质生活水平不断提升的背景下，人民群众对医疗服务的需求越来越强烈，同时国家也越来越注重医疗实业的发展，在政策上提供了很多的支持和鼓励，口腔行业将迎来黄金发展期。齿科私立医院在思考该怎样提高医疗技术水平治病救人的同时，也应该加强自身资产的管理，开源节流，实现价值最大化，而物料采购及库存管理作为资产管理重要关键环节之一，也势必将成为企业管理的重点目标。

齿科医院的材料物资是为患者提供各种服务的基础，是医院资产及成本支出的重要组成部分，因此如何进行科学的管理对医院的长远可持续发展具有重要意义和作用，主要体现在：其一，科学的采购管理确保充足的物料供应，确保价格谈判总成本的降低，最终实现全面的价值增值；其二，严格的资质检查、良好的仓储环境以及信息化的追踪能够有效保证医用材料的时效性、安全性，从而降低医疗风险；其三，库存管理过程中物流、信息流及资金流的合理优化能够降低财务运营成本，实现资源有效配置，实现利润增长，增强企业竞争力。

二、齿科私立医院物料采购及库存管理的不足

齿科医院库存主要是指医院在提供齿科医疗卫生服务过程中，为了满足耗用或者销售的需要而储存的各种医用物资，主要包括药品、卫生材料、低值易耗品、高值材料等。由采购、验收、入库、保管、领用等环节组成，且涉及采购、使用、财务核算等部门，这种多环节多部门的特性不可避免的会出现一系列问题，具体如下：

（一）采购管理制度及流程不完善

1、采购与预算脱离

医院/诊所目前预算管理比较粗放，物料预算是财务部门根据历史收入耗材比进行评估计算，而采购部门并没有明细的采购预算，采购开支失控，预算与实际执行相脱离。

2、采购渠道管理缺少内部制度红头文件

目前医院/诊所采购主要有3种方式，医生自行选择供应商并通过费用报销形式采购，各地区物料人员通过系统区域采购，集团统一采购后销售给地区等多种方式，这种多渠道方式的采购随意性较大，没有和采购预算及库存有效结合，存在无计划或超计划采购现象。

3、采购人员综合素质有待提高

很多领导对医院/诊所物资采购认识存在一些误区，认为采购工作没有什么技术含量，因此缺乏对采购人员水平的重视和评估。采购人员没有得到专业的培训，基本是通过口口相传的经验介绍，采购人员缺乏医疗风险意识，采购过程中对供应商资质认定不及时不全面。

4、缺乏对供应商的高效管理

多渠道的采购方式使得对供应商的管理各自为政，没有统一的规划，即使是集团统一采购物料的方式也缺乏透明的平台及沟通机制，主要体现在集团采购、供应商发货及地区医院/诊所收货三方信息沟通不畅。同时与供应商之间缺少采购合同，对供应商的付款缺乏管理，可能出现重复付款现象。再者，没有对供应商档案进行分类登记，缺乏对供应商价格、质量及市场行情的动态跟踪。以上不利于与供应商的长期合作，不利于采购成本的降低。

（二）库存管理不科学

1、缺乏验收入库管理

医院/诊所在完成采购之后，应该将所有的物资进行验收，如果这其中不进行管理或者管理不善，同样会给医院/诊所造成损失。目前各地区医院/诊所基本都是护士长收货，之后将收货单据提交给区域物料人员，再由区域物料人员进行入库的方式。护士长需要配合医生进行客人诊疗，没能在第一时间进行质量及数量检查，没能在第一时间将收货单据提交给物料人员，导致对于出现偏差的物料处理滞后，往往在付款环节才开始解决收货争议。

2、物料领用管理存在漏洞

领料出库管理关系到医院材料成本的确认，同时也涉及到医生奖金提成的计算，是医院/诊所成本管理的重要组成部分，目前医院/诊所领料出库管理存在诸多问题。首先，实物出库与系统操作不同步，体现在医生领用物料实物时，护士长暂时手工表单记录，月底一次性集中在系统中操作，及时性较差，错误率较高。其次，护士长兼管实物及系统操作，可能存在舞弊情况；第三，各科室/门诊部存在互相借用的情况，基本通过手工记录方式，借用及归还过程不在系统中显示，轨迹不明晰。

