档案数字化及安全保密控制的对策

于广含

（黑龙江省齐齐哈尔市依安县依龙镇政府，黑龙江 依安 161520）

档案数字化是在科技水平不断发展的基础上所产生的新型档案管理模式。我国的档案数字化最初起源于上世纪80年代，在经历了多年的发展之后，由于科技水平不断提升，档案数字化也在大范围普及。档案数字化，实则上就是将原有的档案信息由纸质转变为电子档案，并且借助计算机技术和网络技术展开档案资源管理的过程。在先进技术的作用下，档案信息的获取效率以及处理效率得到了有效的提升。同时，档案服务功能也在不断扩展。考虑到档案信息安全性会受到一定威胁，相关档案管理人员应加强对安全保护控制措施的研究力度。

一、档案数字化和安全控制的内容

（一）档案数字化的主要内容

档案数字化要想发挥其自身在档案管理中的重要作用，就必须选用正确的质量控制方法。通过提升档案数字化效率和优化档案管理环境，促进档案管理工作的高效开展。为了实现上述发展目标，应首先分析档案数字化的工作原则和方案内容，并且对实际的工作流程进行有效规范。其次，做到对数字化档案管理软件的合理选用。在充分分析档案管理服务需求的基础上，合理选用档案管理软件，保证数字化档案工作的高效开展。

（二）安全控制内容

档案安全管理工作的主要内容是建立档案安全工作制度，明确档案安全管理目标，赋予相关人员档案安全工作责任，注重设立档案安全工作方案，防止因为档案管理设备和软件造成的泄密问题，档案安全管理工作还要加强对相关人员的培训，注重对进入档案系统人员身份识别，并且围绕着软硬件环境，进行必要的安防系统建设，保证档案操作环境的有效。

二、档案数字化质量控制方法

（一）增强档案管理人员的综合素质

档案管理人员作为具体档案管理工作的直接参与者，其自身的业务能力与管理能力将直接关系到档案管理工作的质量。为了实现提升档案管理效率与管理质量的目标，就必须从增强档案人员的综合素质方面入手。要求相关部门应加大对档案管理工作的投入力度，积极引进优秀的档案管理人才。要求其除了要具备档案管理专业能力外，还需要掌握一定的信息技术和计算机技术，确保档案数字化工作的有效落实。在上岗之前，还应实行岗前培训，围绕档案管理相关的技术和内容展开岗前培训工作，全面提升档案管理人员的综合素质能力，使档案数字化工作的开展得以有效推进。

（二）明确数字化档案管理方案

围绕着档案管理数字化的基本要求，解决好当前档案管理数字化建设中存在的实际问题，必须制定完善的档案管理数字化的工作方案。首先，完善档案管理数字化发展建设的目标，注重实现总体目标与阶段性目标的科学设置，根据单位的实际软硬件实力，明确档案管理数字化发展的科学理念。其次，注重制定细致有效的档案管理数字化工作的制度，解决档案管理数字化中存在的问题，实行档案管理数字化的标准化，全面提高档案管理人员的操作标准，切实满足档案数字化运行的质量要求。

（三）构建档案管理的数字化系统

做好档案管理数字化工作，必须完善档案管理数字软件系统，充分依靠先进的专业软件，全面提高档案管理工作的质量水平，切实发挥出档案管理数字化的实用功能。首先，通过先进软件系统实现档案数据信息收集、存储和检索工作的高质量目标，有效防止和提醒档案管理人员发现档案数据信息中存在的格式、数据等方面的错误。其次，全面提高档案管理人员的工作效率和工作质量，通过先进的软件系统进一步减轻档案管理人员的工作压力，使档案管理人员可以更精准的围绕着信息化软件进行档案数据的操作和有效管理。

三、档案安全保密控制对策

（一）合理应用安全保障技术手段

为了实现数字化档案安全保密的目的，应采取合理的安全保障技术手段，降低档案数据信息丢失和数据被破坏的几率，从根本上提升档案管理工作的可靠性。主要可以通过优化档案管理软件系统的方式，提升档案管理过程的安全保密性。此外，还可在系统内部增设防火墙和加密系统，实现对安全性要求较高数据的安全防护。在计算机系统内部建立内网，对外界网络环境进行有效隔离，可起到防止外界攻击影响和信息篡改的问题，对于提升档案数据信息安全性具有积极作用。

（二）落实安全管理制度

做好数字化档案信息的管理工作，必须健全档案管理制度，明确在数字化环境中档案运行的基本程序和办法，通过落实各项具体责任制度，保证数据档案在安全的环境下科学的运行，这样才能全面提高数字化档案安全管理工作的效率。首先，明确数字化档案使用程序和安全防范的基本责任制度，对不同级别档案使用和管理人员加强必要的安全教育培训工作。其次，建立起涉密档案的保密制度，注重对保密档案的使用进行专门的审核，使保密档案数据信息只有封闭的环境下进行使用，从而全面降低档案泄密的风险。

（三）营造安全保密氛围

做好数字化档案的安全保密控制工作，必须形成良好的安全保密控制氛围，并且养成良好的操作习惯，这样才能有效降低档案泄密风险。首先，加强档案管理与使用者的安全教育，具体应当加强档案管理人员和使用人员安全保密技能培训，围绕着档案管理和使用中容易出现的泄密问题，对档案相关人员进行必要的警示教育，从而提高档案保密和安全管理工作效率。其次，形成良好的档案保密工作文化氛围建设，树立档案管理人员的安全保密理念，使档案管理人员具有良好的档案安全保护意识，注重加强档案安全工作的检查，实现对档案数据的有效安全操作。第三，围绕着档案安全工作形势进行针对性的补足，根据档案管理和数字化环境形势，及时做好相关的漏洞更新和病毒的查杀工作，保证提供良好的数字化档案的运行环境。

结语：目前我国档案数字化水平已经有了很大提高，但是档案数字化的整体质量水平不高，档案安全问题较为严重，还必须根据实际档案工作需求，解决当前档案工作存在的问题，全面提高档案数字化建设的效率。