人事档案信息化管理模式的实现与保障研究

谭欢

（广西电网有限责任公司，广西 南宁 530000）

人事档案记录了一个人的发展和成长经历，是一个人最重要的信息，是最重要的记录，也是国家和单位选拔人才的重要依据。随着网络信息技术的飞速发展，信息技术已经成为改善人民生活质量、提高单位经济效益，提高整个社会劳动生产率的重要战略资源，顺应时代发展，用新型的数字化人事档案代替原有的纸质化人事档案既可以有效提高人事档案管理的效率，又能有效提高人事档案的管理水平。

一、新时代对国企人事档案工作的新要求

2015年，中共中央组织部下发《干部人事档案造假问题处理办法（试行）》，自2015年11月18日起施行。中共中央办公厅于2018年发布《干部人事档案工作条例》，自2018年11月20日起施行。中共中央组织部的一系列文件总结和吸收了党的十八大以来严格管理干部人事档案工作的新经验、新成果，规范和完善了制度机制、内容建设、日常管理、利用审计和纪律监督为各级干部人事档案工作的国家在未来时期档案工作提供基本遵循。我们各级组织人事部门和广大干部人事档案工作者应以高标准和扎实作风认真做好干部人事档案工作。中组部副部长姜信治同志在全国干部人事档案工作会议中对新时代干部人事档案工作提出了六点要求：第一、要持续加强档案审核和内容建设，确保真实准确、全面规范、鲜活及时。第二、坚持主动用档、科学用档、有效用档，更好服务高素质专业化干部人才队伍建设。第三、要持续用力，巩固和拓展专项审核成果。第四、要健全从严管理档案工作体系，扎紧织密制度“笼子”。第五、要加快推进干部人事档案管理信息化建设，以信息化助推科学化。第六、要夯实基础、建强队伍，为提高档案质量和管理水平提供有力保障。

二、人事档案管理信息化的作用

（一）节约管理成本

人事档案作为重要的人事文件资料，往往需要有专门的房间存放。房间要防火、防潮，更要防盗、防人为损坏。日常工作中，要定期整理、清点，如果遇到变动档案还需要改变存放地点，要搬运到其他地方，不仅工作量大增加，还会增加人事档案丢失、损坏的风险。而电子化的人事档案则不同，只要将其存在两个不同位置的电脑中，又可以保护档案信息的安全。近些年随着互联网技术的近一步升级，将人事档案信息存在网络上，同样可以保证信息的安全。

（二）减少管理漏洞

经过信息化处理的人事档案，是由电脑软件和人来共同控制的，通过合理的软件设计可以让人事档案的管理更加严密、审批程序更加科学。人事档案记录着人过去的学习生涯及职业发展，对一个人的未来职业发展至关重要，因此总有人试图通过各种方式来清除自己过去经历中的一些污点、夸大过去的成绩，因而会滋生人事档案管理上的腐败及其它不良作风。而电脑软件是设计好的，很多设定并不是操作人员可以随便就能改的。有些地方操作人员是能修改的，但也往往会有相互的制约，从而形成管理上的制约。此外，电脑日志还会记录下操作人员的每一步修改，因此，如果真有不法事件发生，相关责任人也能被顺利找到。这样就能在人事管理的程序上减少管理漏洞、降低人为因素的干扰，从而提高人事档案管理的质量。

（三）方便档案查找

电脑及软件具有查找的功能，不仅查找的速度快，而且查找得非常彻底，不会有任何遗漏。人事档案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能来进行查找，既可以通过查找姓名，也可以通过查找“身份证号”“职级”“工作单位”等来查找。智能查找的速度快、质量高，因此能大大地提高人事档案管理的工作效率。

（四）实现数字档案网上转递，全面盘活档案资源。

随着我国经济的快速发展，单位间的交流、单位人员的流动日益频繁，人事档案的转移、单位间的人员合作越来越多，档案资源从分散利用到共享共建的变革过程。数字化的人事档案即查即用、传输方便，因而人事档案信息化建设有助于不同单位间人事档案资源的快速传递，有助于提高档案资源的利用率，有助于推动干部人事档案工作转型升级、提质增效。

