新时代档案保护的新理念与新模式

彭远明/国防大学政治学院

档案保护是一项基础性、支撑性工作，在记录历史、传承文明、服务社会等方面具有重要作用。档案工作人员特别是从事档案保护工作人员使命光荣、责任重大，需要从档案馆库建设的库房选址、有害因素的“八防”到档案流通环境的条件维护等方面展开工作，实现档案保护与全过程安全管理。

1 档案保护的新问题、新理念与新趋势

1.1 档案保护的新问题

第一，档案实体和信息变化的多样性。一是档案载体的多样化形式、信息记录与再现的多种方式，以及档案载体与信息变化的多样化，增加了档案保护的难度。二是档案流通与保管环境的复杂多变，需要档案保管条件改善与规范管理水平提高。三是档案环境由库内向库外的扩展，从专注于库房保管与档案保护修复，转化为收集、整理、归档的入库前端，到利用、展览、转移的出库后端的安全管理。四是档案灾害与工作突发事件的破坏，使得档案无论是内容上、关注点、工作业态、应对方式与手段上有了很大的改变和调整。

第二，档案安全保护的关注不断提升。现阶段档案面临的安全问题不断突现，面临减更多、更严峻的安全威胁，主要有：面临的档案灾害种类变多、档案安全事件发生的概率提高，档案经济、文物价值被过度及不适当的发掘，档案物化的载体形式、信息再现方式的增多，以及更加复杂、广泛的档案利用途径。

第三，保护工作体系出现新情况。随着现代科技和理论研究的深入及档案学科的发展，档案保护研究领域的理论性、实验性与系统性进一步加强。在关注于材料变化、环境管控、设备维护、方法改进的同时，档案保护的综合性应用学科属性更加明显。理论分析与科学实验的定性分析与定量处理强化和扩展了学科知识内容、实践操作技能与水平；在技术方法总结、实践成果等层面应用实现了技术保护、安全管理、减灾与处突处理手段的高效与方式手段的扩大。借助于新技术、新成果与新方法，档案保护工作更加高效科学。

1.2 档案保护的新理念

其一，档案动态保护理念。档案保护贯穿于档案运行的动态全过程，从档案的形成、归档整理、入库保管，到利用服务的各个环节，都需要实施有效管理和科学保护。这种动态性体现在档案库房管理保护的适时性，在继续加强相对静态的档案库房保护前提下，扩展保管保护的工作范围。需要前移做好档案形成的前端监督，也要后延强化档案利用的后端监管指导，确保档案载体与信息的有效存储和长期读取。

其二，档案整体性保护思想。一是思想观念层面的认识调整和改变；二是管理层面中的各项法规、制度的完善与执行；三是档案管理标准和技术保护规范的制订和贯彻，确保操作规程与档案运行的规范化。在标准规范指导的前提下，完成档案实体保护、人员规范操作、技术方法与设备设施的保障、环境的监测和管控，实现传统保护方向的转型，确保档案实体和信息的安全性。

其三，档案全过程安全管理观念。档案管理全过程是档案工作的“收、管、用”，主要包括：接收征集、整理归档、保管保护与修复、开发利用与编研等过程。档案保护必须关注入库档案的安全，实现与档案利用的结合，确保档案原件保护、数字信息安全，以及利用服务中的浏览展示。通过研究安全保护与整理工作的结合，与编研开发工作更好的解决方案，并按照规则和规范实施处理，更好地实现档案全过程安全管理的目标。

1.3 档案保护技术发展的新趋势

保护技术的发展，应当与档案馆（室）一体化联动发展相结合，实现与档案馆（室）全面建设相配套，并与企事业单位档案室、其他单位与组织的档案管理部门共同协调发展。同时积极引进与吸收先进技术成果应用于档案管理，如LED智能光源管理、密集架光栅防撞技术、新型建筑节能材料、智能可组装五节柜、文档智能传输系统、AI监控预警安全防范系统、新档案备份存储与抢救修复技术、虚拟网盘智能档案管理方案、档案封存监测及防护的多功能技术等。

未来的档案保护技术发展的新趋势体现在：一是增强与信息技术、数字技术和先进技术的融合。在提高档案利用效率的同时，关注档案信息的安全保密。二是强化档案全过程安全管理的融合。促进档案保管技术与档案收集、整理、档案利用、档案转移等工作紧密结合起来；消除档案活动中安全隐患和风险因素，更好地确保档案的绝对安全，保证档案不损坏、不损毁、不丢失。三是注重与学科新思想、新理念的融合。使档案保护技术，从关注库房保管保护扩展到关注档案活动的全过程，关注档案和信息的安全，关注档案学科发展的新思维、新思想，注重档案保护的动态性、档案保护的整体性，注重档案的新价值、新社会效益，以及新学科理念等。四是与新技术、新成果、新模式的融合。使档案保护的技术支撑更加有效、更加可靠、更加科学。

