新时期村级建档工作存在的问题与对策

丁兆山 林桂红

【摘要】国家档案局12号令的颁布，是新时期农村档案工作标准化的指南，如何做好村级档案工作更好地为农业农村工作服务，为建设社会主义新农村和小康社会发挥更大的作用，是我们档案工作者面对的全新课题。

【关键词】村级档案工作;问题;对策

做好村级建档工作是乡村振兴的基础，对于实施村务公开、民主管理、传播农科知识和技术、编史修志、招商引资、解决纠纷、维护农村的稳定和农民的合法权益都具有重要的意义。上个世纪90年代，五莲县就进行过全县的村级建档工作，到1998年全县623个村达到村村有档案室、村村建立起文书档案、会计档案等，建档率达到100%，并获得了“全省村级档案建档先进单位”称号。2013年，我们又成为全省社会主义新农村档案工作示范县，下面就我县村级建档工作中的建档经验谈点粗浅认识。

一、村级建档工作中存在的问题及原因

（一）档案意识不强。一些村干部缺乏基本的档案法律法规知识，对档案工作认识不足，认为档案与农村工作关系不大，档案不会增加村民收入，也不会给他们带来政绩，没有摆正档案工作在村整体工作中的位置。

（二）档案管理无制度、松散管理现象普遍。部分行政村没有档案工作分管领导及明确的兼职档案人员，保管及档案管理混乱。有的没有建立档案工作规章制度，对村级组织在工作中形成的文件材料在归档、保管、利用方面缺乏制约机制，因而导致档案材料丢失严重，甚至有的村无档案可查。

（三）档案人员业务素质低、管理差。行政村的大多数档案人员缺乏基本的文件材料整理归档知识，对文件材料的形成、积累、收集、分类等归档程序不了解。档案人员按照自己的理解整理文件，案卷质量不符合要求。

（四）文件材料形成量少、不规范归类，论堆管理。大多数村在归档时，收集的大多数是乡镇下发的文件，而涉及本村自身工作中形成的文件相当少，从档案中反映不出村“两委”、村级组织工作职能以及行政村的历史面貌。

