成人教育成绩电子档案的管理与应用研究

王昢

（钟山职业技术学院，江苏 南京 210049）

所谓成人教育，是指一种有别于普通全日制大学教育形式而且专门针对成人的教育，参加成人教育不受年龄和性别限制，只是让报考成人教育的人能通过学习不断提高自身专业能力，从而更好地融入到社会之中。也正是因为成人教育的办学形式、教学制度和培养层次存在巨大差异，在进行成人教育成绩电子档案管理的时候也会遇到一些问题，这就需要管理者能用针对性的方法解决问题，促进成人教育成绩电子档案管理的发展。

一、电子档案的特点

（一）信息的储备量大

电子档案是以数字的形式记录各种档案信息，以计算机的读取、储存和传输，让整个电子档案信息流动起来，而且正是因为这种存储形式，让计算机中可以存储大量的电子档案信息，管理者还可以通过对数字形式档案的修改来不断更新电子档案信息，从显示器或者纸质展现出来的信息只是电子档案输出的一种形式，具体该以什么方式进行展示还需要根据实际情况进行调整，确保能将电子档案的优势展现出来。

（二）依赖计算机工作

电子档案信息全部都存储在计算机上，而且还需要通过计算机进行传递，但同时，计算机本身的系统完整和安全是让电子档案保存完整的前提，如果计算机出现了安全问题，也会无法顺利读出电子档案内容，而如果完全离开计算机的硬件和软件系统，电子档案就将不复存在[1]。所以要想快速且有效的开展电子档案管理工作，首先就要做好计算机的防护工作，让电子档案能够为成人教育成绩服务。

（三）高度的信息共享

电子档案的信息丰富且容量大，在网络的大环境下，电子档案的传播速度快，在短时间之内就能实现信息共享，和以往的档案管理方式相比，在相同的时间里，电子档案能储存更多的资料，而且在进行信息对接的时候，也能通过计算机快速找到所需电子档案，更能利用计算机开展电子档案数据对比，这样不仅能够节省电子档案管理的时间，还能加强电子档案管理准确性，提高整个电子档案管理工作的质量和效率。

二、电子档案管理的优缺点

（一）电子档案管理的优点

首先，因为电子档案是以数据的形式记录信息，相对传统纸质档案记录方式来说，它可以用更小的空间存储更多成人教育成绩信息，在信息储备量上有很明显的优势；其次，电子档案可以通过计算机搜索、整理、更新来进行管理工作，不会像纸质档案需要人力进行管理，电子档案只需要利用计算机调出成人教育成绩信息，再根据整理需要对信息进行细化处理，以此来提高电子档案管理效率；最后，电子档案管理方式快捷，管理者可以通过计算机快速调出电子档案内容，并对成人教育成绩电子档案增加标签和备注信息，方便管理者进行阶段性成人教育成绩的评估和下阶段教学目标制定工作。

（二）电子档案管理的缺点

电子档案的缺点主要是过于依赖计算机所致，成人教育成绩电子档案信息集中在计算机上，如果计算机出现了任何问题，都可能会导致大量电子档案信息的丢失[2]。具体来说，学校普遍对电子档案信息的安全性认知度较低，也没有设置访问电子档案信息的权限，这就有可能存在信息被盗用的风险，甚至一些重要的管理步骤还需要人为控制，如果管理者对电子档案信息管理方式理解不到位，就可能会出现一些工作纰漏，成人教育成绩电子档案管理缺乏规范性，就会影响整个电子档案管理的发展。

三、成人教育成绩电子档案管理现状

（一）电子档案管理工作量大

由于从社会各领域来参加成人教育的人数较多，整体成人教育成绩电子档案工作量较大，但是参加电子档案管理的人大都是兼职，本身就缺乏对档案信息管理的认识，也没有电子档案信息管理的实际经验，在进行成人教育成绩电子档案管理工作的时候就可能遇到很多问题。即使有管理者会根据传统的档案管理模式开展管理工作，但是这个管理制度并不符合电子档案管理的需求，管理者无法结合实际情况进行创新管理，也就会影响整体成人教育成绩电子档案管理的发展效率。

