事业单位档案管理中融入信息技术的现实意义探讨

2019-12-18刘静

魅力中国 2019年42期

刘静

（武汉商学院，湖北武汉 430056）

引言

事业单位档案管理工作对于事业单位的发展有着重要的作用，但是目前很多档案管理工作人员没有意识到其重要性，导致信息化建设落后，影响事业单位档案管理水平的提升。所以，我们需要科学合理的利用信息技术，建立完善的档案管理体系，加强对档案管理人员的技能培训，从而保证事业单位档案管理信息化建设的顺利进行。

一、事业单位档案管理信息化建设存在的不足

纵观我国大部分事业单位的工作及发展历程不难发现，档案管理工作始终没有受到关注，甚至有很多事业单位的档案管理人员自身也没能认识到本职工作的重要性，认为档案管理与事业单位长久发展毫无关联，以至于他们在工作中得过且过、对待档案问题睁只眼闭只眼，这种问题十分常见，想要提升信息化建设的效果就更是难上加难。想要促进事业单位档案管理工作的进步，借助信息化技术优势势在必行，但是信息化在很多事业单位的建设中也没能得到落实，许多事业单位的档案管理工作方法今天仍然停留在过去的层面上，手段不够先进且管理模式较为落后，智能化水平十分有限，这显然不利于档案管理工作的进步。众所周知，事业单位档案管理的主要对象就是单位经营发展的数据信息，假如不能尽快的引进信息管理系统，那么这些重要的信息和数据就存在泄露的风险，整体的管理速度也比较低。在这种情况下，将事业单位的档案管理工作与信息化技术相结合，可以说是提升事业单位的档案管理工作质量的有效渠道。

二、在事业单位档案管理中融入信息技术的几点建议

事业单位的档案管理工作本身存在一定的复杂性，想要妥善的做好一系列管理和调用存在一定的难度，稍有不慎就会出现工作质量的问题，而引进信息技术正是解决这些问题的有效手段。具体来说，在事业单位档案管理中融入信息技术可以从以下几个方面入手：

（一）强化人员培训

事业单位档案管理工作之所以迟迟得不到进步和发展，主要是受到了工作人员专业能力不过关的影响，很多档案管理工作者对信息技术的了解不够充分，这使得信息化建设举步维艰。所以说，在今后的发展中不断提升档案管理人员的信息化能力十分重要。具体来说，需要选择一些信息技术过关、对档案管理有所了解的人员作为档案管理工作团队的主要组成人员。另外，一些条件允许的事业单位也可以聘请专业的专家进行讲座，引导和帮助档案管理人员更好的理解信息技术、理解信息技术与档案管理的重要性。除此之外还需要提升档案管理部门的进入门槛，提升对待入职人员的考核力度，除了要拥有常规的工作能力之外还需要对信息技术有深刻的理解和优越的应用能力。

（二）建立完善的信息化体系

事业单位的档案管理工作绝非易事，所以说无论进行怎样的调整和尝试最终的目标都是一样的，那就是通过对工作方法的调整提升事业单位的档案管理质量、提升档案管理工作的效率。在今后的发展中，事业单位必须要依托于信息化技术建立健全档案的管理体系，借助信息技术具有的诸多优势和长处，解决过去档案管理工作中存在的一系列问题。具体来说，就是要不断提升信息管理体系建设的资金投入、加强硬件设施的建设力度，从根本上为档案的信息化管理提供支持。除此之外，还可以利用信息化技术建立管理工作平台，让一些对信息化档案管理认知不足的工作人员能够更加直观的认识到信息化的重要性，引导他们对信息化技术进行学习和探索。

（三）保证信息化工具的精准选择

为了尽可能的提升事业单位的信息化档案管理质量，我们还需要尽快推动事业单位的档案管理综合发展。从实际工作中我们可以发现，目前仍然有一部分事业单位的信息化建设不到位，致使档案管理工作的效率迟迟得不到提升。为解决这一问题，在未来事业单位的档案管理系统开发工作中，必须要根据事业单位发展的实际状态以及档案管理的具体情况，确定最适用的信息化管理工具，同时结合实际工作中遇到的使用问题进行一定的调整改进，保证事业单位档案的保存和调用便利性，解决档案管理存在的诸多风险，最终达到提升档案利用效率的目标。

（四）结合经营条件确定信息化建设策略

事业单位的信息化技术应用是一项庞大的工作，因此想要将之与档案管理工作进行完美的结合，就必须要建立健全行之有效的控制模式，增强信息技术应用的效果，让信息化办公达到最佳状态。具体来说，要根据事业单位的经营运行状态制订资金应用及预算方案，明确技术应用能够达到何种水平，制订一个符合实际情况的信息化建设计划。如果事业单位经营情况比较好资金比较充裕，那么就可以选择购买专用的服务器以保存和管理档案内容，同时也可以建立健全数据库为后续的查找和调用做好准备。反之如果事业单位的实际情况并不乐观，或者是待处理的数据量比较小，就可以选择租赁服务器完成档案信息化管理的建设，根据本单位的信息类型等选择最佳的云服务商，从而保证档案数据在信息化设计的过程中不会出现丢失和损坏等问题。当然，除了根据经济状况确定建设方法之外，也要积极主动的争取外来资金的支持，打开信息化建设及档案管理方面的融资大门，适应现代化的发展模式。