论“大数据”时代下社会保险档案信息化建设

鲁冰

摘要：社会保险档案是在社会保险业务经办过程中形成的文件资料，是企业职工和城乡居民参保缴费、享受权益的重要凭证。随着城乡一体化的社会保险制度的建立和完善，社会保险档案由纸质手工管理向电子信息化管理转变成为必然。本文将围绕利用大数据技术，对社会保险档案信息化管理和档案信息资源共享进行论述。

关键词：社会保险;大数据时代;档案信息化

中图分类号：TP311 文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）29-0289-02

1当前社会保险档案管理的现状

1.1社会保险档案数量庞大，归口多，管理难度大

社会保险涵盖了养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险和失业保险五类险种，其中养老保险和医疗保险又分为职工养老保险、职工医疗保险、居民养老保险和居民医疗保险。因此，社会保险档案不仅要涵盖五大险种，还要针对不同参保群众建立不同的档案类别。就笔者所在的社会部门来说，全区参保职工和参保居民达28万余人，按照“一人一档”的归档原则，可见社会保险档案的数量之多，管理难度之大。由于各类保险的经办机构不同，社会保险档案秉承“谁经办、谁管理”的原则，一般独立分布在多个物理档案室中人工管理。每个档案室隶属部门不同，每个档案室在档案的收集、著录整理、鉴定和库房管理等方面规格和标准不统一，不同险种的档案标准化程度呈现千差万别。同时，档案室的相对独立，容易造成数据无法互通，只能通过人工进行输人并同步，费时费力，容易出差错。同时，这也给档案查询带来不便，假如群众既有企业参保记录又有居民参保历史，查询档案时往往需要前往隶属不同部门的多个档案室分别查询，造成群众多跑腿，满意度降低。

1.2缺乏规范制度，管理简单粗放。

社会保险档案以纸质档案为主，通过业务经办窗口收集资料，经过简单整理后交档案室归档管理。随着基层业务下沉工作的开展，基层社保经办机构工作量不断加大。有些社保经办机构将大量的人力物力投入到业务经办、服务群众上，对档案管理重视不足，再加上不同保险种类的档案没有一个统一规范的管理制度和标准，造成了档案随意存放，归档标准不一，管理粗放。由于基层档案室“重藏轻用”，信息化设备少，纸质档案占比大，时间一长容易造成缺损或丢失。再加上专业化的档案管理人员少，一定程度上增加了管理的难度。

1.3电子化程度低，难以实现数据共享。

目前，大多数社保经办机构存储档案的方式以纸质档案为主，各类原始档案材料堆放在档案室中，很少通过扫描、拍照等形式转化为电子档案，缺乏一套先进实用的档案管理系统。由于纸质档案数量庞大，一般没有备份，如果不及时转化为电子信息，时间一长，很容易造成损坏、丢失。

2社会保险档案信息化建设的必要性

社会保险档案记录了参保企业和个人从参保到领取待遇的全过程，传统的纸质档案因收集、保管等因素，极易发生档案的缺少、丢失和损坏，这就会严重影响参保记录、信息维护、待遇审定和待遇享受，对参保职工群众的切身利益造成极大的损害。

社会保险档案信息化管理就是运用现代信息技术对档案信息的采集、加工、存储、管理，并通过信息管理平台提供查阅、数据共享、资源融合。随着大数据、云计算、区块链、认知计算等前沿技术的兴起，社会保险经办业务已全部实现了数据集中、联网运行，明显滞后于业务经办的社会保险档案管理也正在被重新定义。档案信息资源与现代化信息手段融合，实现档案管理电子化、信息化、智能化成为必然趋势。

3加快实现社会保险档案信息化建设

1）制定规范统一的电子档案管理制度和标准。按照国家档案管理的规范标准，健全社保档案工作规章制度和标准规范，明确各类电子文件的归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等，以保证电子档案的真实性、有效性和可读性。按照统一的标准规范，全面启动现存社保档案的数字化扫描工作，利用信息化技术，将档案内的纸质资料进行扫描、拍摄处理，形成图片等进行电子化存储归档管理，将实体档案转变为电子档案，将物理的多个档案馆形成一个虚拟档案中心，并进行规范化的管理。

2）推进社保档案数据库建设。加快电子档案系统的开发，建立电子档案应用平台，将有价值的档案数据及时录入到数据库中，并将工商、税务、医保等部门管理服务过程中产生的与社保息息相关的有价值的数据都采集到的数据库中。同时利用云计算、物联网、社交网络等新兴技术，加快档案系统与政务信息系统、业务系统的互联互通，实现职能部门与专门档案馆的交互共享，政务信息、业务数据、档案数据的互通融合，最终实现对包括政务信息、业务数据等在内的各类电子文件的在线归档、在线移交接收、在线利用、全程管理，彻底打破部门、单位之间的信息壁垒，整合各自为政的信息系统，改变过去档案“信息孤岛”的状态，真正建立档案数据大融合，推进政府公共信息资源共享。

3）加强档案信息化安全控制。网络信息时代，各类数据在互通有无的过程中，都不可避免地存在数据安全问题。由于社保档案是对参保单位和个人参保登记、缴费转移、待遇享受等重要信息的记录，关乎每个人的个人隐私，能否保证重要数据不被泄漏、篡改，是档案信息化面临的一大挑战。一是要树立档案信息安全意识，建立规范的数据应用安全管理制度，让档案信息化建设工作在统一、安全、规范的管理框架下进行，有效规避安全风险。二是加强科技防范技术和手段，建立档案分类加密管理，设置系统权限管理，加强访问控制，保证数据不被非法使用和非法访问。三是加强人员培训，及时做好软硬件设备的更新维护，建立数据安全预警系统，及时发现问题，及时修复，保证档案數据安全可靠。