（二）电子信息化的程度较低

受到传统档案管理模式的影响，管理者在进行成人教育成绩电子档案管理的时候还存在一些认知错误，他们没有意识到电子信息化管理的重要性，只是将计算机当做输入和打印的工具，还是会在人工计算并完成复核之后再手动输入档案资料，整个信息化记录的程度较低[3]。这种管理方式不仅会耗费大量的人力和物力，还会造成计算机资源的浪费，更无法在短时间之内完成成人教育成绩电子档案信息的更新工作，延长电子档案的管理周期，也无法达到电子档案管理的预期效果。

（三）管理者的专业化水平低

虽说是电子档案管理，但管理者依旧发挥着重要作用，就算是通过扫描录入数据的方式，也需要管理者能掌握各种录入设备的用法，但是就目前这个阶段来看，管理者的专业化水平较低，没有意识到用电子档案开展成人教育成绩管理的重要性，而且由于自学管理机构也没有和成人学校保持一个良好的沟通，很多成人考试的信息不同步，管理者也没有找到优化电子档案管理的方法，导致成人教育成绩电子档案管理效率低下。

四、提高成人教育成绩电子档案管理有效性的措施

（一）提高成人教育成绩电子档案存储的准确性

在进行成人教育成绩电子档案管理工作的时候，要注意定期对计算机进行网络维护，既要保证电子档案的安全性，还要让计算机能在最好的状态下开展电子档案管理工作[4]。具体来说，可以将成人教育成绩电子档案按照地区进行分类，且不同地区的电子档案用不同的计算机进行汇总，派专人对其进行管理，并及时按照当地政策对电子档案进行修改和更新，确保所有的电子档案管理措施都能符合当今时代的需求，在保证成人教育成绩电子档案完整性之后，专门设计一个查询成绩的校外网站，所有参加成人教育的人都能通过校外网站登陆个人账号查看成绩，只是这个成绩只有本人和管理者可以查到，同时，还一定不能出现电子档案信息泄露或者被篡改的问题，让电子档案的优势完全凸显出来。

（二）规范成人教育成绩电子档案管理的制度性

为了确保成人教育成绩电子档案管理能够顺利进行下去，成人学校就需要制定符合电子档案管理规律和现状的管理制度，还需要设立完整的成人教育成绩电子档案管理监管体系，以高效开展电子档案管理工作为学校发展的最终目标之一，并能在正确利用电子档案开展管理工作的基础上，最大化的实现资源共享。只是在制定完整管理制度的时候，还需要严格遵循成人教育成绩电子档案的管理流程，先要对成人教育电子档案内容有一个充足的了解，之后再根据档案的内容对各种成绩信息进行分类，由不同的管理者负责不同的电子档案管理，并对每个电子档案进行优化加密处理，在不断优化资源配置的过程中，让整个成人教育成绩电子档案管理能够获得更好的发展。

（三）加强成人教育成绩电子档案管理队伍建设

要想让成人教育成绩电子档案能够长期且有效的进行下去，就必须建立一支高素质的电子档案管理团队，这个管理队伍的每一个成员都需要有明确的分工，将所有电子档案的管理内容落实到每个成员上，并制定针对性的问责制度，就算出现在工作中电子档案管理问题，也能及时对应到管理者的身上[5]。与此同时，学校还可以外聘专业的成人教育成绩电子档案管理专家进行辅助指导，让管理者能够加深对成人教育电子管理的理解，并能在实际工作中不断提高自身管理能力，避免发生不必要的管理问题，就算在工作中遇到了难以解决的问题，管理者还可以单独询问专家，在专家的引导下思考解决电子档案管理问题的方法，形成一个系统的成人教育成绩电子档案信息管理思维方式，以此来提高整体成人教育成绩电子档案教学的质量和效率。

结束语：

综上所述，在开展成人教育成绩电子档案管理的时候，首先要让管理者意识到电子档案的重要性，在掌握电子档案管理特点和优缺点的基础上，用提高成人教育成绩电子档案存储的准确性、规范成人教育成绩电子档案管理的制度性、加强成人教育成绩电子档案管理队伍建设的方式，提高电子档案管理的质量和效率，从而促进成人教育的发展。