3、物料报废管理随意性大

国家对医疗器械及药品管理有严格的规定，但是医院/诊所对医疗器械管理没有制度性文件，报废处理比较随意，资产处置没有后续跟进和监督，处置部门与财务部门沟通不畅，导致资产处置收益与财务账面管理脱节，且存在被卫生局处罚的医疗风险，给医院/诊所带来不同程度的财产损失。

（三）系统信息化建设与维护不利

现代企业的管理离不开信息化建设，物料生命周期的这项管理工作更是依赖信息化的建设，信息化管理能够起到监控作用，对物料实施全过程控制，避免库存积压及资源浪费，降低采购成本。目前齿科医院/诊所信息化建设还有待提高。

第一，系统部分模块未能很好利用。现有软件中包含供应商及应付账款账龄管理模块，但这些模块没有使用，仅仅依据采购人员或者科室使用人员的直观判断，缺乏对供应商的立体有效评价，缺乏科学性及客观性，供应商应付账款管理混乱，不利于资金的有效利用。第二，存在使用不同软件品牌管理系统的情况，部分医院使用HIS系统，部分使用ERP系统进行物料库存管理。第三，系统操作模式不统一，后续维护跟不上。现有系统根据行业特点进行了二次开发，但是没有系统操作指南，不同公司对同一个业务类型操作模式不统一，有的采用单到冲回，有的采用其他方式。另外，齿科医院物料具有种类繁杂、批次多及数据量大的特点，集团物管人员有时会对历史物料编码进行禁用操作，物料人员的这种操作方法影响数据的稳定性。

（四）内部控制及监督机制不健全

第一，不相容岗位未分离。由于医院及门诊部网点众多，出于成本考虑不能每个门店均设置物料管理人员，存在一人多岗现象，如护士长管理实物的同时进行材料的出入库操作，同时没有制度性文件做规范。第二，物资采购没有招标及监督管理。医院/诊所采取多渠道采购的方式，且没有采购招投标制度。对供应商没有阶段性评估，对采购过程没有内部审计及监督，采购人员受到利益诱惑可能出现腐败及舞弊情况。第三，重要环节审批程序烦琐或者缺乏审批。物料采购及付款环节双重审批且审批层级较多，不利于高效采购及付款，领料出库没有审批程序，缺乏有效的监督。最后，物料盘点缺乏监督机制。医院的物料盘点参与人只有财务人员和护士长，缺少第三方监盘，同时财务人员医用材料专业理论知识及实际物料认识程度有限，在盘点过程中可能存在护士长说什么是什么的情况，新进财务人员对公司情况不了解时此问题则更为突出。

三、私立齿科医院物料采购及库存管理的改进意见

（一）优化物料采购及库存管理

1、优化采购管理

首先，加强物资采购预算管理。通过建立物料采购相关管理制度等方式确保采购计划制定到实施的顺利开展。俗话说，“凡事预则立，不预则废”，采购部门应当参考财务预算，并结合医院/诊所的实际库存情况，制定科学合理的采购计划，具体到物料品类、数量及到货时间等，确定安全库存线，使资源得到合理的配置。其次，提高采购人员的综合素养。为了提高物资采购质量，医院/诊所应加强人才队伍建设，定期对采购人员进行专业技能培训，明确采购职责，加强采购人员廉洁教育及风险意识教育，组织采购人员学习国家医疗器械及药品管理等法律文件。再者，规范物料采购渠道及方式。可以通过第三方平台采购，实现信息透明、公开及共享，尽量杜绝医生自行主导采购的方式。最后，深入对供应商的绩效管理。建议对供应商实行档案管理，建立供应商测评系统，针对供应商资质、供货能力、供货质量进行量化评估，了解供应商供货价格及市场行情，定期对供应商进行回访。加强供应商物料采购合同管理，对供应商进行应付账款的账龄管理，降低医疗风险及采购成本，提高资金使用效率。

