信息化背景下档案管理系统在天然气管道工程建设中的应用与思考

文·洪雁

“绿水青山就是金山银山”。随着绿色清洁能源天然气需求量的逐年增高，中国石化按照“资源、管网、市场、效益”相统一的要求，全力以赴增强天然气管网建设、天然气供应及调峰能力。伴随一系列重点工程的建设，档案管理工作也在不断完善和进步，档案管理系统的应用范围也在逐步扩大。为实现档案工作的信息化管理，天然气管道工程建设项目部建立健全了档案管理网络系统，大力加强硬件与软件设施的建设，实现了天然气管道工程建设项目档案管理向档案信息化管理方式的转变，即实现了档案管理模式从以档案实体保管和利用转向档案信息的数字化存储和服务的改变。

一、天然气管道工程建设特点

（一）近年来，管道运输已成为我国天然气最主要的运输方式之一。长输管道工程建设项目具有施工范围广、建设周期长、工程量大、技术复杂等特点，使得档案资料收集周期长、数据资源多、管理难度大。长期以来，受档案保管和利用环境的制约，许多档案资料处于封闭、半封闭的状态，检索手段落后，档案资源得不到有效利用。

（二）天然气长输管道工程建设项目大多涉及业主方、设计方、施工方、监理方等多个参建单位。其中勘察设计单位负责收集整理勘察、设计阶段的基础资料和有关设计文件；施工单位负责编制、收集整理所承担工程施工过程中形成的工程资料；监理单位负责编制、收集整理监理工作中形成的文件并对施工档案特别是竣工图进行审查；建设单位负责做好本单位工程形成档案的收集与整理并对设计、施工、监理等单位的档案工作进行检查、指导。在工程建设期间，施工单位往往急于工程建设进度，从而忽略档案资料的收集与整理。此时，如果监理单位监督不及时，建设单位检查不到位，就会导致工程管理文件日期、签字、盖章不齐全，甚至出现文件不真实的造假行为。另外，各家单位对档案归档的标准理解不一致，导致部分移交资料不能完全符合验收标准，例如施工单位为避免日后利用过程中的遗失问题，把一栋楼的同种图纸用线装订在一起，这样虽然保证了完整性，但是利用起来不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。

（三）天然气管道工程建设项目档案系统的记录了项目前期的考察、可研、立项、审批、勘察设计，以及招标、施工、采购、监理、验收等工程施工建设管理的全过程，是工程建设中最真实的原始记录。做好工程项目资料的收集、归档与管理，不仅对各项工程的建设、竣工结算、日常生产与维护起到重要的参考与利用价值，还可以作为鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的重要依据，为天然气管道的输配运行管理和事故应急维抢工作提供数据查考，使档案发挥出最大的经济效益与社会效益。

二、天然气管道工程建设项目档案管理系统功能设计

（一）目前应用的天然气管道工程建设项目档案管理系统，主要是在.NET framework3.5平台上开发的档案管理信息化软件。该系统主要包括C/S端的档案系统客户端和B/S端的档案系统网站。共分为三个板块，即CS端的档案管理板块及档案配置板块和BS端的网页板块，用户可以使用客户端或者浏览器访问系统的各项功能。整个系统按照功能要求共划分为四大模块，即档案业务、利用中心、库房管理、报表。

1.档案业务主要包括收集整编、档案管理、鉴定管理以及归档批处理。收集整编主要完成档案资料的采集、整理、归档入库；档案管理可以对归档的档案数据进行管理，包括档案打回、生成报表等功能，与收集整编的区别在于，此处操作主要是针对正式档案进行操作；鉴定管理主要对档案库中的档案进行鉴定，包括密级、保管期限的时间配置，对需要鉴定的档案进行提交审核；归档批处理是对其它业务系统通过接口移交到档案系统的批次数据进行查看、删除、生成交接单，以及审批后进入档案库。一般来说，天然气管道工程建设周期普遍在2年以上，不仅投资大，线路长，其工程质量要求也相对较高，工程涉及专业和内容广泛，参建单位较多。针对这些特点，在工程建设项目档案类中，设计了13个阶段，充分满足工程各个阶段资料归档的要求。并且每个阶段设置案卷级数据窗口和卷内文件数据窗口，这样分类能够使档案进行合理组卷和系统管理，同时也便于判断文件资料的归档是否完整齐全。

