新形势下维护档案传统安全与非传统安全策略研究

文·朱斌善

档案是历史的记忆，承载着“记录历史、传承文明、服务现实”的重任，具有不可再生性，因此档案安全是档案工作的生命线，是档案事业的根基，责任重于泰山。巴西博物馆和巴黎圣母院大火，为我们敲响了档案实体保护的警钟，加之信息技术的发展既给档案工作带来的临严峻挑战，都让档案传统安全与非传统安全问题提到了前所未有的高度。档案的传统安全多是指档案实体的安全，广义的档案实体概念是指以纸张、磁存贮、光盘、硬盘等介质为材料存在的各种门类、各种载体的档案。伴随着档案工作领域的逐步扩大和信息技术在档案工作中的广泛应用，档案安全的内涵和外延发生了很大变化，档案信息安全与档案设备安全成为了档案的非传统安全。档案实体安全、档案信息安全、档案设备安全三者之间是相辅相成的关系，档案实体安全是档案信息安全的前提和基础，没有档案实体安全，档案信息安全会成为无源之水、无本之木，档案设备是实现档案实体与档案信息安全所依赖的保障性工具。因此，传统安全是基础，非传统安全是保障，在实际工作中，我们既要重视传统安全，更要重视非传统安全。

一、维护档案实体安全的措施

（一）要防止人为因素对档案实体的损坏

一要强化档案工作人员的安全意识。国家档案局局长、中央档案馆馆长李明华在全国档案局长馆长会议上指出：“档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。”这说明在影响档案安全的各种因素中，人是起决定性作用的。档案部门要坚持“预防为主，防范结合”原则，积极开展档案安全宣传教育活动，筑起专业档案人员思想上的“铜墙铁壁”。通过拍摄微电影、播放专题片、开展安全知识讲座与竞赛等方式，对专业档案管理人员进行安全知识及警示教育培训；借助广播电视、微信公众号、地方报纸等媒介，加大对全社会的档案安全宣传教育力度，营造保护档案安全的浓厚氛围。档案专业人员要积极参加消防、应急管理等部门举办的专题培训，取得专业技术资格，增强预防和处置突发事故的能力。通过开展消防演练活动、召开安全工作会议、开展安全巡察等形式，督促全体档案专业人员，真正把安全作为档案管理的第一要务，作为档案工作的生命线，克服侥幸心理和麻痹思想，不断增强做好档案安全工作的思想自觉和行动自觉。

二要健全安全管理制度，落实档案安全保护措施。要严格贯彻落实《国家档案局关于进一步加强档案安全工作的意见》要求，制定完善档案收集、保管、存贮、利用等制度，严控“收、管、存、用”各个环节的安全管理。要做好机关、企事业单位档案的接收工作，做到应归尽归、应收尽收。落实人防、物防、技防措施，档案库房设置入侵报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统，有条件的单位还可安装指纹识别、虹膜识别、脸部识别等门禁系统，严防档案实体失窃。建立完善档案出库入库制度、数字化外包安全管理制度、档案保护与修复制度、档案查借阅制度等，并切切实实、持之以恒执行下去，既要杜绝只是把制度写在纸上、贴在墙上、念在嘴上的现象，也要杜绝抓抓停停、忽冷忽热、时紧时松的问题，真正使制度入心、入脑，落实到实际行动之中。

（二）要防止自然因素对档案实体的损坏

一档案库房建筑要科学规划，防止不可抗力因素的破坏。在档案库房建筑新建、改建和扩建上，要严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》的要求。在档案库房建筑的选址上，应注意选择安静、空气新鲜的地方，严禁靠近易燃易爆等危险品作业场及仓库；应选择地势高、地下水位较低、易于泄水的干燥处，山区还要考虑滑坡、泥石流等地质灾害；档案库房建筑上空不要有高压电缆经过；档案库房应设在交通便利地区，便于档案的开放利用，等等。不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。不可抗力的来源既有自然现象，如地震、台风、洪水、冰雹，也有社会现象，如军事行动、封锁、政府禁令等。要未雨绸缪，增强前瞻性和预见性，提早制定《档案灾害事故应急处置预案》，尽力避免或减少不可抗力因素对档案实体的损坏。

