高校档案数字化管理的问题与措施探析

文/尹小莉

高校档案数字化管理，是顺应时代发展要求，提升高校管理水平的需要。数字化管理模式的合理应用，不仅可以有效地完善高校档案管理工作，还能够节约大量的人力资源，符合绿色发展理念。因此，相关技术人员和管理人员必须认清形势，及时解决该技术在应用中存在的问题，积极主动地推动高校档案数字化管理进程。

一、高校档案数字化管理的优势

高校档案数字化管理这一模式的应用，相对于传统高校档案管理模式，主要有以下三大优势。

1.节约人力物力和存储空间

在传统的高校档案管理模式下，档案的整理工作仅凭人力完成，工作量非常大，而且具有一定的复杂性，需要消耗大量的人力和时间，档案整理完成后也需要较大的存储空间进行存放。档案利用者在对档案进行查阅的时候，则需要用纸质版逐级申请审批，然后手动翻阅，最后管理人员还需要对档案的位置进行还原。这种情况下，很容易造成人力、物力和存储空间的浪费。而数字化管理模式下，管理人员对档案进行电子存档，存档工作完成后，不再需要重复整理。档案利用者查阅时，按照电子档案分级管理的限制，在自己允许的范围内查阅，也不再受时间和空间的限制。对于管理人员来说，只要做到档案数据信息一次性完整录入，就可重复利用，实现了档案资源共享。可见，高校档案数字化管理，符合我国目前坚持的绿色发展理念，是值得且必须推行的档案管理模式。

随着信息技术的快速发展，"互联网+"大数据时代的到来，各行各业的发展都面临着机遇和挑战，高校档案管理也不例外。本文主要探讨了如何将数字化管理技术运用于高校档案管理之中的问题，通过分析高校档案数字化管理的优势和存在的主要问题，提出了相应的改进措施、办法供大家参考借鉴

2.有利于保障档案的原始性、完整性和安全性

纸质档案不仅容易因管理者的失误而出现误差，还可能随着时间的流逝，出现损坏、丢失或更糟糕的毁灭性破坏等状况，如果没有及时进行备份，就会对档案管理工作造成负面影响。数字化管理模式下，档案的原始性、完整性和安全性都可以得到有效的保障，这一优势是传统档案管理模式无法相比的。由此可知，为避免档案损坏、丢失或出现安全问题，高校档案数字化管理势在必行。

3.有助于档案信息的开发利用

传统档案管理模式下，档案利用者想要查阅档案，不仅受时间和空间的限制，而且查找过程复杂，还只能针对单一目标，很难全面地了解想得到的信息。数字化管理模式下，档案利用者只需要在指定网站或软件平台进行检索，就能够在快速查找到所需档案的同时，顺着一条线索就能找到所有相关资料。这样更有利于档案利用者对档案进行深入了解，满足其深层次需要。在高校档案内容、种类繁杂的情况下，数字化管理对档案信息的开发利用同样是有着不可取代的优势。

二、高校档案数字化管理存在的问题

1.数据信息来源复杂

在大数据时代，高校档案数字化管理虽然能够保障档案的完整性、原始性和安全性等，但是在对档案进行电子存档和信息采集的过程中，可能会出现不同来源、不同形式、不同存储方式的数据，甚至会对历史档案进行还原。在这种情况下，档案数据信息就会格外庞大，其存储和整理的过程，将会是一项长期且复杂的工作。既是档案管理人员面临的巨大挑战，也是档案利用者在对档案进行检索时，会受到很多无关信息的干扰。如果这一问题得不到妥善处理，不仅无法提高档案管理工作的效率，方便档案利用者对档案进行查阅，还可能事与愿违，浪费更多的人力和时间。

2.缺乏技术保障，存在信息安全隐患

高校档案数字化管理，是科技高速发展的产物，其应用需要较强的技术支持，例如档案云存储平台的搭建，档案电子存储过程中的数据采集和处理工作等，都需要专业人才。但是，很多高校的档案管理人员，学历水平虽高，但专业能力较差，导致了数字化管理模式缺乏技术支持，不仅优越性得不到充分发挥，还对档案管理工作的顺利开展造成了一些阻碍作用。

另外，高校档案数字化管理，所有信息都以电子形式进行存档，网络上本就鱼龙混杂，很容易出现学生信息被盗取等现象，部分高校档案管理人员还缺乏信息安全意识，不重视对涉密档案信息的保护，导致了信息安全存在一定的隐患。