三、国有企业人事档案信息化管理创新研究

（一）增加人事档案类别与内容

单位人事档案材料主要由各部门提供，个人简历由个人直接填写，经审核后进入档案。这样的材料内容很固定，不能体现个性化的特点。这就需要利用互联网平台，拓宽物资收集渠道，使物资收集类别更加丰富，内容更加充实，从而真正体现国有企业人事档案的作用。首先，我们应该充分发挥互联网在采集方式上的优势，改变传统的单一采集方式，采用360度信息采集的方法，在我的亲人、领导、同事、下属、客户和学生等方面。收集信息，不存在片面的问题。第二，增加信息收集的类别和内容。过去，国有企业的人事档案存在着突出不足、忽视现实的问题，不能充分反映个人的综合素质。在信息时代背景下，有必要重视人事档案凭证的价值，反映个人的信用状况和健康状况，包括个人纳税、违纪考试、信用卡记录、合同履行情况等。健康状况应包括家族史、既往史、心理健康等。国有企业可以利用360度采集的方法，将上述分散的信息进行汇总。

（二）建立监督机制，定期清理档案内容

传统人事档案的真实性和完整性还不够，主要是由于知情权的缺失，使得人事档案很容易被人为更改，无法及时更新，同时又缺乏监管，影响了人事档案凭证和信息的价值。在信息时代，过去的闭塞状态已经改变，国有企业的人事档案不再是“信息孤岛”。为了体现互联网在人事档案部门与当事人之间的第三方监督作用，人事档案中的很多内容都可以发布给档案本人和其他人。此时，应发挥互联网第三方监管作用，避免随意添加和删除人事档案。案件的信息。互联网应该加强公共人事档案信息之间的联系和纪律监督部门监督工作到位，同时注意人事档案在个人发展和企业工作中的作用，定期识别、整理人事档案的内容，及时补充新材料，删除错误的材料，所以国有企业可以获得完整的人事档案。

（三）加强人事档案安全管理

信息技术为文件管理提供了更加快速、高效的方法和手段，但也严重影响了文件管理的安全性。现阶段，一些单位在开展档案信息化建设过程中缺乏安全意识，容易导致档案信息的泄露和丢失，造成的损失是巨大的。同时，在保存电子文件时容易忽略更新版本存在的不可读性和不兼容性，以及存储材料和载体容易损坏的问题，宝贵的文件信息资源往往丢失。在管理的过程中，重要的是要认真研究人事档案管理的相关政策和严格定义的各种信件同时，电脑的加密函数应该正确使用，一般数据库的数据应该基于许可的分类和加密加密系统，和归档数据的机密性和利用率之间的关系应该正确处理。既要摒弃不思进取、克服稳定的保守观念，又要避免强随意性、无边界的观念。此外，电子档案对保存方法和保存环境有很高的要求。管理者应注意防病毒、防辐射、耐高温、防潮，大力研究档案材料的安全性，做好电子档案的第一时间备份和维护工作，做好电子档案和纸张的工作。认真处理档案之间的关系，确保档案的完整性和安全性。

（四）提升档案管理人员综合素质

人事档案信息化管理是人事档案管理的发展趋势，在这方面国有企业应当顺应趋势积极创新，在人事档案信息化管理人员的招聘和培训方面应当，按照专业的档案培训方式进行，而不能将就以专业水平不高的进行培训。要定期组织人事档案管理人员考核机制，不断推动人员进行自身创新，提升自身能力，适应档案管理的专业需求。同时，在人员的技术操作方面，应当掌握并熟知计算机的程序操作和信息管理技能，也要进行技术防护和网络安全等方面的教育，不断提升技术人员对人事档案信息管理系统的修复和升级能力，为信息的安全管理和网络病毒检测奠定基础。在人员的身份识别方面学校也要进行考虑，应当对人事管理人员进行身份鉴定，对进入密码的访客进行信息登录，以促进系统的高效进行。

随着经济体制的不断改革和深化，国有企业的产业在更大范围内具有较强的竞争力。由此可见，做好国有企业人事档案管理工作具有十分重要的意义。随着我国经济建设的不断加快，科学技术水平也有了很大的提高。在信息时代背景下，国有企业应注重人事档案管理的创新，在提高工作效率和质量的同时，减少资源浪费，实现市场竞争力的不断增强。