二增强防范和处置火灾事故的能力。要增强档案库房建筑自身抗击灾害的能力。档案库房建筑要严格执行现行防火规范，档案库房建筑的耐火等级不应低于一、二级。档案库等重要用房应设置火灾自动报警系统、自动灭火设施或防火门，装具采用不燃烧材料或难燃烧材料等，可采用洁净气体（如二氧化碳、七氟丙烷等）灭火系统或高压细水雾等对档案破坏性小的灭火系统。要认真贯彻《消防法》，提高检查消除火灾隐患的能力、救初级火灾的能力、组织疏散逃生能力、消防宣传教育能力。设置消防安全总控室，配有专业技术资格人员值守。以“救早、灭小、3分钟到场”为目的，建立微型消防站，发挥其火灾发现快、到场快、处置快的特点，将火灾事故消灭于萌芽状态。

三要做好档案库房温度湿度和空气清洁度的控制与调节。不适宜的温度湿度对档案材料有多方面的破坏作用。高温会使文件干燥，变脆，耐折程度降低；湿度过大会使文件受潮结成纸砖，文字会发生扩散、洇化现象；高温高湿还会加速有害因素档案的破坏，有利于微生物繁殖，易使档案发生霉烂或虫害。温度过低，湿度过小也同样不利于档案的保管。再者，超标的温湿度，会加速光盘老化过程，导致电子文件的丢失。另外，二氧化硫、氯气等有害气体容易被纸张吸收，纸张酸化；灰尘颗粒对档案纸张的摩擦既影响纸张的寿命，也会影响字迹的清晰度；由灰尘吸附的化学杂质会吸收空气中的水分使纸张粘结形成污垢，使档案严重破坏。从而对保持档案库房温湿度和空气清洁度的传统做法，费时费力。档案库房温湿度一体化测控系统，机组外置，通过通气管道输送达标温湿度气体入库房，既节约了库房面积，减少有害气体和灰尘入侵，又确保用电安全，可谓一举多得，值得推广。

四要防止强光对档案的损坏。光线对档案的破坏主要是加速纸张老化和字迹色泽褪变的速度，其中破坏作用最大的是太阳光中的紫外线，这也是档案防光的重点。防止光线对档案的损坏，档案库房的窗子要少，南北向的窗子要小而窄，安装遮光窗帘。人工光源，应以白炽灯（即普通钨丝灯泡）为好，不宜使用日光灯。此外，磁场对特殊档案载体也有损害，如作用在磁带上的磁场，如果其强度大于磁带磁性材料的矫顽力，就会改变磁带磁性材料的磁性，产生退磁现象。所以，保存磁带的场所应远离发动机、磁铁、变压器、空调机等强磁场环境。磁记录材料档案应装入抗磁材料支撑的盒内和防磁柜内保存。做好磁性载体档案的可读性检测工作，一旦发现问题马上采取修复抢救措施。

（三）要防止生物因素对档案实体的损坏

防止有害生物对档案的损坏，要以预防为主，采取积极措施，防止霉菌和害虫的发生；对已经损坏的档案，要及时采取有效方法，制止损害面蔓延扩大。消灭霉菌和害虫的传统方法有很多，首先是控制库房温湿度，然后放置杀虫剂，放置防霉剂，安装臭氧消毒机。安装钢制防盗门窗，防止老鼠进入，而后放置诱饵，吸引老鼠进入粘鼠板、各类诱捕机关等。不提倡放置强效性高毒性毒剂，以避免毒品残留引发的二次灾害。

（四）要做好安全风险评估

识别危害是安全风险评估的重要部分，只有提高风险预判能力和前瞻性，才能有效识别管控档案实体安全风险。2018年12月，国家档案局办公室印发了《档案馆安全风险评估指标体系》。《指标体系》围绕“安全第一、预防为主、突出重点”的原则，对档案馆中普遍存在的、多发性的风险隐患进行系统梳理，并针对风险隐患的可能危害，提供预防措施，规避风险或将风险的危害降至最低。《指标体系》的出台，为我们做好档案保护工作提供了重要参考。