2、推进库存生命线科学管理

首先，制定物料验收入库制度和流程，并保证严格执行。护士人员应当按照发货票据全面核对，发现偏差及需要退货的情形应当及时联系供应商和物料采购部人员，做到事前解决，保证实物收货与物料采购部系统入库同步。其次，加强对护士长领料出库的监管，严格审查实物出库及ERP系统出库同步性，做到当日领用当日系统出库，重视安全库存的评估，减少诊所间物料借用，对于诊所间物料借用情况，制定规范性制度文件。再者，建立重大医疗器材报废制度及高值耗材定期盘点制度。制定每月度、季度及年度盘点计划，及时核查实物库存情况。对于大型设备的报废实行专项审批，对处置机构资质进行审核，对报废结果及时备案并通知财务人员，降低医疗风险，减少资产损失。

（二）进一步加强信息化建设

1、统一软件品牌及操作流程

首先，统一医院/诊所使用的库存系统，全部使用ERP系统进行管理，实现公司数据统计口径一致性，便于集团统一管理。其次，充分利用ERP系统中应付账款账龄模块，提高资金使用效率。

2、规范操作流程及编写操作手册

公司IT部协同采购部、财务部等相关部门，应当规范系统操作方式。例如，统一收到发票时，“应付账款-暂估”地冲回方式全部采用系统单到冲回。其次，应编写系统操作手册，使新进人员能够通过学习实现能够尽快独立操作。最后，应当对医院/诊所的物料进行科学管理和编码，避免随意禁用编码，造成历史数据不稳定及财务数据失真。

3、尝试将条形码技术应用于库存管理中

条形码技术目前广泛应用于互联网+模式的现代企业中，技术有一定的可靠性，鉴于信息技术的不断发展及库存管理的多元化需求，可以尝试将此技术应用于库存管理系统中，应用于库存的验收入库、出库及库存盘点。条形码中包含物料代码、批次、数量等相关信息，要求供应商通过电子交换数据远程打印条形码并粘贴在产品外包装上，实际操作中护士长通过扫描枪做验收入库和领料出库及库存盘点等操作，扫描所得数据与后台库存系统进行对接，实现信息化贯通。通过系统释放护士长岗位部分工作内容，同时保证出入库操作的及时性及实物与系统的同步性，保证数据的准确性。

（三）贯彻内部控制思想，建立内部控制制度，建立检查监督机制

1、提高内部控制的意识

医院/诊所普遍存在重视医疗技术水平提升而忽略内部控制的现象，因此管理层应该充分意识到内部控制对医院各项工作内容的重要意义，应该有将内部控制落到实处的迫切意愿，能够将内部控制提高到公司发展的战略性框架水平上，能够将内部控制作为长远规划。

2、加强内部控制制度建设

医院/诊所应该梳理采购及库存管理活动全过程的风险点，设置合理的岗位，明确不同岗位的岗位职责，实行奖惩机制并有效执行。在物料采购环节，加强申请及审批控制，具体表现在建立采购招投标机制，减少舞弊行为。制定采购合同管理及供应商付款审批机制。在物料出入库环节，尽量做到不相容岗位相分离,没有条件的尽量通过补充措施或者手段进行制约。在物料盘点环节，规范盘点制度，实行财务、护士长、物料采购部人员三方共同盘点，发挥物料采购部的监督作用。

3、注重监督机制，建立内审机构及内审制度

专业的部门能够提高执行力度和执行效率，公司内部虽然有内部审计人员，但是人员配置不能和公司发展的速度和规模相适应，没能达到审计的重要作用，往往出现了问题才做相应的审计，或者领导层有明确需求时，才做相应的审计。因此，医院/诊所在进行内部控制制度建设的同时，应当强化内部审计部门的独立性，加强内部审计队伍的建设，扩大内部审计人员数量，提高内审人员的素质，建立物料采购及库存管理的专项审计规范和制度。

物料采购及库存管理是一项复杂而艰巨的工作，齿科医院/诊所必须认识到这项管理工作的意义，认识到自身管理过程中的不足，抓住物料采购及库存管理中各个关键环节，加强内部控制制度及内部审计团队建设，实现减少医疗风险及降低医疗成本的目的，助力医院/诊所在机遇与竞争并存的环境下扬帆远航。