如何推进事业单位档案管理信息化建设

2019-12-19张坤

商品与质量 2019年36期

张坤

公主岭市军队离休退休干部休养所吉林公主岭 136100

当前社会的经济发展飞速，为适应市场经济的冲击以及时代的进步发展，事业单位的档案管理模式在不断转型，不断地向信息化管理发展，传统的档案管理模式愈发难以适应时代的进步发展。档案管理工作是事业单位的一项基础性工作，需要记录事业单位的历史活动资料以及证据，在事业单位中具有十分重要的意义。事业单位的管理工作不仅基础，也是事业单位中的重难点，所以事业单位应该积极主动参与到档案管理的信息化建设中，将档案管理工作进行优化，将档案管理工作的流程进行简化，以便于提高档案管理工作的效率以及质量。

1 事业单位档案管理信息化的概念以及作用

档案信息化是指事业单位在进行档案管理活动中，运用相关的计算机科学技术进行档案管理，从而提高档案管理的工作以及效率，将信息技术与档案管理工作想结合，也可以实现档案资源的有效处理，最终加快档案管理的信息化进度。信息飞速的时代，人们逐渐重视利用信息技术提高工作效率以及工作质量，与此同时，事业单位的档案管理工作随着信息技术的应用也愈发的高质量以及高效率，为档案管理工作节约了不少时间的同时，提高了资源的处理率。

人事部档案是记录事业单位中的个人参与种种社会活动的资料以及依据，是事业单位对个体进行规范管理的重要依据，也是事业单位对个体开展一系列的工作的重要基础，有助于事业单位对优秀人才进行识别并且加以提拔，有助于事业单位对干部队伍加以建设，从而在事业单位的各个环节中发挥重要作用。档案管理一改最初的计算机检索，如今发展为智能检索与网络检索两种，实现了网络化传递档案信息资源。不仅如此，人事部的档案管理信息化，帮助人事部提高工作效率以及工作效益，推动事业单位的良性发展[1]。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

2.1 管理人员意识淡薄

事业单位的档案信息化管理是时代潮流的趋势，是一种必然要发展的一种管理模式。但是多数事业单位的档案管理工作人员在并没有意识到档案信息化管理是必然趋势，依旧不接受新鲜事物，选择自身更为熟悉的手工操作进行档案管理工作，依旧采用传统的管理模式，在档案管理信息化的认识上不够充分，对信息化管理意识十分淡薄。除此之外，甚至有部分档案管理工作者认为自身的职责在事业单位中是一种比较鸡肋的工作，不需要重视，只是事业单位的信息资源管理，类似于保管员的工作，导致这部分工作者对待工作不够热情，对档案管理工作也缺乏最基本的认知。

2.2 信息安全问题被忽视

信息技术的发展，为工作人员的工作提供效率以及质量的同时，也带来了一定的风险，其中最为严峻的问题就是信息安全问题。信息技术与档案管理相结合，信息技术一旦遭受攻击或木马病毒等，档案信息将面临着极为严重的问题。然而，多数事业单位的员工只看到了信息技术的便捷，没有意识到信息技术所带来的风险。

2.3 信息化管理体系不完善

事业单位的档案管理工作人员大多数都没有经历过专业培训以及档案管理的信息化，不仅如此，多数的档案管理工作者都是一人打多份工，并没有太多的精力对档案管理工作进行细致研究，导致档案管理工作混乱不堪。与此同时，部分的档案资料不够真实、不够准确、不够完整，管理模式较为落后，信息化档案管理体系不够完善，最终使得档案管理工作的不规范、不合理[2]。

3 事业单位档案管理信息化建设策略

3.1 提高档案管理者的能力

档案管理者最为档案管理环节中的一线工作人员，其自身的能力以及综合素质对档案管理信息化建设会产生一定的影响。事业单位的人事部应该提高档案管理者的能力，对档案管理的工作人员加强培训，使得工作人员充分认识到档案管理工作的重要性以及档案管理信息化建设的专业内容，从改变工作人员的意识，实现事业单位档案管理信息化的基础得以牢固。部分员工较为固执地不接受新鲜事物，这部分员工建议采用劝退等方式，然后通过各种渠道为事业单位吸纳能够推动事业单位档案管理信息化建设的优秀人才，以此促进事业单位的信息化建设。

3.2 完善相关配备

信息化的档案管理首先需要具备相关的设备，也就是支持这种管理模式的软硬件设备，事业单位需要为档案管理人员配备计算机，并且购买相应的管理系统。虽然如此，事业单位的档案管理并没有完全依赖于信息化管理，而是与传统管理模式相互配合，所以，事业单位还需要对手工操作的档案管理提供相关设备，如档案储存库等，将部分重要社会活动依照相关规定将相关的纸质文档进行整理以及存储。

3.3 提高领导的重视程度

员工提高意识以及设备配置问题上，还需要将领导的重视度进行提高，只有领导的重视度足够的高，才能使得领导大力配合以上两种工作，加快事业单位的档案管理信息化建设进度。有关部门需要在会议中提出档案管理信息化建设需要重视以及改变的事宜，从而提高领导对此事的重视程度，再将信息化建设的优势进行阐释，最终获得领导的大力支持。

3.4 提高安全防范意识以及防范手段

档案管理工作人员为了避免因为各种原因造成文档丢失或者文档格式化，需要对文档进行备份，对文档进行备份的同时，需要将文档放置在专门的空间中进行存储，并且要及时更新备份，做到备份资料与系统资料同步。事业单位的技术部门需要及时处理档案管理系统中的漏洞，并且提高系统的更新频率，对黑客、木马病毒等恶意攻击加以预防，随时对系统进行修补，对计算机进行升级。对于机密文档，一定要选择断网存储或者建立一个属于事业单位的内部网络，通过这两种方式对机密文件进行保护[3]。