对细化档案工作的认识和体会

文·郭明利

天下大事，必作于细。档案是国家机关、社会组织、公民在实践活动中形成的、具有一定史料价值的历史记录，对人们认识自然、历史、社会发挥着积极的、不可替代的作用，是社会发展的重要组成部分。在档案从形成到归档的一整套系统中，如果忽视细节管理，出现哪怕是很小的一点差错，都有可能造成不可挽回的损失。因此，从细节着手管理档案，是各级档案部门和档案工作者份内之事。以慈善组织来说，其所发挥的职能主要是面向社会募集善款、开展困难群众救助。募集的善款用到哪儿去了、救助的是否为困难群众、善款使用程序是否合法等问题都是社会关注的热点，而工作中形成的文件、善款拨付凭证、社会中介机构审计结果等资料，正是解答上述问题的依据，所以慈善组织档案工作，必须严加细化，把所有能够反映慈善工作的档案材料收集管理好。

一、档案收集工作应注重细化

慈善组织产生的文件材料，处理完毕后由文书部门或业务部门整理立卷归档，这个过程中的一系列环节，有国家法律法规制约，有其内在的规律和规则，有些则需档案工作人员着眼细节、妥善处理，才能使档案符合法规、制度、规则要求，发挥其应有的作用。比如财务人员掌管着善款的接收和拨付，所形成的财务档案需要及时收集起来。再如善款拨付到相关部门后，除收集拨款凭证外，困难群众的签收单据也要收集，这样才能够完整体现善款去向。签收单据是个容易被忽视的细节，必须抓好落实。

（一）建立分工协作体系

应对档案工作予以足够的重视和认识，理顺做好档案工作的体制和机制，明确档案工作的内容和目标，确定主要领导全面抓、分管领导具体抓、责任科室以及专兼职人员具体操作、其他人员配合协作的一系列工作体制机制，落实费用投入、奖惩规定等保证措施，建立起做好档案工作的完整体系。

（二）完善相关制度规定

档案收集工作面向单位内部机构和业务人员，情况比较复杂，要做好这项工作，必须建立严格的制度，规定统一的标准，制定明确的归档范围，使各部门、各单位产生的档案能及时保管并集中向档案室移交归档。

（三）突出政治责任意识

档案收集工作是一项政治性非常强的工作，档案工作者要确保政治上绝对可靠、信念上坚定不移、工作上精益求精。档案工作者要树立强烈的责任意识，严格执行国家有关档案工作规定，把好档案收集这一档案工作“第一关”，做好甄别和取舍，确保把应收集档案收齐，为后续的档案整理、保管、编研、利用等工作打好基础，不出丝毫偏差。

二、档案保管工作中的细化处理

慈善组织产生的档案材料，有纸质文件、报刊、照片、捐赠字画、光盘等，种类较多，情况复杂，要求档案保管工作应从职业道德出发，切实杜绝粗放混乱管理，从基础工作抓起，细致入微地、有针对性地进行保管。

（一）档案库房管理应从细节入手

档案库房是保护档案和延长档案寿命的最基本的物质条件，应切实按照国家有关规定建设，如果因客观条件限制不能单独建设的，则应设在办公楼的较高层，门窗要挂帘遮阳，朝阳门窗要密闭。应具备通风换气条件，安装空调机、去湿机，配备消防器材。安装监控设备，监督档案保管、利用等环节，做到“有像可查”，一旦发生意外，可迅速查明原因，及时采取应对措施。安装温湿控设备，根据不同季节，调整室内温湿度。制定严格的库房管理制度，档案库房要指定专人负责管理，明确专职人员责任，禁止无关人员随意进出。

（二）档案装具应适合实际需要

档案装具是指直接存放档案的柜、架、橱等设备，应本着适用与节约的原则，根据库房特点和档案的价值与规格合理选用。对于一般纸质文件档案，可采用金属组合构件，既防火又耐久，按照有利于运输、转移、安装、利用的原则购置安装；对于照片和字画等易损档案，除保存好电子版以外，应选用防尘、防光、防虫、防火等性能好的材料柜、橱，妥善保存原件。尽管慈善组织保管的字画大多为社会捐赠，一般在一段时间内就会拍卖变现，但日常管理仍不可掉以轻心。

（三）档案包装材料应规范实用

档案经过包装后，可防止光线、灰尘及有害气体等对档案的直接危害，又可以减少磨损。应根据档案的不同类别和特质，选用适当的包装材料，达到保护档案的目的。比如光盘可采用有包装的存储盒，并定期擦拭光盘；纸质文件应选用规定尺寸的卷皮、卷盒，既保护档案，又便于阅读和复印；对于捐赠的字画等不经常使用，或者既不适于装订又不便于装盒的实物档案、资料，可以用比较结实的无害化纸张包装存放。

三、档案利用中的细化要求

档案利用工作是以利用者为服务对象，以提供档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案为各项事业服务的工作，贯穿着档案人员素质、案卷质量、制度建设、档案安全等内容。慈善组织档案利用率较高，在数据统计对比、项目决策实施、善款使用轨迹去向等方面发挥着不可或缺的作用，过细做好档案利用工作尤为重要。

（一）档案人员要求高素质

在政治素质方面，要热爱档案事业，有高度的政治责任心和热忱、周到的服务精神；在业务素质方面，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；在文化素质方面，要有较高的文化知识，能够及时总结和分析档案利用工作中的经验和问题，把握利用工作的规律；在实际操作中，要有敏锐的观察能力，能够独立处理档案利用中出现的问题。

（二）案卷要求高质量

一是要提高档案案卷的内在质量。对档案进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是要建立健全档号。档号必须适应档案检索和管理的要求，以方便档案的查阅利用。三是要编制检索工具。建好基础性、骨干性和文字叙述性检索工具，形成以骨干性检索工具为主、基础性检索工具为辅、叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径多元化。四是要制作备份。对珍贵档案，应采取抄录、复印、扫描、照相等形式进行复制，制作档案副本以防意外。

（三）制度要求全面化

档案利用制度包括阅览制度、外借制度、复制制度等。可根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，做到有章可循，同时确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应细化、严密可操作，并在实践中不断充实和完善。

（四）监督要求细节化

档案利用监督是做好档案利用过程中的一项重要措施，能有效地发现并制止和纠正档案利用过程中的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。在利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。应做到一嘴勤，勤宣传利用档案的制度和规定，勤与利用者交谈，把握其利用目的和动机；二眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视线之中；三手勤，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。利用者离去之前，应仔细检查被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时挽回损失。