浅析网上报销系统对企业内部控制的影响——以G公司为例

□ 龚于洁

(重庆理工大学 重庆 400054)

随着近年来ERP系统的广泛应用，网上报销系统作为其中的一个分支，为企业的发展提供了良好平台。通过网上报销系统，报销人员可根据报销需求随时随地进行报销单的填写、提交和实时查询报销进度。也可通过网上报销系统的集成，解决企业内部控制、预算控制和财务分析等问题，能够及时准确地提供信息支持，实现信息共享，为管理层决策提供帮助。

一、G公司原有报销现状

G公司成立于1998年，主营电器销售，经过多年发展，G公司已经奠定了其所在城市同行业的领跑地位。然而G公司在信息系统建设方面并不完善，尤其是网上报销系统存在的问题较多。在建立新的网上报销系统前，G公司在报销方面主要存在以下内部控制问题：(1)报销涉及行政部、销售部、市场部、物流部、监察部、人力资源部等部门，原有的报销流程较为繁琐，且领导需审核各个部门主要费用的发生情况，存在信息不准确、不及时的问题。(2)报销与预算脱节，预算数据可能为一纸空文。在报销过程中透明度低，领导无法准确知悉员工或项目的报销额度，容易导致费用超报。(3)由于报销涉及政策较多，且对每个费用项目没有明确的归类，导致后期报销单增多之后，不能准确的进行归集，也不能实时查询费用项目发生情况。(4)员工提交的报销发票存在虚报现象，财务审核人员在核查发票方面投入了大量的精力；且报销凭证靠财务人员手工操作，效率不高。

二、G公司网上报销系统的应用

网上报销系统作为ERP系统的一个子系统，在设计时与其他业务模块相集成，能更好起到管控作用。G公司通过网上报销系统的集成，形成了组织、制度、信息技术等“三维”的内部控制模式。将组织及费用项目细化，通过操作及管理制度来规范报销的每一个流程。该网上报销系统主要由费用管理、预算管理、报表管理、税务管理、资金管理等五个模块构成，整个网上报销系统主要流程及各自功能如下：

图1 网上报销系统主要流程图

(一)费用管理

G公司从整体上定义各个部门组织及项目名称，不仅仅涉及员工个人的报销，还包括公司业务类的报销。员工报账需据实填写报账金额和报销项目，个人报账金额据实际出差情况及报销制度计算得来，员工填列时在个人或业务的报销额度范围内方可填写成功。同时录入报销发票的信息，发票信息查验无误后，最后提交报销单由领导审批。填报过程完成后无须财务人员再次审核。

(二)预算管理

预算管理主要控制企业业务和项目类支出，G公司各部门根据本部项目资金使用情况进行预算数据的录入，再由各部门汇总为整个公司的预算表。并将其录入系统，在员工进行报销时就能进行额度控制。

(三)税务管理

报销人填报发票的主要信息，通过与航信系统对接，实时验证发票真伪并自动获取发票的全票面信息。如若发票信息有误，则报销人不能提交单据。且报销完成后，发票信息自动保存至ERP系统税务管理模块，方便企业进行发票管理。

(四)报表管理

领导审批完成后，可以通过报表管理功能进行多维度分析。如查询报销人的各项费用发生情况，某项费用项目的报销情况，以部门为单位查询某项费用项目的发生情况或预算数执行情况等。

(五)资金管理

报销单经出纳审核后，生成凭证并将报销人银行账户信息向ERP系统资金模块推送，通过付款功能确认付款，实现付款归集并发放。

三、网上报销系统对G公司内部控制的影响

(一)积极影响

1.便于内部监督控制

在系统内根据岗位设置出差标准，通过出差天数计算出交通费及差旅费标准，从报销源头杜绝额度差错。同时通过预算管理控制，也减少了核算人员工作量，保证数据正确性。其次，管理人员可实时查询报销统计报表及预算执行数报表，及时分析是否存在不合理的报销信息，加强监管，方便内部监督控制，提高整体报销质量。

2.流程透明化、易于管理

通过建立统一化、标准化的流程，从填制报销单到资金支出全程无纸化办公，使各个流程及环节更为可控。单据实现了在线流转和各级领导的在线审批、移动审批、全程跟踪，提高透明度，落实了内部控制。管理人员可查看小到每一个报销单据，大至报销的整体情况，提升效率的同时，使整个流程更具管理价值。

3.财务数据更科学准确

在预算数据编制过程中，充分考虑每个指标的科学性，更符合公司发展要求。发票信息直接经过税务系统核验，避免人工核实误差。在报销过程中，管理人员不能更改报销人的信息，只能进行审核通过或退回操作；同时，财务人员在稽核时，稽核金额与报销金额分开，财务人员只能修改稽核金额，使得数据更为真实准确。

4.财务职能转化

预算、报销制度的有效执行，审批流程的透明化，这极大地加快了员工的报销进度，使财务工作更加高效，把财务人员从复杂繁琐的工作中解脱出来，更注重分析和风险管理，实现了“核算会计”向“管理会计”的转型。

(二)消极影响

1.内部控制执行力不足，维护过程具有较大风险

G公司在完成信息化建设后，相关财务人员并没有进行明确的职责分工，在信息系统中会存在越权操作的现象。虽然系统日志可以记录每个业务的操作，但是对没有操作问题的业务不会有太多关注，这一过程就可能产生业务数据风险。财务人员需完成对整个企业财务流程的维护，系统权限一旦没有设置好，信息不对称产生的风险的可能性越大。

2.信息化内部控制的风险意识不高

G公司的会计信息化发展进程中，部分信息只能依赖于网络传输呈现。这在提升信息传输便利性的同时，也为信息安全带来了隐患。一旦网络安全遭到破坏，必然会导致企业的关键性信息泄露，对企业的资金以及财务管理效果造成巨大影响。结合G公司的内部控制体系来看，其对于会计信息化管控风险意识较低，虽然有IT部门，但是对服务器、数据库等基础设施的维护力度不够，相关人员对于信息化风险的严重性以及应采取的相应预防措施认识不到位。这为会计内部控制机制的运行造成巨大的风险。

四、加强内部控制的策略

(一)完善企业内部控制责任机制和规章制度

为了保障财务信息质量以及明确个人分工，可将系统功能进行进一步细化，减少差错和事故的概率。各个部门结合本部实际情况，制定科学、合理的岗位分工，以及相应的组织和管理规章制度，这些制度能在一定程度上实现内部控制在管理源头上的管控，以便于后期信息安全维护。

(二)严抓数据使用范围，提高数据安全性

首先，加强系统培训，培养风险意识；应重视信息系统的安全性，负责信息安全的技术人员应配置好计算机的软件和硬件，并安装安全防火墙及杀毒软件，保护计算机操作系统的安全。其次，对系统的安全性开展持续监督和单独评估，并按周期出具评估报告。对报销的单据和会计凭证信息进行不定期抽查，如果发现问题及时上报，将责任追踪到个人，设置奖惩机制并及时采取措施。

五、结语

网上报销系统的使用，极大地提高了报销效率，全流程的管控跟踪，融入预算管理和内部控制制度，有效促进了业财融合的进一步发展。G公司网上报销系统的运用缩短了财务工作人员的人工核查时间，同时提高了数据精确度，实现财务人员的职能转变。网上报销系统为内部控制带来积极影响的同时，也有一些负面影响，应正确看待信息化带来的机遇与挑战，积极应对，完善内部控制制度，加强企业内部人员培训和监督，让信息化为企业发展更好的添砖加瓦。