档案安全管理价值及管理体系建设路径探析

文·谢锋

一、档案信息安全管理的价值

（一）档案信息安全是实现其价值的前提和基础

保证档案信息的安全性，是实现其价值的前提和基础。而档案信息安全管理工作的最终目的就是采取各种行之有效的方法和措施，遵循预防为主、防治结合的原则，对有使用价值的档案信息进行管理，从而使档案信息安全得到保障，确保档案信息的完整性、准确性及可用性。

（二）档案管理的真实性与完整性

档案信息安全包含的内容相对较多，如档案资料的实体安全、档案存储系统的安全、网络安全、使用安全等等。从客观的角度上讲，档案信息本身的价值能否得以充分发挥，在很大程度上取决档案信息安全管理工作的开展成效。如果安全管理工作做得到位，那么档案信息的安全就必然得到可靠保证，反之，则会对档案信息的安全造成影响。档案信息的价值并非一成不变，当其真实性和完整性遭到破坏时，档案信息的价值将会大打折扣，所以要想使档案信息的价值得以充分发挥，就必须做好档案信息的安全管理工作。换言之，此项工作的价值体现在保证档案信息的真实性和完整性上。

二、档案信息安全管理体系的建设路径

（一）加快档案基础设施建设

1.更新硬件设备。档案信息的安全性在很大程度上取决于硬件设施和设备的完善性，质量有保障、性能完备且功能强大的硬件设施，能够进一步提高档案信息安全，反之将可能使档案信息受损。 档案信息安全管理所需的硬件设备相对较多，如门禁系统、防火系统、防磁防盗柜、温湿度控制、空调系统、红外线及视频监控设备，等等。这些硬件设备应当定期进行更新，为档案信息的安全提供保障。为保证档案信息的录入、查询，还需要配备计算机、扫描仪、打印机等设备，并由专人对这些设备进行定期的检查维护，确保设备的性能完好。在档案存储介质的选择上要予以注意，一方面可以用硬盘对档案信息进行保存，这种存储介质的稳定性较高且存储量大，另一方面可将重要的档案信息保存在云盘当中。对于存储时间较短的档案信息，则可选用价格低廉的存储介质。

2.软件维护升级。对于档案信息管理而言，硬件是基础，软件是核心，后者是前者高效、稳定运行根本保障。因此，在完善硬件设施的同时，应当采用技术成熟的档案管理软件，经常开展软件的维护与升级。对系统的运行空间进行优化，改善系统运行环境。

3.引入先进的档案安全防护技术。在对档案信息安全管理体系进行建设的过程中，应当针对存在的安全问题，存储设备和查阅用电脑，要实行物理隔离或专网运行，对重要档案信息指定专人管理、采取指纹识别、刷脸识别、系统加密等，进一步提升档案信息的安全水平。双网运行+防火墙。双网运行是确保网络安全较为有效的一种方法，通过物理隔离技术的运用，保证内网与外网数据信息传输的安全性。在这种网络运行机制下，档案管理部门可以按照安全要求，对计算机中数据的传输方向进行管控，既可设置为单向传输，也可设置为双向传输。通过该运行机制的运用，能够使网络环境得到优化改善，从而为档案信息安全提供保障。数据加密技术。当数据信息以明文的形式在网络环境中传输时，如果网络黑客通过不法手段截获信息后，便可得到其中的内容，由此对档案信息安全造成严重威胁。而加密技术可以将明文变为密文，必须有密钥才能进行还原，当加密的数据信息在传输过程中被截获后，截获者得到的只是一些代码，因为没有密钥所以无法获取其中的内容，从而避免了信息泄露。访问控制。这是确保档案信息安全的有效技术手段之一，通过对不同人员的访问权限进行合理设置，能够避免越权访问的现象发生。档案信息管理系统可以赋予相关人员具体的权限和职责，当某些人员的工作发生变动之后，可直接对其访问权限进行调整，由此大幅度提升了档案管理工作的便捷性，也为档案信息的安全提供可靠的保障。

（二）完善档案管理法律体系

在档案信息安全管理体系的建设过程中，相关的法律法规和制度规范是不可或缺的重要部分，是保证档案信息安全管理工作有序开展的前提和基础。为此，应当加快完善与档案信息安全管理有关的法律体系，具体可从如下几个方面着手：

1.健全法律法规。完善的法律法规是档案信息安全管理体系高效运行的根本保障。随着网络信息时代的到来，档案信息面临的安全威胁随之增大，出台专项法规已经势在必行。建议国家立法部门，结合当前的实际情况，充分考虑档案信息安全管理工作的开展需要，制定并出台专项的档案信息安全管理法规，并在法规中，对如下内容加以明确规定：档案管理的覆盖范围、管理过程中需要采用的方式和方法、管理人员及软硬件设备的要求等等，从而为档案信息安全管理体系的构建以及相关工作的开展提供法律依据。

2.加大执法力度。有关部门必须逐步加大档案信息安全管理的执法力度，使安全检查工作形成常态化。要打造一支技术过硬、综合素质高、业务能力强的档案信息安全执法队伍，并对相关的人员进行合理配置，提高执法效率。由于违反档案信息安全管理法律法规的行为所受到的处罚并不是很高，致使通过影响档案信息安全获取高额利润的事件逐步增多，严重威胁了档案信息的安全性，对此，必须加大惩处力度，发挥出法律的惩戒作用。

3.对人员进行优化配置。必须结合档案信息安全管理的实际情况，对相关人员进行优化配置。在管理人员的选择上，应当建立择优机制，把责任心强、工作细致的同志安排在涉及档案信息较多的岗位上，把懂信息技术的同志用来维护网络安全上，做到人尽其才，增强管理工作的有效性。

4.完善人才结构。档案信息安全管理是一项较为枯燥但责任巨大的工作，因此，要求档案管理人员能够吃苦耐劳，耐得住寂寞，具有强烈的责任心和使命感，充分认识档案信息的重要价值以及保障档案安全的意义。在档案人才的配备上和培养上，要积极引进具有档案、历史、中文及信息技术专业人才，重点培训档案日常管理、整理、信息化及重点档案抢救的专项技术，不断提高档案人员对新知识、新技能和国内外前沿技术的接受、消化能力，推动档案信息安全工作再上新水平。

综上所述，网络信息时代的到来，对档案管理工作提出更高的要求，为使档案信息的价值得以充分发挥，必须加快构建档案信息安全管理体系。在具体的建设的过程中，要逐步完善相关的法律法规，并对档案基础设施加以完善，引入先进的安全防护技术，提高档案管理人员的整体素质，这对于推动档案事业的持续发展，具有重要的现实意义。