2 新时代国家档案馆档案保管保护的目标与要求

2.1 档案保护的工作目标

新时代档案保护工作需要贴近时代背景，根据相关法规政策要求，满足中国特色社会主义建设的总需求，在良好保管的基础上，做好档案日常（经常性）管理中的保护、档案利用与流通中的安全保护、档案灾害防范、突发事件中处置、档案保护修复处理等，提供优质资源利用。具体到国家档案馆及其他相应档案馆（室），档案保护工作主要包括：加强各类载体档案的保护；加强档案库房建筑、档案装具及设备设施对档案的保护作用；运用设备、技术和方法调控库房温湿度，实施库房防光、防尘及空气净化，以及档案有害生物的防治；运用与掌握好档案的抢救修复、数据备份和信息恢复技术，并做好档案减灾、档案工作突发事件处置及信息容灾等工作。

2.2 档案保护工作的新要求

有效开展档案安全保护的前提和要求，是具备良好的周边环境（选址）、适宜的建筑物（库房）、优良的系统、硬件设备（维护与管理）、规范的装具及配套设施（保管）、运行科学的规程、机制和标准、合格管理人员，以及安全保护检查、效果评估制度等。实现保护档案的主要功能需求和工作要求：一是档案馆（库）建筑实用性的“八防”，即防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防潮、防震、防火、防盗，和库房温度与湿度的调节与控制，即“二控制”。二是在基础设施、设备配置时，注重档案馆（库）建筑与设备投入、运行和维护的经济性，涉及投资、造价，应结合本单位的经济实力和经费情况以及所需保存档案的重要程度来考虑。三是馆（库）建筑的舒适性上，应结合实用性及经济性原则造，满足档案人员和用户对环境的基本需求，体现文化场馆特色和人文需求。

2.3 档案安全保管工作的内容与条件

档案安全保管的任务，一是维护档案实体的秩序状态，使其存放和使用中始终有序。二是保护档案实体的理化性状，使其不受或少受损害。其内容主要有：档案的库房管理、档案流动过程中的安全防护，以及保护档案的复制、修补、缩微、扫描以及数字化等专门技术处理。

档案保管的基本要求是：一是以防为主、防治结合。档案资源不可再生，预防破坏性因素的出现是档案保管的重要手段。二是加强重点、兼顾一般。档案的价值以及重要程度是有区别的，对重点保护对象要采取特别措施；投入的人力、物力、财力上有所偏重。三是注重灾备、减灾处突。主要是建立突发事件时应对预案，以防备灾害及各种突发事件可能对档案造成的损害。

档案保管的物质条件主要有：一是存放档案的库房；二是存放档案的柜、架、箱等装具；三是温湿度测量及控制设备、防盗与防火的安全防范设备、入库档案的消毒灭菌设备，以及办公设备、运输工具等；四是卷皮、卷盒；五是防霉防虫药品、吸湿剂等消耗品。

档案库房管理制度有进出库、库房温湿度控制、库房与装具的有序化与存放方式、档案存放秩序的维护与管理制度，定期检查、清点，并实施全宗卷管理。

2.4 档案实体的保管方式与技术方法

根据档案事业发展及新时代档案工作的特点，开展档案实体的保管保护。一是要实施库房保管保护的基本方式，创造适宜保管条件；二是针对档案数字化、缩微化等多种转存方式的情况下，实施传统档案异质化保存、重要档案异地保存的备份存储方式；三是可借鉴文物地下封存的方式，实施永久档案的封存；四是实施专业化保管基地、文件中心的无氧贮存保管方式。

保护纸质档案，通过制订技术标准和管理规定、调控档案库房温湿度、防范档案有害因素、防止自然灾害、人为事故和突发事件对档案的破坏、提高档案材料自身的耐久性，以及受损档案修复等来实现。保护胶片档案，通过选择档案装具、入库前检查、科学规范的日常管理、防护阳光照，以及强化库房防火与防水来实现。保护磁带档案，主要是通过正确排放不同类别磁带、控制温湿度、防止污损、避免光辐射、防止氧化、防止霉害、防止磁带在外磁场中消磁，以及防止产生复印效应来实现。保护光盘档案，是通过减少使用、防止空气污染物、调控空气温湿度、保持信息读取面的清洁、防止标记面的机械损伤，以及维护光盘档案检读设备等来实现。

