“互联网+”时代下如何做好档案工作

文/邱 菊

“互联网+”时代下，运用大数据、移动互联网、云技术为档案管理工作创新发展提供了新的思路和方式。在网络环境下，档案服务方式更加体现人性化，服务效率和质量都得到了提升

“互联网+”就是以互联网为平台，将现代信息技术运用于各行各业，从而不断创造出新产品、新业务与新方式，形成新的产业链。如集市和互联网相结合有了淘宝，银行和互联网相结合有了支付宝，政府和互联网相结合有了电子政务。“互联网+”是时代的产物，数字档案建设是档案事业发展的必由之路，档案部门要利用大数据、互联网、云技术等现代管理手段，推进数字档案建设，既能降低运行成本，减轻劳动强度，又能提高工作效率，更快、更准、更好地服务社会大众。同时也可以解决许多传统档案管理模式下难以解决的问题。

一、传统档案与档案网络化的区别

传统档案一般是指保管存放在档案馆室里面的纸质文书档案，其检索、使用起来非常费力、费时，且存储空间大，维护不方便，备份更需要大量的人力物力支撑。当前的传统档案管理模式已经不适应科技发展水平。随着网络信息技术的发展，利用数字图像处理技术等现代化手段，对纸质档案进行数字化，建立档案信息图像文件数据库，运用计算机网络技术，使利用者不受时间、地点的限制，随时查到授权范围内的档案信息。做到档案查询又快又准，实现远程查阅，便于信息公开和方便服务对象，解决许多传统模式下难以解决的问题，这是档案管理者在服务上质的飞跃。

二、“互联网+”时代，对档案管理工作的要求

过去档案的存储介质只局限于纸质。在“互联网+”时代，数字档案是对纸质档案原件的一种保护，随着时间的推移，最大限度地保护、抢救了档案。同时档案的存储介质也呈现了多元化，如多媒体、网络、光盘等等，这种多元化存储方式既可以通过多途径提供档案利用服务，又能提高服务的效率和质量。

1.对原有纸质档案进行数字化。档案管理者借助扫描仪、数码相机等数字化设备将档案库内的原有纸质档案进行数字化加工，形成数字档案。档案数字化后，既要将档案数据库建设与档案信息网络开发有机衔接，实现档案查询的计算机网络化，又要完善档案利用安全的制度建设，努力为利用者创造方便快捷的利用通道和方式，实现利用的低成本、高效率。

2.做好电子文件的在线归档。在计算机时代，工作中产生了很多电子文件，在电子文件在线归档时，档案管理者要做好电子文件从生成到归档的标准规范统一，确保电子文件的元数据、过程信息及电子签名、印章等信息的真实有效，同时还要按电子档案要求在电子文件流转过程中实时进行记录、封装，保证电子档案具备完整、真实、可用的特性。档案管理者还要编制电子文件分类方案、归档范围和保管期限，内嵌于电子文件管理软件中，实现对电子文件的超前控制和无人干预的自动收集模式，由设定的程序来实现自动整理，定期检查，定期数据备份。

3.利用各种渠道发挥好档案的服务功能。服务社会是档案网络化生存的必由之路。要体现档案的服务功能、宣传功能和交流功能，就必须建立和完善服务的渠道和窗口，如通过网站、微信、APP 等形式来推送重大活动、重大事件的相关档案信息，方便利用者的查询。通过网站留言簿、互动交流平台等方式，及时解决利用者的困惑和需求，让档案的作用得到更好的发挥。

三、“互联网+”时代，对档案服务工作的新要求

随着计算机网络技术、数据库技术的发展，将档案和网络结合，这是档案管理工作适应“互联网+”发展的趋势和要求。在局域网内，利用者通过网络查询后，提供直接打印功能，实现真正意义上的便捷。在互联网上实现数字化档案全文阅览、下载、打印，在相关认证和电子签名等安全技术的保障下，对特定的用户还可提供加盖电子签章的数字化档案打印件，保证档案的真实和有效性。在“互联网+”时代，档案的服务模式具备多样性、全面性，让利用者实现远程阅览，大大节省时间。现代档案的查阅方式分解档案员的工作任务，节约查阅者的等待时间，减少利用者的空跑次数，提高了利用效率。

四、“互联网+”时代，档案工作存在的问题及对策

目前，互联网时代下的档案管理法律体系尚不完善，影响了档案管理工作的规范性和严谨性。同时，档案管理者在互联网环境工作中风险比较多，防病毒、防黑客、防信息丢失、防密件泄密等对档案管理人员的计算机技术要求比较高。在档案管理工作中，档案的安全是重中之重，特别是互联网时代，更要确保档案信息资源的存储安全和使用安全，就需要建立一套完整的管理和使用制度，根据档案的保密等级分类管理，不定期开展检查，定时测试和维护，提高档案的安全性。

总之，做好“互联网+”时代的档案管理工作，构建现代意义上的数字档案馆，推进档案利用网络化是当今档案部门的工作重点。如何使档案数字化管理工作走向成熟和规范，还需要更多的人来探索、研究和推进。