当前档案管理存在的问题及对策

2019-12-18李辉

魅力中国 2019年42期

李辉

（重庆市黔江区留置中心，重庆黔江 409000）

一、当前档案管理工作中所现存的问题

（一）档案管理人员对档案管理工作重视程度不够、现代化意识薄弱

长时间以来有些领导干部以及普通工作人员对档案管理工作存在一定的误区，普遍认为档案的相关管理工作就是对档案的有关材料进行简单的抄写、保管等简单的技术含量很低的操作，并没有将其视为单位的主要工作来认真对待和处理，认为这样的工作内容跟并不会给企业带来经济效益的提高，因此只要是不丢失、不泄密、能够及时处理档案的外调、查档就可以。这种对档案管理工作的懈怠和轻视表明了工作人员对档案工作的认识不够清楚、缺乏一定的了解，单一的采用传统的方法已经无法适应当前的社会发展。

（二）档案管理工作人员的素质水平不够高、缺乏现代化管理人才

目前在我国很多档案管理工作的相关人员自身的专业素质水平比较偏低，尽管已经有了专业的部门和比较稳定的工作团队，但是随着我国经济、科技以及信息的飞速发展，很多工作人员没有跟上时代的发展速度，缺乏现代化的科学管理知识和技能，能够做到真正对档案内容进行了解并科学运用当前我国现代化信息技术和信息设备的专业人才不多。

（三）档案管理工作缺乏规范性

根据调查数据结果显示，当前我国的一些企事业单位的档案管理中存在比较多的问题，亟待解决。例如档案号缺乏规范性，组卷混乱，案卷的标题完善程度不够。

档案管理工作是一项科学的系统工程，不仅仅是几台信息设备使用的问题，而是需要相互协调多方面的制约因素构成的总体目标，因此需要相关领导给予重视和配合，做到与时俱进。

（四）管理力度不够，管理水平较低，管理措施落后

首先很多工作人员对档案的管理要求、档案管理意义、档案里面的材料收集、整理、归档和装订等工作缺乏了解，档案的收集意识欠缺。而且存在大量的档案兼职人员，对档案管理工作缺乏责任心，投入的精力不够，最多的日常事务就是将档案资料放入档案盒或者将其从档案盒中取出，没有科学的整理归档工作，严重制约了档案的管理水平。甚至存在一些档案材料不准确不真实的情况发生。

（五）档案管理室的设备不足

对档案进行科学的管理就需要配备一定的硬件设施，但是目前我国的一些单位缺乏必备的硬件条件，有的档案室阴暗潮湿，很有可能导致随着时间的推移没档案材料发霉、虫蛀，严重影响档案材料的整洁性、完整性；一些单位缺乏必备的刀、夹等工具用品；有些单位只是有简单的可移动档案柜，但是没有配套的软硬件设施。

二、档案管理工作的应对措施

（一）转变档案管理观念，重视档案管理工作

倘若有匹配的现代化管理设备，但是没有匹配的理念依然无法改变目前传统的根深蒂固的管理措施，无法打破观念的滞后性以及管理发展的先进性之间的矛盾。因此首先应该让管理工作人员树立先进的科学管理思想，掌握扎实的科学理论知识，采用与之相匹配的管理方法、组织行为、手段，最终达到科学高效管理的目标。

在档案事业的发展过程中应该着重优化档案工作人员与我国现代化建设相统一的思想，加强科学管理观念。重建与时代发展相适应的档案意识，改变传统的等客上门、轻档案利用、封闭的管理思想，变被动为主动、变封闭为开放，切实满足目前我国社会发展的需要。

（二）加强专业人员的人才培养

若实现对档案工作的现代化管理，就应该培养现代化的管理人才，让其掌握扎实的科学技术手段和先进的管理方法，解决人才这一重要影响因素。档案的相关管理干部不仅仅具备必要的吃苦耐劳精神、为人民服务的精神，还应该具备与时代发展相匹配的知识结构、智力水平以及管理能力。传统的管理工作大多更重视抄写、装订、保管等被动工作内容，现如今应该熟练掌握电子文件技术、网络技术、数据通信和共享等技术，只有这样才能更好的适应现代化管理工作。更新档案工作人员的知识结构和知识储备、专业技术手段，为我国档案管理培养新一代的专业型人才。

目前我国的档案管理现代化正在不断深入，包含思想意识、操作技能、知识素养，档案工作人员素质水平的整体提高无疑会为知识经济的发展奠定坚实的基础。

（三）实现档案标准化、规范化管理

档案管理工作没有统一的标准、不规范，就无法实现档案管理的现代化发展。只有实现档案管理工作的标准化和现代化才能够有效防止档案的重复、混乱无序的现状。在档案管理工作中，各个工作人员对档案工作的认识具有一致性，只有这样才能让档案管理工作具有更广阔的发展和提升空间。与此同时还应该为档案管理工作制定一定的标准，学习广泛的知识，进一步充实档案管理学。

（四）加强现代化管理水平并完善赶礼措施

档案管理现代化水平的实现并不是一朝一夕的事情，而是一项持久战，在整个过程中应该有效处理档案的手工操作内容和现代化手段操作内容。在档案管理工作的基础内容例如文件的鉴定、验收、案卷整理等方面，主要依靠手工操作，切记不能因为现代化的管理就放弃传统的手工操作内容。因此在积极引进新技术的同时要重视与传统技术的有机结合。

（五）硬件设施、装备的现代化

尽管我国现代化信息水平有了很大的发展，但是在档案管理工作方面对现代化信息技术手段的应用依然不尽人意，因此在树立信息资源管理意识的前提下，应该加快对现代信息技术的应用。及时为档案管理工作配备必要的硬件设备，例如足够数量的计算机、互联网、扫描仪、光盘刻录机等办公设备，因此工作人员实现档案数字化管理，提高办公的工作效率和精准率。