政府会议纪要起草“四字诀”

周金明

（山东省潍坊市人民政府办公室，潍坊 261000）

引 言

会议纪要作为一种反映会议基本情况和会议精神的公文，有着传达会议议定事项和会议精神的功能。尤其是政府机关的会议纪要，更是依法行政和进行公务活动的重要工具。要把会议纪要整理得相对得体，合乎规范，应该把握好“实、简、精、快”四个特点。

一、“实”

是指会议纪要的内容要忠实于会议实际，客观、如实地反映会议内容，表述真实会议精神。为此，对撰写人来说，在起草会议纪要之前，首先要吃透会议精神。通常情况下，召开一次会议，都涉及会议的组织筹备事宜，包括会议主题的确定、议题的收集、议程的安排及相关背景材料的准备等等。有时候这些工作负责会议记录或整理纪要者自身会全程或部分参与。但无论是何种情况，纪要起草人都要尽可能地在事前多了解掌握相关情况，特别是对会议的宗旨、目的，各项议题，要弄明白、搞清楚，做到了然于胸、心中有数，确保撰写的会议纪要不“失真”不“跑调”。

其次，要真实记录会议内容。会议纪要具有较强的纪实性特点，其内容要紧扣会议实际，不能人为地拔高、深化和填平补齐。会议记录是纪要之基，是起草纪要的蓝本和依据，因此，在起草会议纪要之前，必须做好会议记录。要忠实地记下会议的整个原貌，包括时间、地点、参加对象、会议议题和议程、与会者的讲话内容要点、会议总结或议定的事项等等。尤其要认真领会并忠实记录好主要领导的讲话原意，不可随意偏废，更不能随意篡改会议精神，增删会议内容，变动或更改与会者议定的事项，修改会议达成的共识等。

二、“简”

会议纪要不同于会议记录，不是会议的全文实录。纪要纪要，就是“纪其主要”。因此，会议纪要在内容上要简练，要详略得当、重点突出。首先，要进行通篇考虑、全盘谋划，以会议讨论的议题为单位，分层次、划项目，逐一展开，布好写作格局。其次，围绕各议题内容，按照由繁到简、由表及里的概括方法，逐步去粗取精、层层深入，实现会议内容由无序变有序，由繁杂冗长变条理清晰，进而准确地体现会议议定的事项。最后，语句表述要简练。如果语句含糊其辞、拖泥带水将会产生歧义，势必会影响传达贯彻会议精神的效果。在述及会议要求的事项时，要综合概括、去浮辞、免冗长、不矫饰，力求简洁明了、通俗易懂，切不可你中有我，我中有你，能用一句话表明的决不用多句话来陈述。语句表述要写得清楚明确、句稳词妥、通体通畅，达到直言其事、表意明确、言之有物、言必有中。

三、“精”

是指围绕会议主旨，深入提炼会议精髓，使其提纲挈领、重点突出、精辟入理，准确精当地介绍会议成果。

会议纪要的精髓在于“要”，准确把握会议的要点是整理会议纪要的关键。首先，要善于发现要点。要掌握会议的要点，关键在于能抓住与会人员达成的共识和议定的事项，也就是要特别注意围绕主题，从与会者的发言中提炼出会议的观点、主张和结论。如，会上凸显的新思想、新观点、新思路；讨论争议较大的问题；与会者就某些重要问题所达成的共识，提出的解决办法；领导特别是主要领导所做的总结性发言，对会中提出问题的具体答复，等等。这些都是会议内容的精要所在。

其次，要注意把握要点。撰写会议纪要既不可凌驾于会议内容之上，夸夸其谈，喊口号；也不可脱离会议中心，冥思苦想，搞创作，要切实达到任务清楚、目标明确、责任到位。在反映会议决议的时候，要直截了当、开门见山、直言其事，切勿含糊不清、华而不实，尤其是对会议中未达成一致的观点或未最终形成决议的事项，切不可任意发挥、恣意想象；在明确工作目标的时候，要切合与会单位工作实际，符合事物发展客观规律，切不可虚无缥缈、言之无物，搞“超前主义”或“慢步主义”；在明确责任事项的时候，不仅要写明要办理的事项，而且要写明办理的期限和所负的责任，以免各单位互相推诿扯皮。

最后，要用好规范语言。会议纪要是会议记录的再加工，因此撰写会议纪要必须注意语言的使用技巧。要做到规范、专业、精准，对纪要中的每一个句子、每一个词语甚至每一个标点符号都要认真推敲，不用含糊不清、模棱两可的话，尽量去除“口语”，确保表述不产生偏差和歧义。通常是用一些约定俗成的专用语言来表达，如常用的规范语言有“会议听取了”“会议原则同意”“会议认为”“会议指出”“会议要求”“会议强调”“会议确定”等。纪要初稿形成后，根据实际需要，可以征求相关部门、单位的意见，特别是相对专业的议题，一定要采用专业、准确的表述。

四、“快”

快速地写出纪要，不仅是加快会议确定事项落实与推进的必然要求，也是提高工作效率、高效快捷作风的体现。因此，作为纪要撰写人员，必须树立一种能快则快的意识，以一种时不我待的精神快速拟文、快速送审，原则上会后三个工作日以内就要完成会议纪要的起草并呈相关领导审定。当然，在整体求快的同时，也要讲究写作的节奏。因为会议纪要的准确、便于执行是关键，切不可一味求快而草草应付。