新时代加强档案接收工作的实践探析——以浙江省档案馆为例

凌 波/浙江省档案馆

机构改革给档案馆工作带来了深刻的变革。档案馆作为公共服务供给主体，其肩负的为党管档、为国守史、为民服务的重大职责使命更加凸显，如何抓住改革带来的前所未有的发展机遇，迅速适应新形势对档案馆工作提出的新的更高的要求，做好机构改革的“后半篇文章”？如何履行好新的职责，进一步体现“档案工作姓党”？近期，浙江省档案馆结合“不忘初心、牢记使命”主题教育和“‘五档共建’再深化、改革创新再出发”解放思想大讨论活动目标要求，严格精准把好档案馆进馆档案的“入口关”，并延伸服务好进馆单位和查档用户。

1 以资源建设为核心，当好档案入口的“守门人”

2018年9月5日，省“两办”印发了《关于加快推进新时代档案资源建设的意见》，这是我省更好地贯彻落实习近平总书记档案工作“三个走向”根本遵循，重点推进“三个地”档案资源建设，引导我们主动留存“八八战略”在浙江的光辉实践、“最多跑一次”改革的丰富实践等档案资源的指导性文件。在《意见》的总体框架下，省档案馆落实全国、全省档案局长馆长会议精神，以服务“最多跑一次”改革为重点，以机构改革档案工作和示范数字档案馆创建为牵引，严格按照法律法规开展档案移交接收工作，建立健全“五项机制”，精准发力，在“严、实、细、准”上下功夫，在破难题、补短板、强弱项上下功夫，切实提高档案依法接收服务水平，丰富馆藏档案门类，推进接收进馆档案质量向更高水平发展。

坚持依法按标准接收，确保进馆档案齐全完整规范。接收工作是档案馆工作供应链上的第一链，也是档案进馆后开展利用、编研、文化拓展等工作的基础。为夯实这个基础，省档案馆以副省级以上综合档案馆业务建设评价为契机，组织档案接收人员认真学习相关法律法规，尤其是国家档案局8号、9号、13号令等，严格按标准开展接收指导，确保进馆档案齐全完整规范。

一是周密计划精心部署，在“严”上下功夫，确保进馆档案数量质量双提高。这两年来，省档案馆进一步完善内部工作机制，每年适时召开档案接收工作专班会议，根据进馆单位名册，严格按照接收年限，确定应接收单位名单，逐一给接收单位发出《关于依法向省档案馆移交档案的函》《关于对移交进馆的涉密档案进行解密审核的函》等通知文书，以便于档案移交单位能提前统筹好工作，在人、财、物等方面给予保障，特别强调进馆档案的质量，确保档案移交接收工作能严格按计划按标准高质量完成。截至今年8月底，已接收进馆65家单位档案，有350758卷、192898件、照片底片2207张、实物187件。

二是强化长效机制，在“实”上下功夫，着力解决难点堵点问题。省直单位档案室是档案馆服务基层的主要对象，针对档案移交接收过程中反映的“程序过繁”“多头指导”等问题，省档案局、省档案馆结合“三服务”活动，以建立有效的工作机制为抓手，着力解决难点堵点问题，建立健全了五项工作机制，即建立省直单位档案工作协作组+指导组机制，对省直单位档案工作进行全过程精准指导；建立档案接收专班机制，统筹协调解决移交接收工作中的难点堵点；建立档案接收监督检查机制，依法对档案移交接收全过程进行监督检查，推进省直单位档案依法主动移交工作常态化；建立档案接收工作首问负责制，细化了责任制，强化了责任心；建立档案服务业监管机制，对档案移交单位外包的档案业务工作进行全程监管、精细指导。这些机制的建立，明确了职责边界、精简了接收程序、统一了接收指导标准、强化了监督检查制度等，收到了实实在在的成效。

