浅谈慈善机构档案精细化管理

文·刘杰

慈善机构档案作为慈善机构在开展慈善活动过程中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是慈善管理工作的重要组成部分，直接影响着慈善工作的公开性、透明性和公信力，对于慈善事业的蓬勃发展有重要的作用。近年来，随着我国慈善事业的迅速发展，慈善机构不断壮大，影响力不断扩大，产生了大量各种门类的档案，也给各类慈善机构档案管理工作提出了精细化管理的更高要求。笔者作为县级市慈善总会办公室的一名档案管理人员，对慈善机构档案精细化管理进行了探索与思考。

一、慈善机构档案精细化管理，必须实现“科学分类、规范管理”

慈善机构往往与党委政府、各社会团体、企业以及公众等社会各方面都保持着紧密的联系，这使得慈善机构的档案来源非常广泛，种类非常繁多，涉及捐赠、救助、财务、会计核算等各方面，也包括慈善机构在自身运行中形成的涉及对外交流、内部管理、志愿者等各方面的文书、人事、志愿者管理等材料。因此，必须根据我国专业档案管理相关规定，结合慈善工作特点，实施科学分类，确保慈善机构档案管理规范细致、有条不紊。

（一）档案精细化管理，并不是指档案的分类越细化越好，特别是在一级分类中，应该科学适当。有研究者曾将慈善机构的档案分为文书档案类、慈善救助支出资料类、会计统计资料类三类。这种分类忽略了慈善捐赠这一慈善机构重要的工作门类。慈善事业是取之于民、用之于民的社会性很强的事业，社会各界的捐赠是慈善救助得以开展的前提和源泉。因此，莱州市慈善总会办公室根据机构的主要业务内容和性质进行档案一级分类，积极探索完善档案管理模式及标准。根据莱编办发〔2013〕68号文件，莱州市慈善总会办公室的主要职责为：参与制定全市慈善事业发展规划，协调推进慈善事业各方面工作；接受海内外社会各界的慈善捐赠，按捐赠人的意愿和办会宗旨，举办和资助各项社会慈善公益事业；组织开展赈灾救难、扶贫济困、安老慈孤、扶残助学等社会救助活动；组织义工队伍开展多种形式的慈善公益活动；加强同海内外慈善组织的交流和合作，为海内外投资我市慈善事业者提供咨询和服务，组织开展慈善团体、友好人士的交流与合作。可以看出，主要职责有慈善机构运行发展、接受捐赠、开展救助、发展义工队伍并组织开展公益活动，捐赠和救助往往也是密不可分的。因此，可将莱州市慈善总会办公室的档案分为机构运行文书档案、捐赠救助、义工公益活动三大类。

1.机构运行文书档案类。主要包括慈善机构的上级机关和主管部门下发、转发的各类法律、法规性文件，慈善机构与其上级机关和主管部门以及慈善机构下属部门之间形成的请示、报告、批复等文书材料；慈善机构内部制定的各项工作的规章制度；慈善机构内部召开的各类工作会议、座谈会、研讨会等形成会议文件、会议纪要和声像资料；慈善机构在处理日常业务活动中形成的文字材料和声像资料。

2.捐赠救助资料类。围绕捐赠物资和捐助对象这两个要素，结合捐赠、接受及发放这三个重要环节，将所有涉及“两要素”“三环节”的文件材料纳入归档范围，主要是慈善捐赠救助过程中的记录材料、会计资料和救助对象的相关材料，慈善机构与捐赠人、救助对象之间形成的各类材料，以及新闻媒体报道的相关材料等。

3.义工公益活动类。主要包括义工网络队伍建设、义工活动资料，以及新闻媒体报道的相关材料等。因为莱州市各慈善义工站都建立了“义工关爱互助基金”，在救助有困难的义工的同时，也面向社会困难群众开展救助。另外，“爱心妈妈”“情系老人”等义工项目队也不时开展捐助活动，所以，在这类档案中划分了“物资捐赠类”和“其他公益活动”，以便统计全年累计捐助数据。

（二）为提升档案精细化管理水平，莱州市慈善总会办公室多措并举加强档案管理规范化建设。一是对慈善资料的收集、整理、移交、归档、保管、借阅等过程，制定出科学规范、安全集中、系统完整、简便实用的管理流程：收集资料→分析资料→确定归档范围→分类→装订→排列→编号→装盒→编目→上柜。二是各类档案的具体管理中参照国家发布的相应标准规范执行。文书档案按照《归档文件整理规则》，捐赠救助涉及的会计档案按《会计档案管理办法》，声像电子按《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》进行整理。分为永久、长期、短期三种保管期限进行分类整理、归档保管。三是建立了档案资料的传递、登记、保管、借阅、销毁等制度，对档案资料的归集、保管、使用等情况进行监督检查。档案管理员负责资料的复核、归档和电子数据的维护工作，对不符合要求的资料，及时要求有关责任人员进行补充、完善。档案的借阅、复制和移交都须履行必要的手续。

二、慈善机构档案精细化管理，必须实现“信息化、现代化”管理

随着信息网络技术广泛运用于慈善机构，产生了大量的电子档案，如慈善机构的日常事务中形成的电子文件，社会各界通过网络银行的捐赠行为产生的记录，通过网络联系产生的电子邮件，以数字化格式存在的图像、视频、声音等多媒体文件资料。加之，纸质档案占用空间较大，且查找不方便。因此，慈善机构档案管理信息化是档案管理规范化、精细化发展的必然趋势和战略选择。

（一）纸质档案管理电子化。莱州市慈善总会办公室在编录纸质档案的目录时，都采用了电子化存档，纸质档案本身也都存有电子备份，且对电子档案的文件名称采用年月日加文件标题的方式命名。查找利用时，只需利用WORD文档里的“编辑—查找”功能或利用计算机的“搜索”功能即可方便得到。

（二）电子文件归档规范化。与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为复杂精细的工作。因此，莱州市慈善总会办公室制定了《电子档案归档规范》，电子档案分类的一级目录按照年份，二级目录与纸质文件一级目录相同，鉴于慈善工作临时性、突发性较多的现实，又在捐赠救助类和义工活动类分设了临时项目、中期项目、长期项目，提高了档案的归档率和完整率，使得年度慈善工作一目了然。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，还将电子文件全部制成光盘存档，并每5年转储一次，以确保档案信息的安全。

（三）实施“纸质档案电子档案双向参照制”管理。在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件编码及存址，同时在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用档案时参照互补。

莱州市慈善总会办公室通过实施慈善机构档案精细化管理形成归档及时、分类严格、立卷规范、同步信息化、利用便利的档案管理体系，确保慈善机构档案的齐全完整和规范管理，使得慈善捐赠活动中捐赠物资来源、去向等各个环节脉络清晰、有据可查，为慈善捐助工作及时公开相关信息奠定了坚实基础，让捐赠者放心、老百姓满意，有效地推动了全市慈善事业的健康发展。