2.利用中心主要包括档案查询、借阅管理以及档案统计功能。档案查询主要是对已归档的档案进行查询，可以使用多种检索条件组合查询，对查询出的档案进行查阅、借阅以及查看电子原文等操作；借阅管理可以管理档案借阅单，对借阅单进行查询、查看等操作，并且可以对纸质档案做出归还、借出、续借、催还等操作；档案统计包含利用率统计、工作量统计、档案统计，依次针对档案的利用率、某个人员或机构的工作量、正式的档案数量进行统计。通过这几个功能的实现，可以随时掌握档案机构、人员知识结构、馆藏、借阅、归还、设备等基本情况及变化情况，实现档案的动态管理，从而提高档案业务的工作效率、降低档案管理者的劳动强度、减少档案资料丢失泄密的危险。

3.库房管理主要包括库房管理和温湿度管理。其中库房管理实现了图形化管理库房，主要解决的是实现多楼宇、多楼层库房的图形化管理，在档案系统中建立可视化的虚拟库房，可以直接在界面上看到库房内部的排架情况，每个柜架上档案的案卷题名等；温湿度管理实现对库房温度、湿度进行录入、查询、统计等，可以自动形成并打印库房温湿度变化曲线，便于库房管理员及时调整温度、湿度。

4.报表主要包括报表管理和年报管理。报表管理的主要作用是创建、编辑、管理企业所需的动态报表及静态报表；年报管理的主要作用是创建、编辑、上报以及其它管理企业的年报数据。通过此模块我们可以进行详尽的报表内容及分类统计，能帮助领导层更准确地掌握第一手资料，并为决策提供事实依据和数据支持。

总体来说，此档案管理系统集档案收集、整编、查询、借阅、利用、统计等主要管理功能于一身，确保了归档文件真实、完整可用及安全，在档案管理中具有系统性强、可操作性强、兼容性强、保障性强等优点，进一步提升了档案信息资源标准化、规范化管理水平，为建立统一档案信息资源管理、共享档案管理的平台奠定了基础，在权限允许的前提条件下最大限度的达到了档案资源共享。

（二）档案管理系统使用中存在的问题

1.档案人员专业素养参差不齐。档案信息化的建设是一个持续改进和逐步完善的过程。另外，机构重组、岗位调换、人员流动等导致档案人员身兼数职或频繁调岗，给档案管理和运维工作带来很大压力，很多单位没有专职的档案管理人员，并且很多人也存在专业不对口的现象，档案管理人员中具备相关职业素养的人较少。例如，天然气管道工程建设项目档案管理人员，不仅需要一定的档案管理业务能力，同时应具备工程建设施工等方面的专业知识和工作经验。如果缺乏相关的专业知识，就难以辨别工程资料的真实性、准确性和完整性。比如对工程图纸的识别、工程设计的步骤、招投标的具体过程、竣工资料的验收等所有工程进程中所产生资料的查阅、收集和整理，都需要一定的业务知识。

2.档案资料收集整理欠缺规范。档案管理的信息化建设，首先是人的意识问题，这是档案信息化成功建设的前提。但是有些档案人员出于自身利益的考虑及惰性，习惯于陈旧的操作办法，档案意识淡薄，从而对档案资料的收集造成一定的阻碍。例如在长输管道建设过程中，为了加快工程建设的进度，部分参建单位不够重视日常档案资料的归档，个别单位甚至在即将交工验收时才开始整理资料，导致档案收集进度缓慢。另外部分参建单位未实现工程档案信息化管理，移交资料未及时扫描存档，导致后期需要集中扫描录入系统，工作量较大且对档案立卷进度有所影响。

