新形式下档案管理的创新服务方法

尹全斌

（尚志市史志档案馆，黑龙江 尚志 150600）

以往在开展档案管理工作时，主要应用的是人工操作方式，这种手工检索方法已经不再适用于当前的发展形式，需要应用现代化的管理手段和方式对档案资料进行科学管理，转变传统的服务理念，改进管理方式，创新服务手段，对档案管理模式进行深入研究和分析，加强档案管理工作的现代化建设，以此提升档案管理水平，为档案管理工作的有序开展提供保障，提高整体的服务质量。

一、创新服务手段

首先，可以根据档案馆发展期间的实际情况，建立完善档案信息平台，为用户提供网上服务，让人们可以在网络平台上根据自己的需求进行相关内容的检索，操作简单，为用户提供便利。网络技术水平在不断提升的过程中，档案馆可以设计和创建自己的网页，在网页上为用户提供不同档案资料内容。可以将档案资料的目录在网页上展现出来，方便用户进行档案资料查询。还可以将活动内容突出展示，提高宣传效果，让档案馆在发展期间可以为用户提供高效、便捷的服务。网上服务是目前社会中的主要形式，是档案馆未来发展中的必然趋势，建立完善的档案信息网站，不但方便对档案资料的管理，也可以为用户提供更加便捷的服务，对档案管理服务水平的提升有着积极影响。

其次，可以创建电子档案数据管理中心，将档案馆与各部门相连接，实现档案信息的共享应用，通过电子档案数据管理中心，可以对各部门的信息数据进行整合与应用，为用户提供在线查询的服务，将各部门中的信息资源整合到一起，并实现高效运用，可以让用户享受到快速查询的优质服务，查询内容更加广泛，应用效率也会显著提升。

最后，对传统的档案查阅方式进行创新和改进。信息技术的应用改变为了人们工作方式和生活环境，在信息化的影响下，对各方面的需求也发生了变化。在当前的发展环境中，人们对信息的准确性和时效性要求比较高，希望可以通过网络平台快速获取所需要的数据。那么在开展档案管理工作的过程中，需要创新服务方式，将现代化技术手段应用到档案管理工作中，以此替代传统的服务方式。档案馆工作人员可以建立完善的档案资源库，通过多种途径为人们提供档案服务，让利用者与档案馆利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

二、拓展服务领域

信息服务的主体由为企业事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，档案部门在日常工作中既要面对一切活动中可能出现以权谋私的个人或组织，又要为特殊的档案利用者提供特定的服务，因而服务对象的多样化成为档案管理者彼此的共识。信息化社会里，人们对信息的有着不同的需求，人们在生产生活中也越来越离不开信息服务，对档案、文件、图书等检索资料的综合需求成为发展的必然。

创建信息服务实体行业，积极发展档案产业。信息化的社会资源是需要不断开发利用的。在档案馆这个信息聚集中心，信息社会的档案人员也应当成为信息财富的拥有者和提供者，通过信息技术的不断交流为社会大众群体提供广泛的档案信息服务，坚持走信息化现代化的道路，创建以搜集、加工、储存等多功能于一体的档案工作实体，综合全面的处信息的采集和开发，并在这个过程中对服务意识和产业意识加以强化，主动出击经济建设主战场，引进先进技术和经验，整体调整并优化服务，多角度开发信息，实现信息资源共享。

加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

三、创新服务方法的重要内容

进一步强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位，把档案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基础。因此，立馆之基在于档案资源建设，档案服务之基更在于档案资源建设。正因为档案资源建设在档案服务创新工作中具有基础性的地位，也就决定了要进一步深化档案资源建设抓源头的监管理念，聚焦重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的监管工作，为历史站好岗，为今天服好务，为明天积累好精神财富。

档案服务创新需要创建一支由强有力的素质过硬的人才组成的队伍来进行保障。档案部门历来的弱势体现在人才的弱势。强化人才队伍，内忧外患的形势要求档案管理人员要有强烈的斗志，接受新理念新思想，适应环境的变化，勇于开拓和创新，善于发现档案服务的创新之路，坚决不能得过且过。通常情况下逆境能够崛起强大的人才，也能崛起一支服务创新的队伍，促进档案工作的创新发展。因此，培养并引进高层次高质量的档案服务创新人才是当前的首要任务。

结语：时代的发展赋予我们深刻的认识，新形势下档案管理的创新服务需要全体档案管理人员彼此协作共同进步，信息化的社会要求档案管理的人员配置、专业设备和技术以及综合素质都要达到高层次水准，才能更好的促进档案管理工作的有序发展。