3 基于全过程安全管理的档案保护新模式

3.1 加强接收入库档案的消毒保护

一是入库档案消毒。档案消毒是保护档案的第一步，其重点是新入库的档案，此外原有的馆藏档案、新入库的档案盒与档案袋、新入库的档案装具等也是消毒的对象。在消毒工作中重点遵循科学原则、高效原则、质量原则及安全原则。采用档案实时消毒、库房消毒净化、新载体的防霉抑霉，以及专门档案消毒处理等方式。加强档案消毒管理，提高档案保护意识，积极做好日常档案消毒工作，制定自然灾害档案抢救消毒预案，正确使用消毒设备和方法，并建立有害微生物和害虫的检查机制。

二是收集中的档案安全保护。建立档案征集的安全管理制度；征集档案进馆前，要严密包装、妥善运输、专人护送，保证档案安全；征集来的档案要及时归档，有关部门应及时向档案管理部门移交。

三是整理中的档案安全保护。做到分类准确、编排有序、目录清楚、填写规范、装订整齐、格式统一；档案整理归档时，应当按照档案安全管理要求逐卷逐件进行，慎重处理档案原件；加强档案整理中的保护；防范人为灾害、突发事件，以及不当操作造成档案的丢失、破坏或损毁。

四是编研中的档案安全保护。依据档案法规，遵循档案保护的标准与技术规范，遵守档案利用与安全的相关规章制度；规范管理，避免使用不当或过度造成损伤及损毁；从保护档案、方便利用的原则出发，更多采取档案的数字形式、复制件形式，尽量避免档案原件的重复使用，减少利用损伤。

3.2 档案馆（室）藏档案的保管保护

第一，绿色建筑的合理选址。绿色建筑的场地设计是建筑与周围环境相协调的可靠保障。选址时应综合考虑地形、地貌以及主导风向等气候条件和地理环境因素，所选地段应尽可能便于利用自然能源，对建筑物进行合理布局。所选地址必须有利于防水、防潮，有利于防有害气体、灰尘，确保档案安全，便于提供利用；库房周围要留有适当的空地，以便以后扩建。

地址选好后，设计工作者要亲临现场，对施工现场的地理环境与人为环境进行分析，并在场地设计时尽量避免建筑设计对生态环境的破坏，应尽量减少现场的热岛效应。根据夏季典型气象特征，采用梯度风进行模拟，分析边界条件的设置，使项目周围建筑环境对建筑群体的遮挡影响较小，在主导风向的影响下，建筑整体通风效果良好，能够保证人员活动的舒适性。

第二，配备库房安全保护的设备设施。一是安全监控系统。档案馆（库）的门禁、视频监控等系统，运行正常平稳、安全可靠。周边环境设置安全空间，安装安全监控的设备。库房和阅览室等场所安装视频监控系统。库房、机房、整理室、裱糊室等处安装防盗报警装置，门、窗（一层）安装防盗措施。特殊载体库房安装防磁等设施，涉密用房安装信息屏蔽设施，涉密档案的扫描、存储、复印、传真、缩微等办公设备要经过国家保密部门的安全检测，或由具备保密资质的单位提供。馆（库）安装的供电与暖冷系统、给排水系统等符合国家相关规定，满足安全保障要求。

二是消防设备。档案馆（库）安装的自动报警、自动灭火系统符合国际条约和国家规范，定期检查系统的安全性与有效性。库房、机房、整理室及裱糊室应当安装防火报警和消防设备。消防灭火系统。目前适用于库房的，具有安全性、有效性、适用性的，通用的消防系统主要有高压细水雾灭火系统、七氟丙烷气体灭火系统、CO2气体灭火系统、纯氮气灭火系统、惰性气体灭火系统，以及库房周边的水喷淋灭火系统。

三是档案维护设备。档案馆（库）安装调控温湿度的空调设备，库房配备温湿度指示和调控装置、通风换气与空气净化设备，相应功率满足温湿度控制的要求。档案馆配备消毒室和消毒设备。配备除尘设备、修裱工具，以及照片洗印、静电复印设备、光盘刻录设备或其他大容量存储设备。档案库房配备适用、可靠和安全的档案多节柜、档案密集架、专门保管设备。

