如何充分发挥企业文秘人员的参谋助手作用

2019-12-19王欣荣

商品与质量 2019年12期

王欣荣

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虽然办公室工作人员的水平逐步提高，但由于办公室工作人员的思想政治教育工作也不尽如人意，这将反映在秘书的日常工作中。

1 企业文秘人员的参谋助手作用

在企事业单位中，办公室是后勤综合管理与行政协调管理的主要场所，承担着内部繁重且冗杂的各类行政管理工作，需要不断就实际问题请示上级领导，汇报事件发展近况与处理进度，还要第一时间向下级传达指令与任务，保证各项细节工作的落实。另外，办公室不仅要协调企事业单位的基层工作，还需平衡内部人员的关系，严格遵守现行法律法规与内部制度条例积极做好外交工作，确保对外商贸活动的有序开展。由此可知，企事业单位文秘工作人员的工作效率、质量与内部综合管理息息相关，为此，企事业单位必须加大对办公室文秘工作的重视度，采取必要的措施增强工作时效性与精确性[1]。

2 提高办公室文秘工作效率的具体策略

2.1 树立价值观念，强化服务意识

（1）树立创新意识。作为办公室文秘人员，要顺应时代发展趋势，切实转变思想观念，创新工作模式，并深度剖析本职工作的内涵，通过总结实践经验优化工作手段，全身心的投入工作。同时还需提高自身工作衡量标准，客观认知个体的综合能力，充分发挥文秘人员的职能优势，实现自身经济价值与工作岗位价值的统一。

（2）强化风险意识。作为企事业单位的文秘人员，应深刻认知办公室在企业运营体系中发挥着重要作用，积极倡导爱岗敬业精神，严格遵守行业的职业规范，为基层工作倾注充沛的情感。在实际工作过程中，由衷的关心体贴每一位员工，尽可能的了解职工的心理变化与生活近况，为其提供必要的帮助，消除其后顾之忧，为企事业单位的运营创造有利条件。此外，文秘人员还要强化工作作风，顾全大局，在事件处理过程中，综合考量多方面的制约因素，将负面影响降到最低水平。且高度参与公益奉献活动，实现集体利益与个人利益的协调统一[2]。

2.2 要练就好文笔，确保充分发挥公文作用

公文的主要作用是总结工作、安排工作、传达会议的精神和领导的要求，它是一个单位的脸面。公文写作的水平影响了一个单位的形象和信息传播的有效性，而秘书工作的核心是书面工作，就主要体现在公文撰写上。因此，做好办公室秘书工作，确保公文的规范化，具有十分重要的意义。要充分发挥公文的作用，必须加强理论知识的研究，加强对上级文件和领导干部的研究，跟上上级的要求。同时，文秘工作者应该表现出良好的写作能力和较强的理解能力，制定标准和精细的工作模板示例，实现文档处理标准、流畅、安全，文档内容要简洁，表达要准确。

2.3 必须加强对办公室文员的学习

办公室文秘要想细化工作内容，做好各项工作，则必须有明确的政治立场和扎实的专业素质，要非常了解单位执行的有关行政办公类制度，如值班制度、公文相关制度、会议相关制度、档案有关制度等等。当前，通过系统培训与深入学习可切实提高文秘人员的工作效率与服务质量。对此，文秘工作人员应当明确工作方向和自身工作内容、重要性，强化主动学习思想，积极学习技能，开阔视野。与此同时，可邀请专家和上级领导组织文秘人员进行培训，开办讲座，全面提升文秘人员的专业素质和业务水平。除此之外，必须加强礼仪知识的学习，规范文秘人员的行为举止，针对礼仪进行专项培训。然后，办公室内部应当建立健全的考核体制，并实施严格的奖惩制度，对于表现优异的工作人员可予以经济奖励，违规者必须严惩[3]。

2.4 协调处理企事业单位基层业务的平衡关系

（1）转变文秘工作的被动局面。对于企事业单位来说，大部分办公室工作需要听从管理决策层的统一差遣。但这并不代表办公室工作是完全被动的，文秘人员作为领导决策层的军事参谋，应当着眼于全局。对此，文秘人员应以集体利益为重，维护企业的运营与社会形象，以企业可持续发展为宗旨组织参与多元化的公共活动。同时文秘人员还要强化自身职责意识，协调处理领导交办的各类事物，不断积累实践经验，摸索规律，以此为基准，监督引导其他职工的工作。（2）协调继承与创新的关系。继承优良传统是万物寻求创新的根本保障，而创新理念也是继承的进一步拓展。文秘人员需在日常工作中，延续以往实践积累与验证的优良工作手段，不断解放思想，创新工作模式。只有保证继承与创新的协调配合，才能开创企业运作的新局面。

2.5 注重文秘档案管理信息化建设

随着互联网时代的飞速发展，专业的工作人员要将传统工作和信息化技术融合发展，这样才能够提升工作效率，让工作更加准确稳定地进行，所以开展文秘档案管理信息化建设是非常重要的。由于文秘档案管理工作较为复杂，所以现代的信息技术有着很大的发展方向和应用空间，这种技术可以将工作的标准进行统一，科学检索和录入档案信息，以此来提高工作的规范性。而且在实际的工作中，我们需要找到一条高效的信息化工作道路，这是现代文秘档案管理工作发展的最主要方向。