3.档案系统正常运行速度缓慢。目前使用的档案管理系统采用的是星形拓扑结构，平均带宽有限，且需要同时接收ERP系统、公文管理系统、财务管理系统等多套业务系统的数据推送。电子档案一般数据量多且单份档案较大，势必会对骨干网络产生很大压力，导致档案系统响应速度缓慢。

4.电子文件长期存储有待提高。随着档案信息化的不断发展与应用，档案信息的数字化存储逐渐占据举足轻重的地位，新型文件材料的归档势在必行。不同类型载体的档案需要进行数字化处理，转换为电子档案，而电子文件是以化学磁性材料为载体，形成的时间短，目前缺乏实际贮存的验证。所以电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。

四、加强档案管理信息化建设的有效措施

（一）制定统一的档案信息化建设标准规范。一切工作，制度先行，有制度为前提去保障，工作才可以顺利进行。如果没有有效的保障制度，就不能形成长期的良性机制，更不能发挥档案的利用作用。

（二）强化基础设施建设。根据档案管理信息化建设的需求，需配备先进且齐全的计算机网络设备，为档案信息化管理工作的开展提供基础保障。提高档案管理软件的技术和应用水平，做好充分的安全技术防范措施，通过软件的设置来防止档案信息的失窃和恶意篡改，保障档案资源的安全性、可靠性，促进档案管理系统的高效运行，为档案信息资源的共享与利用创造条件。

（三）明确职责划分，对档案管理涉及到的业务部门、档案部门、网络运营部门之间进行分工。业务部门是文件材料的形成部门，该部门熟悉各自的管理业务，了解归档文件的自然形成规律和历史联系，因此是承担归档工作的主要责任者，进行各类文件材料的积累、预立卷、整理和移交工作，为归档文件的真实性、准确性负责。档案部门是文件材料的收集与保管部门，负责制定相应的管理规定并组织实施，确定文件归档的原则与方法，为归档文件的科学整理、规范保管和开发利用负责。网络运营部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，部署一套健全的运维平台，有一支技术水平高责任心强的运维队伍，有明确的提报流程，项目上线试运行后，系统使用过程中产生的问题可通过运维系统网站提报，并进行流转处理，为归档文件的安全性、规范性、包容性和通用性负责，为档案管理系统的平稳运行提供保障。三个部门之间分工明确，相互作用，扬长避短，充分发挥各自在档案信息化建设中的优势。

（四）提高档案管理人员的业务素质。要想实现更高水准的档案管理工作，人的因素至关重要，只有具备高素质的专业人才，才能保障档案管理的成效和效益的发挥。要稳定档案队伍，提高业务素质，将档案人员从杂业型转向专业型，从而提高整支队伍的素质。一方面要提高政治素养，提高对档案工作的责任感。天然气长输管道工程项目档案涉及部分企业商业秘密，档案工作人员直接管理着重要的保密数据，因此档案人员要有良好的职业道德和强烈的工作责任感，自觉遵守规章制度，兢兢业业，求真务实，严禁外泄有保密性的文件。另一方面，档案管理人员在熟悉档案业务知识的过程中，还应当积极学习计算机及网络技术知识，为档案工作的信息化打下坚实的基础。可以建立以下机制：培训机制，集中辅导，造就一个良好的学习环境和氛围；考核机制，充分发挥人的主观能动性，提供他们的用武之地和舒展才能的场所；激励机制，物质与精神同时奖励，充分发挥工作人员的积极性和创造性。

总而言之，随着信息技术的发展和社会的进步，档案的管理工作也应与时俱进，应该积极利用先进的信息化网络技术，改变传统的管理方式，充分应用档案管理系统的各项功能，深入发掘档案资源的利用价值，不断深化档案管理体系建设，提高档案管理水平，确保档案工作健康发展，使档案管理走上科学化、信息化、数字化的发展轨道，从而更好地促进公司的发展，为企业创造更多的财富。