新时期企业人事档案管理的深化和创新

杨梅

（湖北省地质勘查装备中心，湖北 武汉 430034）

人事档案与财务概况等文件有一定的差距，市场经济体制改革后，企业用人观念、职工工作观念发生了巨大变化，员工流动率很高。通常，传统的文件管理方法很难适应企业人员文件管理的需求。在新情况下，企业应认识到人才档案管理中存在的各种问题，积极改革和完善创新管理方法，更好地服务于人事管理，促进企业及其员工的发展。

一、新时期企业人事档案的作用及管理重要性

（一）企业人事档案的作用

1.企业人事档案是实施人才强国战略的需要

完善企业人事档案管理是党和政府了解企业人才队伍的状况，社会人才需求的分析，企业人才成长模型的探索，企业人才发展规划的研究，企业人才工作政策的制定，保证人力资源安全和企业人才管理水平的提升，这是一项重要的基本性工作，大力实施人力资源开发振兴战略是其中的重要组成部分。

2.企业人事档案工作是积极探索人事制度改革的重要依据

加强企业和业务人员档案管理人员配备机构的发展，探索建立公开可用的公共人员档案管理服务系统，以及进一步消除流动在城市和农村地区，部门和行业，身份和所有权的限制，以及在政府部门和企业之间进行沟通的渠道，公共和非公共组织之间以及不同地区之间的人才流动渠道形成了更加灵活的人才体系和丰富的人才工具。开发企业人事档案的实践证明，可以实施社会化人事档案管理，使企业员工从“单位人”向“社会人”的转变成为可能。同时，企业人事档案是国家工作档案制度的一部分，企业人事档案管理制度的改革也可以为国家人事制度改革提供经验。

（二）新时期企业人事档案管理重要性

1.企业人事档案管理对企业的重要性

只有通过对企业的人事档案进行专业的数据分析，我们才能充分了解每个员工的基本情况。只有客观地评估每个员工的综合技能，才能做出最正确的管理决策。一旦员工升任新职位，他/她就可以跳过渡期，迅速进入员工的工作环境，提高工作效率，档案管理工作的目的是单位人力资源的管理、开发服务，以调动干部和员工的积极性。

二、企业人事档案管理工作中存在的问题

（一）企业人事档案的管理内容陈旧，管理方式落后

当前，人事档案的内容非常单调且过时。企业人事档案仅记录员工姓名，年龄和性别的基本条件，个人史料记载较多，但实际资料并不完整。它不能反映个人的专业和特征，它对企业人才的选择、培训、评价作用不大，不能对各方进行全面评价，不能满足人事管理的需要。在人事档案管理中，不论政府机关、企事业单位均采用统一的格式，统一的分类和统一的托管管理。管理风格很简单，该系统非常传统，没有先进的信息管理方法。

（二）传统的人事档案管理体制不适应新的形势

中国现行人事档案的管理，特别是企业人事管理制度的改革，与现行制度不相容，无疑落后于发展社会主义市场经济的要求。这种管理模式不再符合当前政治民主化进程的要求。传统的企业人事档案管理缺乏信息管理的概念，人事档案管理方法明显落后，无法满足现代化的要求。

三、企业人事档案管理问题形成的原因

（一）企业领导对人事档案管理不够重视

在许多企业中，人事档案管理没有引起足够的重视，企业领导角色在人事档案管理的重要性和公司不够了解，他们总是认为人事档案管理不属于公司整体发展经营的一部分，也不能带来可观的收入，因此越来越不重视对公司人事档案的管理，这不包括在企业总体战略的规划中。

（二）多数企业人事档案利用程度不高

企业人事档案管理的作用还没有得到充分的发挥，对于人事档案管理人员，无论是人事档案信息的收集和归档，在现阶段的企业人事档案管理也显然有些过度强调保密和忽略的现象，使用档案意识薄弱。尽管在某些企业中也使用了人事档案，但是其范围和功能的使用可以忽略不计，管理人员仅参考人事档案中员工的基本个人信息，而不会进行深入评估和评估深度。该问题直接导致企业人事档案资料利用率低下，人事档案功能无法得到更好的发挥。

四、新形势下企业人事档案管理的建议

（一）注重人事档案管理工作，在企业加大力度宣传相却念

人事文件属于单独的文件，包括干部文件、员工文件等。文件内容可以反映员工的整体历史记录和当前状态。因此，许多业务经理将人事档案作为了解和雇用员工的重要依据，它与公司的运营和发展紧密相关。因此，管理人员应高度重视，并将人事档案管理纳入公司的长期发展目标。通过小组会议或业务指导，有关部门可以尽快了解收集人事档案的范围，增强责任感，主动与人事部门积极协作，做好收集作业，并尝试扭转文件管理混乱的现状。

（二）努力提升人事档案材料利用效率

人才是企业发展的根本，健全的人事档案、科学的档案管理对于企业员工的升职、企业的人员调动都有着十分重要的意义。因此企业在实际的人事档案管理工作中应结合企业的实际需求，根据企业员工的工作岗位增加一些能够反映员工个人能力的资料，更符合当前人事管理工作的需求，也可以有效地提高人事档案的利用价值，比如个人的基本信息、学历证明、学位证明、专业技术资格任职材料之外，让用人单位能够更加清晰的了解员工的个人情况，为企业的人事调动等决策提供依据。

人才是企业发展的基础。健全的人事档案和科学档案的管理对于促进员工晋升和企业人事调动至关重要。因此，企业人事档案的实际管理应结合企业的实际需要，根据企业员工的工作情况，一些信息可能反映出个人的能力，这更符合企业当前的管理要求，也能有效地提高人事档案的利用价值。

结束语

人事档案管理是企业档案管理的重要组成部分。随着经济形势的不断变化，企业人才的不断增加，人事档案管理等问题不断出现，严重影响企业的发展。因此，企业档案工作者必须与时俱进，提高文献管理的科学性，不断总结经验，提高文献管理的有效性，提高服务水平。