四是数字信息案例设备。档案备份需配备的信息处理设备，包括业务专用录音机、录像机及转录设备、档案缩微设备扫描仪和动态图像采集压缩卡等。专用机房配备防电磁干扰、防静电、防尘、隔热设施、过载保护装置、电磁信号干扰器和不间断电源。电磁信号干扰器和不间断电源要有保密检查部门核发的生产许可证。局域网络布线合理规范，配备加密的数据库存储和传输设备。以上设备应当符合保管和保密要求。

3.3 出库档案的安全保护

第一，加强档案利用中安全管理。一是做好档案利用登记，限定用户利用范围，严格审批手续；严格控制档案原件的利用，对档案复制件的使用，也应履行相关手续。建立完整的登记、借用、归还等手续。二是使用单位对摘录、复制的档案要严格登记、妥善保管，不得散存在个人手中，不得扩散和转让。严禁擅自摘抄、复制档案，因工作需要从档案中取证的，必须按查阅档案审批权限经审查批准后才能复制（或拍摄）。三是在档案利用场所安装摄像监视器，严防利用者在档案上涂改、圈划、抽取、折叠、裁剪、撤换。用户利用档案时必须爱惜档案，不准向无关人员泄露档案内容。四是收回档案时，仔细翻阅检查被利用的案卷和摘抄的内容。

第二，加强档案展览中安全管理。一是档案展览场所应配备安全设施和保护设备，防止档案被盗、被损坏、被破坏；二是监管展览中的档案安全，防止档案展览过程中人为损伤、展览环境变化、用户不当操作等因素对档案的破坏；三是制订档案展览中灾害防护和突发事件应急处置方案，确保档案安全。

第三，加强外借（转递）中安全管理。一是出借给单位或个人的档案复制件、摘抄材料，必须加盖档案馆（室）公章；二是利用单位或个人借用的档案，要严格登记、妥为保管，不得扩散和转让；三是不允许利用单位或个人长期保存，用毕一律退回。

第四，加强档案移交的安全管理。一是做好交接前的准备工作，对所有保存档案进行一次全面清理，做到账物相符。二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好档案借阅查询登记簿，并在档案借阅查询登记簿上注明原因及催还情况。三是按档案移交要求编制移交清单，有特殊情况需要说明的附于清单后。

第五，加强档案转移运输中安全管理。一是档案转移运输时，使用牢固、干燥的包装材料和装载形式对被送档案进行包装，并进行档案安全检查，防止转运过程中档案的损失；二是档案转运中包装箱应符合档案安全要求，全程注意档案的完好与完整，避免档案损坏、被盗、丢失；三是档案远距离运输转移，应考虑天气变化，防范暴雨、冰雪或大风等恶劣天气以及突发事件，可能对档案造成的损失或危害。

3.4 国家重点档案及珍贵破损档案的抢救修复技术

第一，国家重点档案及珍贵档案的破损状况及其分析。国家重点档案及珍贵档案在长期保管与利用状况下都会出现不同的损坏及破损情况，主要表现在以下五个方面：档案材料的残破与不全、外观的改变与污损、字迹（信息）难以辨别和内容图像模糊不清、材料受酸性腐蚀与灼烤干热的损坏以及粘结成“档案砖”等变化。

第二，实施破损档案抢救修复的途径与方法。修复指对破损的档案进行技术处理、去除有损档案耐久性的不利因素，使档案恢复原来的面貌。修复时应明确档案的价值与内容的重要性，敏锐地诊断档案的材质、破损等情况，谨慎地确定修复抢救的方案；认真细致地进行修复操作，及时观察档案的情况；科学地对修复结果进行全面的评判。

修复破损档案时应遵循以下三原则：一是有利于档案制成材料耐久性；二是尽量保持档案原貌；三是使用的修复方法要经过试验。此外，在修复中要注意原件与被修复部分的可鉴别、整旧如旧、最小干预，以及效果评定与专家评鉴相结合。

实施档破损案修复的操作过程为：（1）接收、登记、观察需修复的档案；（2）评估档案的受损情况，材质的属性、材料损坏情况及致其破坏的因素等；（3）初步确定进行抢救与修复的方案；（4）对修复方法进行试验，检验方法的可行性；（5）进行档案的修复处置，及时观察档案的状态，直至达到理想的修复效果；（6）总结经验并形成示范性的修复方法。在修复破损档案时应关注拟定的档案修复抢救方案的适宜性，档案修复过程中观察、记录调整、及时处置，以及完成抢救修复后的评定。