提升办公室精细化管理水平的思考

周霞

（贵州开磷总医院，贵州 贵阳 550000）

在机关企事业单位组织机构体系中，办公室工作一般囊括了人事、财务、后勤保障等行政事务，在有些单位直接称作行政办公室。办公室工作非常纷繁复杂，具有很强的服务性、时效性，对工作人员的文字写作水平，沟通协调能力，办公自动化技术都有相当高的要求。责任重于泰山，细节决定成败，办公室管理工作事无巨细，在实际实践中必须引入精细化管理理念，将具体工作做得好、做得精才能有力推动所属机构整体的正常运转和顺利发展。

一、办公室精细化管理主要针对的问题

（一）责任划分不清的问题

办公室的工作错综复杂，需要每个工作人员的通力合作，但如果责任划分不清晰，环节细节落实得不到位，常会引起工作人员的怠慢甚至逃避，影响工作进度甚至出现失误，使工作陷于无人承担责任、相互推诿的尴尬境地。精细化管理就是要厘清办公室每个工作人员的职责，精确传导压力，明确分工、把控环节规范，确保各项工作每个细节责任到人，不落到地上。

（二）交叉疏漏的问题

办公室许多工作需要各部门的相互配合，避免不了与各部门科室的工作人员打交道，工作中的交叉和衔接是问题出现的高发地带，一项工作都经过了几个人的手，在分工合作的过程中每一部分都完成到了哪种程度，理清楚这些状况时往往会发现脱节、真空管理的疏漏并不罕见。精细化管理的应用是在细化责任分工的基础上，加强协调沟通，使各部分人员密切协作，保证各部分工作环节，环环相扣，无缝衔接。

（三）程序繁琐的问题

办公室时常会接到临时性或紧急性的工作任务，需按要求在规定的时限内圆满完成任务，极大的考验着办公室的应变能力和工作效率。而现在一些事项的办理流程依旧繁琐冗长，影响着这些特殊任务的完成时效，还会在遇到突发事件时错过最佳处置机会。因此在精细化管理的开展中特别需要将这方面的问题考虑进来，简化流程，提高办事效率。

二、提升办公室精细化管理水平的有效举措

（一）提高认识，强化细节规范

要提高对细节规范的重视程度，通过组织学习培训和加强日常监督，培养和锻炼办公室工作人员的细节意识，要求他们在工作中必须注重细节，把控好从政务服务到事务管理、从外部协调到内部运转中的每一个细节的处理。例如在文件的交办流程上，利用无纸化办公系统平台，办公室文秘人员将领导批示的电子文件转发给相关部门、科室办理，应利用截屏等方式保存好平台上的收发时间、收件人及回复信息等记录，并及时追踪办理进度，提醒办理期限直至办理完结，最后收齐相关所有佐证材料，整理存档。这其中流程并不复杂，但每次与其他部门的衔接都是细节处理的关键节点，必须以高度负责的态度，用有力的沟通完成督办，保存好确认依据，防范侥幸心理，把工作做得更精细，提高工作完成度。

（二）完善制度，夯实管理基础

办公室的所有工作都是以相关制度规范为蓝本的，提高精细化的管理水平也必须在制度规范上下功夫，要根据单位的业务性质，结合当前大的发展形势，对办公室工作办文、办会、办事等规章制度进行理顺、完善，去掉不再涉及的条目规章，补充新倡导的要求规范，修改过时、过气不符合工作需要和时代发展的规定制度。让制度作为管理的基础先行精益求精，再来准确指导工作。

（三）精简流程，优化程序标准

2018年政务服务“最多跑一次”的推行收到了良好成效，这为今天我们办公室精细化管理工作的优化提供了优秀借鉴。以之为参考，按照精简高效的原则，我们应当在公文流转、会议经办、督察督办等事项的流程上压缩步骤、简化手续，但重要依据审核程序必须精准。同时应建立特事特办通道，允许在遇到特殊情况时能够统筹时间，先依照关键依据办理，后补齐程序，以确保在接到紧急任务时能够从容应对，保证时间和效率。

（四）定位职责，提高办事效率

要明确划分每个人的职责分工，在每一项工作中层层分解，精准落实。要求工作人员必须明确自身责任定位，在工作中从自身岗位和职责出发，全力完成自己应做好的一部分工作，并为其结果承担相应的责任。将督办考核制度贯彻落实到底，对办公室工作人员加大监督指导和考核力度，加强对个人平时的出勤、工作态度、交办事项完结情况等表现的核查，将不守纪律、不负责任等不良现象严格纳入考核评价体系，给每一个办公室工作人员以责任压力，形成高效、稳妥的办公室管理机制，同时树立严谨、担当的工作作风。

三、办公室精细化管理工作展望

当前我国各行业发展任务都转入到高质量发展建设中来，追求质的提高离不开量的积累，精细化的管理模式在稳定行业运转的同时也在不断为其质量飞跃从细微之处积蓄力量。办公室工作的精细化管理正从点滴细节改善着整体的状态和效率。在如今改革遍地开花，不断深入的大形势下，办公室行政工作要适应形势，促进所属行业的高水平发展，还是要从精细化管理着手来开发细节上的可控点和发展点，勇于迎难而上，不断更新观念，开拓创新门路，顺应时代发展规律，抓住细节机遇，把握好以小见大，星火燎原的力量，为促进所在部门行业的高质量发展提高效率、做好服务、不断注入新的活力和能量。

结束语：

办公室管理工作统筹全面服务四方，需要将精细化的管理手段更好的应用到其中，保证其以良好的运行状态和工作效率对上为行业发展、领导决策提供助力服务，对内为确保各方面工作秩序提供协调支撑。对于精细化管理的思考应在认清当前社会发展规律、探索改革新形势中不断加深，强化贯彻执行，以自身发展带动行政管理事业的进步和兴盛。