二、维护档案信息安全的措施

（一）把好归档管理关

首先，要认真学习贯彻《党政机关电子公文处理工作办法》，增强电子文件归档管理的自觉性与主动性。电子公文是指应用计算机系统制作形成的，能够在电子存贮工具上存贮，并具有规范格式的公文。要着力扭转过去电子公文管理中“重纸质、轻电子，重传输、轻保存，重签阅、轻归档”的局面；其次，要促进机关单位办公自动化系统中嵌入电子公文归档功能。在实践中，发现有不少部门单位的电子政务办公系统，没有归档管理功能模块，致使电子档案的管理缺位，给工作造成被动；再次，要指导文件形成单位按照国家有关标准规范实施电子公文归档管理，并进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。做到电子文件应收尽收、应归尽归，从源头确保电子档案的齐全、完整，确保电子文件转化为规范化的电子档案。

（二）做好各种载体管理

一要尽快出台电子档案备份操作规程。电子档案操作规程使电子档案备份工作更加科学、规范、高效。目前，在我国的部门规章中，还没有统一的、专门的电子档案备份操作规程，各级档案部门都在“各自为战”，在一定程度上影响了电子档案的备份工作。二为防止不可抗力对电子档案数据的破坏，要以不同的载体对电子档案进行备份，并异地保存，尤其是对具有长期保存价值的缩微品或光盘等应进行有计划、分步骤的异地备份，必要时对数字档案的读取设备包括软、硬件也要同时进行保存。异地存贮以选择相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜。三要选择物理性、化学性相对稳定的存贮介质，妥善处理电子档案移交过程中各类存储介质，并做好转换工作。

（三）维护系统与网络安全

要按照《信息系统安全等级保护基本要求》和《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》规定，严格区分涉密系统与非涉密系统的界限，并依据分级保护和等级保护标准对涉密系统与非涉密系统进行检测。要实施局域网、政务网与因特网三网隔离，以及局域网与因特网的物理隔离，并配备必要的防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施。要按照《档案数字化外包安全管理规范》要求，采取科学有效的安全管理措施，应用可以确保档案安全的技术手段，建立权责工明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案安全。严格执行《保密法》及其实施条例和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，严格审批程序，严格甄别开放档案的范围和内容，达到既开放档案，又确保档案信息安全的目的。

三、维护设备安全的措施

多年来，我们只强调档案实体的安全，随着信息时代的到来，又将档案信息安全提上日程，但却很少提及档案设备的安全。我们必须清醒地看到，档案保管与利用工作必须在相关设备的辅助之下才能完成，这些设备包括温湿度自动测控系统、消防电气火灾自动报警系统、自动消毒灭菌设备、门禁设备、周界监控报警设备以及档案阅览、复制设备等。无论是哪一种设备都与档案安全密切相关。一方面，设备失灵或损毁，无法发挥应有的作用。如服务器遭遇雷击，会导致服务器元件损毁，造成数据丢失；空调系统失灵，会使库房温湿度无法控制；周界监控报警设备失灵，有了警情无法发出警告；消防设备失灵，关键时刻无法发挥作用。另一方面，设备本身也可能会成为档案安全的隐患。如七氟丙烷等灭火材料，达到一定浓度，会对人体产生危害；消毒设备操作不当，也可能对档案和人员造成危害；许多高耗电设备，极易引起火灾。要确保设备安全，除采取必要的技术防范外，还必须经常性地开展档案设备安全检查。必要时还要组织演练，以验证设备在关键时候是否能发挥作用。

总之，档案安全问题无处不在，事故诱因复杂多样，确保安全必须全面分析、系统应对。档案工作者肩负“为党管档、为国守史、为民服务”的历史重任，要始终把保障档案安全牢记在心，不断提升保障档案安全的能力，自觉承担起维护档案安全的重大政治任务，为推进档案事业的健康发展贡献自己的力量！