3.缺乏档案数字化专业人才

除了各方面的客观原因之外，高校档案数字化管理还存在一个非常主观的问题，那就是缺乏档案数字化人才。目前高校都在积极地运用数字化管理，但在数字化应用上的难度较大。因为档案数字化开展和管理的主体依旧是人，这就意味着，相关管理人员必须脱离自己熟悉的管理模式，学习全新的现代科学技术和网络技术知识。然而，一部分高校档案管理人员，虽然传统档案管理经验丰富，但因为年龄偏大，一是难以接受自己熟悉的东西被取代的现实，二是不能高度意识到数字化管理的重要意义和必要性，主动学习新技术的积极性不高，这样势必延缓数字化管理的进度。

高校档案数字化管理，是一门对专业性要求较高的管理模式，不仅需要掌握相关数字化专业技术知识，还需要管理者拥有较为丰富的管理经验，否则无法应对这一管理模式下出现的各种档案状况，面对庞大冗余的数据，也难以做出正确的分类和取舍。因此，在选择数字化管理人员的时候，需要选择具有丰富的管理经验和能熟练掌握专业技术的人员，这样的人才非常稀少。如果这一问题得到有效解决，高校档案数字化管理将上升一个新的台阶。

三、高校档案数字化管理的有效措施

1.完善档案管理规范标准

没有规矩，不成方圆，想要高效地推进高校档案数字化管理，并充分发挥该管理模式的优越性，首先高校内部要完善相关规则和标准，对存储档案的时间跨度、格式、存储方式等，进行严格规范，并明确规定档案的来源渠道，避免档案过于繁杂，不便查阅等问题。只有出台具体明确的管理标准，相关技术人员才能在确保管理质量的前提下，快速高效地完成档案数字化管理工作。

2.施行外包模式，解决短期难题

明确档案管理规范后，数字化工作如果立即由高校档案馆自己承担，将存在很大的局限性，例如专业的技术支持、先进的硬件设备、足够的工作人员等等。针对这些问题，高校可以将数字化工作外包，将任务交由专业团队，这样不仅可以快速解决技术性难题，保障管理水平和质量，还能够有效降低成本，这是短时期内的最优选择。

3.培养相关人才，组建专业团队

不过，外包模式并非长久之计，想要真正落实高校档案数字化管理，还需要注重人才培养，组建专业管理团队。鉴于高校档案数字化管理工作和所需人才的特殊性，在组建团队的时候，必须注重以下三点。

第一，加强档案数字化管理知识的宣传，让档案管理人员意识到档案数字化管理的优势。并通过开展宣传、培训的方式，让高校档案管理人员真正了解档案数字化管理的相关知识、先进性以及实施的必要性，这样才能够让他们放下成见，欣然接受，并运用其先进的管理经验对数字化管理做出进一步优化。

第二，引入新鲜血液，形成鲜明对比。仅凭科普很难完全说服习惯了传统管理模式的管理者，针对这一现象，可以通过与高校合作，或吸收国内外先进人才的方式，将掌握数字化管理技术的人员引入管理部门，两种管理模式并存，用直观的对比结果改变传统管理人才的观念，同时让引入的人才学习更多管理经验，以便他们相互促进，共同进步。

第三，进行合理的分工。传统管理人员，虽然有丰富的管理经验，但是学习能力下降，很难掌握数字化管理的相关技术；新进人才虽然专业技术过硬，但缺乏工作经验，无法一蹴而就，将他们全部培养成全能型人才难以一时完成。这种情况下，可以对高校档案数字化管理工作进行合理分工，让所有管理者负责自己擅长的部分。这样不仅可以更快推进数字化管理工作，还可以提高工作效率和工作质量，可谓一举多得。

4.提高档案管理人员的职业道德和职业素养，加强权限管理

在解决规则不明确和技术不达标的问题之后，高校档案数字化管理的应用，还需要重视信息安全。想要解决这一问题，不仅需要通过计算机技术优化网站或软件平台，尽量降低信息被窃取的可能性，还要对相关工作人员的职业道德和素养提出更高的要求，并加强权限管理。例如，在管理工作中，可以对档案管理权限进行分级，并让各部门相互牵制，以免因个人行为造成不必要的损失。同时，还需要加强工作人员的信息安全意识，明确对涉密文件的定义和处理方式，并要求他们严格执行。

总而言之，为了提升高校档案数字化管理的水平和质量，高校档案管理人员必须努力提高自身的专业技术、专业能力和职业素养，必须严格按照相关标准做好高校档案数字化管理的各项工作，针对目前高校档案数字化管理中存在的问题，有则改之，无则加勉，切实使高校档案数字化管理水平和质量得到进一步的提升。