提升学院办公室行政管理效能的新思考

成梅

【摘要】为了提升学院办公室行政管理效能，应当规范办公室管理的有关工作，提高办公室管理的质量，以此才能确保办公室管理工作顺利开展。为此，必须要明确各个岗位的职责与工作范围，树立良好的管理理念，结合健全的管理制度，以此提升管理效能。此次论文主要探讨的是提升学院办公室行政管理效能的新思考。

【关键词】学院办公室 行政管理 效能

学院办公室是学院基础工作机构，主要负责学院教科研、招生就业、人财物的管理，以及对外交流、合作办学等有关工作。所以，有关管理人员应当具备一定的组织能力、传达沟通能力、办公信息技术应用能力等，以此保证管理工作的品质。

一、遵循规范性原则，强化学院办公室行政管理

行政办公室主要是由办公室主任、秘书、行政干事等组成。每一个岗位的工作内容都是不一样的，所以，员工正式工作之前都会接受专业的培训，引导员工能够顺利完成岗位的有关工作。比如，秘书人员需要了解学院的有关规章制度，应当运用这些管理条例，开展教学和行政管理工作。而办公室主任除了具有基本的业务工作能力以外，还应当具备一定的组织能力、协调能力和管理能力。总之，要想有效提升办公室行政管理效能，就应当明确各个岗位的工作流程和规则，要求相关工作人员自觉遵守有关的规章制度。首先，整合办公室的工作人员，强调分工不分家的工作理念，进行办公资源的共享。如办公室照相机的运用，只要与工作有关，任何一个办公室成员都可以暂时借用。其次，注意工作是否落实到位，控制不要出现越权行为。由于办公室工作之间都是具有一定关联性的，所以，每一项工作的落实直接影响到下一项工作的开展。如学院需要购买一台办公室电脑，行政干事需要在办公室主任的安排下，根据学院物品采购流程办理相关手续。而不是擅自做主，购买办公室的需求。最后，在工作中养成“补台”的习惯，多协调多沟通，形成合力，使他们意识到办公室所有成员是一个整体。

二、提升学院行政办公室的管理工作效率方法

1.提升责任意识

行政办公室主要负责学院教育教学、招生就业、对外交流与合作、学生和行政管理、后勤保卫、资金运工作等工作。每一项工作的质量直接影响到整个学院行政工作的质量。因此，相关管理人员应当增强自身的责任意识，保证每一项工作的质量。首先，有关人员应当加强自身的时间观念，保证各项工作落实到位，使得学院的管理部门能够第一时间掌握学院的动态信息。如学院评奖、学院评优等消息。其次，做好上传下达，需要上报的材料，应当及时完成，以免影响正常的工作程序;及时传达各类会议精神及组织学习相关规章制度，确保政令畅通。最后，办公室管理人员应当认真对待每一项工作，如果存在一些难以办理的工作，应当及时向领导上报，及时解决问题，不拖延不推诿。

2.提高服务意识

办公室管理工作的目的主要是为学院学科的教学科研和学生服务，为社会培养合格人才。所以，服务的对象是全体师生员工，主要是为教师和学生提供良好的教学、生活环境和热情周到的服务。要树立所有的部门都是服务部门、所有的岗位都是服务岗位、所有的人员都是服务人员、所有的工作都是为师生员工服务的“四个所有”服务理念，做到“人到心到”，切实为教学、为系部、为师生员工做好服务。比如，学院教职工申报课题时，需要办公室人员仔细检查，反复审核各种材料。

3.树立团队协作意识

学院办公室是一个整体，各个成员之间必须要相互合作，共同配合，完成每一项工作。首先，每一个办公室成员应当相互信任，在信任的基础上共事。对于需要办理的事务，应当相信自己的工作伙伴，如果存在问题，则要予以帮助，而不是落井下石。其次，应当相互勉励。办公室的每一个成员在工作中都可能遇到难以处理的事情，其他成员应当倾听这个员工的心声，及时关心和引导。最后，员工之间应当相互坦诚。这是做人的基础，也是与他人和谐相处的关键。如果办公室成员之间毫无诚信，在工作中是很难达到共识的。所以，必须要学生尊重他人，在遇到事件时，应当及时沟通和交流，在達成共识的前提下，进一步开展相关工作。

4.树立节约与效率意识

第一，应当树立绿色管理理念，尽可能节约管理成本，以此响应绿色环保的发展理念。为此，在办公室行政管理中，应当构建节约管理的理念，结合教育资源，打造低碳、环保的办公环境。比如办公室开会议时，可以采用网络投影的方式进行演示，在会议结束以后，将有关资料发放到每一个参与会议人的手中，如邮箱等，以此分享相关信息。以免应用纸张，造成“白色污染”。另外，对一些必须利用纸张打印的会议内容，可以使用双面打印的方式，再应用完之后，可以再次回收利用。第二，简化管理过程，提高整体管理的工作效率。在规范管理工作期间，应当注意优化管理程序，简化整个管理的办公流程，以此尽可能完成每一项工作。第三，构建档案管理部门。将处理过的事件信息一一分类，并整合，建立档案管理部门，将其进行储存和保管。比如，某学术活动的材料，科研成果的总结信息等等，都可以及时存储、归类和检索，以便今后合理运用。

5.树立危机意识

随着社会的迅速发展，制度不断更新，办公室每一个成员都应当与时俱进，跟随时代的变革，不断学习和创新管理的手段和方法，以此提升整体的管理效率。比如，在岗位设置中，教师职工薪资方面的调整，有些教师认为岗位调整，会影响自身的发展，要求学院管理部门给予一个说法。这时，行政管理的有关人员，必须要及时了解有关的政策，以及具体的发展方针，深入了解每一条有关的文件信息，为有疑问的教师提供具有说服力的解释。所以，办公室管理人员应当不断革新自身的管理理念，学习有关的政策和理论，不断提升自身的思想觉悟。并且，勤于关注时事热点，了解国家政策的变化。这样，才能及时跟上时代的发展，促使办公室的管理工作更好适应新时代的发展局面。

综上所述，为了提升学院办公室行政管理效能，就应当结合具体的管理情况，从管理原则，管理品质等方面，制定合理的管理策略，以此全面提升办公室管理的工作效率，从而促使学院能够持续健康的发展。

参考文献：

[1]刘秋澄.办公室行政管理效能的“三严三实”初探[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2017.