三是深入调研摸底，在“细”上下功夫，推进档案移交接收标准精细化。根据年度档案接收计划，特别是在涉改单位档案接收中，省档案局、省档案馆整合相关处室力量组成服务指导组开展“集成服务”，深入各档案移交单位进行调研，摸清摸准实情，按一厅一策的要求制订接收方案，明确接收标准，督导整改落实。为更好地服务各省直单位，省档案馆进一步简化移交接收流程，把原来的13项流程简化至现在的6项；细化移交接收标准，按照简便易学易操作的原则，精细化梳理成9个方面25项内容，更精准地指导服务机构按进馆标准高质量完成档案移交前的准备工作。同时，档案接收人员注重在工作中发挥“润物细无声”潜移默化式的帮带作用，指导协助各省直单位档案工作水平的整体提升。

四是延伸拓展服务指导，在“准”上下功夫，推进移交接收同步精准落实。省档案馆结合主题教育检视的问题和“解放思想大讨论”活动查摆的自身短板，突出档案接收及延伸拓展工作指导的准确性，把档案移交接收质量的关口前移并延伸拓展，探索性地引入档案服务企业共同参与档案质量的监督工作，从组卷整理到移交接收、从解密审核到查阅利用权限的确认等同步开展，全过程精准指导。通过上门服务现场指导，精准指出档案移交前存在的问题；利用钉钉、微信和QQ等平台实时在线远程督导，实现线上线下一体化同步推进。目前，进馆解密工作和档案使用利用权限确认工作已在省直单位全面展开，较好地解决了后续档案解密与利用审批的相关问题。

2 主动担当、积极作为，加强对涉改单位的档案服务工作

做好党和国家机构改革中档案的交接与管理，是机构改革中的一项重要工作。为切实做好我省机构改革中的档案工作，确保涉改省直单位档案安全与完整，同时加强对各市、县（市、区）机构改革中档案工作的业务指导，省档案局成立了机构改革档案工作领导小组，并下发了《关于做好机构改革档案工作的函》，明确提出依法依规处置档案归属和流向。省档案馆认真履行机构改革中档案工作纪律，坚持依法指导机构改革档案移交接收工作。

一是调研实情，加强指导。由于涉改单位情况复杂、类型多样，省档案馆机构改革档案接收工作专班按照一厅一策的原则，先期对涉改撤并单位的档案负责人、联系人和处置方案等事项进行确定落实；同时，实地对档案数量、质量、起止时间、检索工具、全宗介绍、机构沿革、大事记、解密鉴定情况、使用利用权限确认等20项工作进行详细了解，掌握各涉改单位档案的真实情况，依据国家标准、规范，梳理出《档案移交要求和整理标准》，用文字、表格和图形等形式清晰表述档案移交接收的标准流程，使档案实操人员看得懂、记得住、用得准，具有操作性强的特点，能解决档案整理、移交接收工作中的实际问题，为确保档案接收质量打下扎实的基础。

二是分工负责，抓好落实。根据前期调研情况，全面开展机构改革档案移交指导服务，确定撤并的12家单位作为第一批移交单位。在接收工作专班的统筹下，建立了明确分工、责任到人的接收工作组。每个工作组分别对撤并单位档案移交工作逐一进行现场指导。落实定期汇报、情况汇总、分析综合、准确研判、逐一销号等措施，及时掌握情况、发现问题、解决难点，符合一家进馆一家，确保涉改单位移交的档案种类齐、质量好、标准高。

3 坚持自我革新，推进档案接收工作高质量高水平发展

省档案馆始终对标对表习总书记对档案工作的重要指示精神，坚持以人民为中心，坚持“三服务”活动，在档案接收工作中不断自我革新。

一是不断对表修正。机构改革后，省档案馆处室职责都有相应的调整，要适应调整后的新要求，加快职责边界的磨合、融合，尤其是在实体接收与数字化成果接收等方面要不断修正“时间差”，提高修正能力，实现“无缝对接”。

二是不断对标校准。近年来，国家档案局相继出台了一些新的行政规章、标准规范，都有相应的执行节点，在接收过程中不能一个标准管到底，对新老标准要认真学习、贯彻落实，严格把握好新老标准的区别、重点、时间节点等，切实提高校准能力。