（五）档案保管环境、条件差。就我县而言，多数村有档案室，但少数村还是存在无办公场所等问题，档案保管更无从谈起。

二、改进措施及对策

（一）措施得力是关键。几年来，我县的档案部门为搞好村级建档工作做了积极努力，做了大量富有成效的工作，积累了一些经验。1.文件主导，责任到位。为了切实推进全县村级建档工作，我们多次找组织部领导汇报农村建档和加强农村党建的关系，组织部领导非常重视，与我局联合发文，出台了《关于加强农村档案工作的意见》，并责成乡镇的组织委员具体负责这项工作。这样，我们每年的村级建档有了抓手，有文件、有人管，这是我们做好村级建档的组织保证。2.制定办法，规范管理。为了规范村级建档工作，我们先在一个乡镇的几个村进行调查研究，了解村级政权的职能职责、工作方案以及档案管理的现状，摸索村级档案管理新办法，根据国家的有关规定，我们分别对村居、社区进行分类，建立起《档案归档范围与保管期限》《村级档案整理办法》等，对各类民生档案的建立，也和主管部门联合制订了有关收集整理标准，并形成明白纸，把档案收集材料的范围、步骤、分类方法一一解释清楚，让他们做到心中有数、操作有程。在培训时发放到各村。实行标准统一、整理统一的规范化管理。3.多渠道培训，保证质量。村级档案人员的业务素质直接影响到村级建档工作的质量，特别是农村档案员都是村会计兼职、人员参差不齐、更换频繁等问题，我们加强了档案人员的培训，做到年年培训、统一建档。我们采取了到乡镇集合，“以会代训”“现场指导”“集中示范”“微信培训”等方法进行，通过多形式、多渠道培训，提高了档案人员的业务素质，为村级建档工作奠定了良好的基础。4.典型引领，以点带面。由于村级建档涉及面广、基础差，很难一下子推开。必须要实事求是、讲究实效、因地制宜、抓好典型、以点带面。我们首先在示范点开展村级建档工作，建立完善制度、健全管理网络、购置设施设备、规范整理档案，促进工作的全面开展，为各村学习提供了可参考、可复制、便捷的学习平台。5.重点抓，抓重点。在村级建档工作中，做好几个有机结合，做到重点抓，抓重点，效果明显。一是做好村级建档和乡村振兴结合的文章，和县委、县政府的重点工作做好结合，才能引起领导重视。我们首先被纳入乡村振兴战略领导小组，在乡村振兴工作中，围绕各项工作，做好档案收集、整理、利用工作，为乡村振兴做好服务文章。二是做好村级建档和加强村级党组织建设结合的文章。我们围绕组织部开展的各项村级党建活动开展建档工作，如加强党建档案材料的归档力度，把党员学习、党员会议、党员活动等全部纳入档案档案整理范围，让各项党建活动档案留痕，防止党建工作走过场，得到组织部领导的肯定。三是结合全县工作重点，不断加强档案工作。如在开展的农村土地确权、房屋确权工作中，在检查这些工作完成的同时，把所有村级建档工作纳入一起检查和督导，让村干部更加认识档案的重要性，更好地增强他们的档案意识，更好地促进了今后的工作。6.创新方法，加强村级建档的监督力度。一是加大督查力度，要求乡镇切实担负起《档案法》规定的对所属村庄的指导监督任务（我们把乡镇指导村级建档情况纳入乡镇的年度考核中去）。二是建立微信群，采取在微信中对各村建档情况进行拍照上传查验的方式，解决不能到现场的问题，以保障档案整理到位。三是实行档案年检制度，每个村我们去不了，就让村把上年度的档案集中到乡镇一起检查并盖章（检查人的个人章，谁检查谁负责，落实责任）年检。四是依法治档。对年检没有通过的，将进行执法检查，发放执法检查通知书，限期整改，没有整改的，将按照有关规定进行处罚，坚持依法治档。

（二）加强档案工作制度化、规范化建设是保障。1.健全機构，完善体制，制定档案工作制度。要建立健全乡镇、村级档案管理网络，将村级档案工作纳入乡镇人民政府办公室综合档案室，实施统一领导，分级负责的管理模式。成立以乡镇分管领导、党政办、综合档案室档案干部、联系村乡镇干部、村支书或村主任等为成员的档案工作领导小组。统筹安排，精心组织，配备政治可靠、文化素质好、责任心强的村文书或其他人员为兼职档案员，落实岗位责任制。建立村级档案工作整理归档、档案保管、保密、利用等制度。制定村级文件材料归档范围、分类大纲及保管期限表等档案工作业务规范。不断促进和完善行政村的建档工作。2.加强档案法律法规宣传，进一步提高乡镇干部及村干部，特别是“两委”一班人的档案意识。采取切实有力的措施，利用乡镇、村干部会广泛宣传档案工作及其它涉农工作的法律法规，学习党和国家关于农业农村档案工作会议精神，不断增强乡镇村干部的档案意识，提高对开展村级建档的重要性、必要性的认识。3.加强对乡镇、村档案干部的档案工作基础业务知识培训，进一步提高档案人员的业务水平。可采取以会代训、集中到乡镇的方式，由档案专业人员到场指导授课，操作示范。4.加大经费投入，切实改善行政村的办公条件及档案保管条件。由于我县大部分行政村几乎没有经济收入，乡镇人民政府可在财政收入中统筹安排，拨出一部分资金，集中采购档案装具，条件好的乡镇可为行政村添置档案专用柜及防火、防虫等保护设施，逐步改善所辖行政村的档案保管保护条件，确保村级档案的完整与安全。5.规范村级文件材料，重视收集工作。要把反映本村党组织、村（居）委会工作历史面貌和村级行政管理、村级建设和发展、涉农项目、扶贫开发等有关农业农村工作的各类文件材料、表、册、记录等收集齐全、完整，确保村级档案工作健康有序开展。