浅谈风电企业提高工程档案质量优良率的探索

文/张雪霏

近年来陕西省风电工程密集上马，如何提高风电工程档案质量优良率是风电工程建设档案管理的重要环节。本文以国家能源集团左庄风电场为例，分析了风电工程档案的特点，探索了提高在建工程档案质量优良率的措施及做法

风电工程档案是风电场工程建设过程中直接产生的，具有保存和利用价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的原始记录，反映了风电场工程建设的全过程，对风电场工程以后的运行、维护有着重要的作用。

一、风电工程项目档案的特点及其背景

风电工程档案是工程实体建设情况的有力凭证，是一种独有的、不可替代的档案信息资源，是工程竣工验收，工程质量评定、安全可靠程度灯箱工作开展的必须条件。因此，必须加强风电工程档案规范化管理，使其能够全面客观地反映工程建设的实际状况。风电工程档案规范化管理不仅可以为提高工程质量水平服务，而且可以为鉴别工程质量，特别是风机基础工程中隐蔽工程质量提供重要的依据。

左庄风电场项目是国家能源集团创建风电场达标项目工程。在达标验收时，工程档案专项验收是非常重要的一环。随着风电场的快速建设，施工工艺越来越高，为了确保工程达标目标的实现，档案资料的齐全、完整、准确、系统是必备要素，如何使在建工程档案符合规范要求，提高档案质量优良率显得尤为重要。

二、保证风电工程档案质量优良率的组织保障

在工程前期准备工作中，成立项目工程档案组织机构，是保证工程档案质量优良率的组织保障。在左庄风电场项目开工前，建设单位成立了工程档案管理领导小组、建立了档案管理三级网络，为实现项目档案与工程项目同步开展奠定了基础。档案管理领导小组，以公司主要领导为组长，成员涉及到综合部、工程部、计划部、财务部等多部门，同时还明确了各个部门主任及兼职档案人员在工程档案管理中的工作职责，真正将责任落到了实处。在此基础上，建设单位还要求项目参建单位必须建立档案管理三级网络，并利用QQ和微信建立了参建单位的档案管理群，建设单位的档案室与参建单位资料管理员形成快速、有效的垂直组织管理。

三、保证风电工程档案质量优良率的措施

1.事前控制是工程档案质量优良的基础。

（1）制度建设是工程档案质量优良的事前控制重要环节。在开工伊始，建设单位就制定了《风电工程建设项目档案管理实施细则》《风电工程数码照片档案管理办法》等制度。通过制度明确了建设单位、监理单位、施工单位的职责分工，对竣工档案的编制范围、组卷要求做了详细规定。并组织项目建设相关单位的档案人员学习和领会制度要求，便于在今后的工作中执行统一的规范标准。

（2）针对各部门归档文件的不同，按照前期文件、施工管理文件、招投标文件、合同、资金管理等文件提出相应的档案管理要求，并加强对部门兼职档案员的培训力度，了解档案管理规范，并明确归档范围，从文件产生源头进行积极把控，确保归档文件的质量，为工程档案文件的收集整理工作打下坚实的基础。

（3）在编制招标（询价）文件时、签订项目设计、施工及监理合同、协议时，设立专门档案条款，明确各参建单位应提交相应的项目文件以及所提交文件的整理、归档要求及责任。通过合同条款的约束，为项目文件的收集、整理、归档提供有力的保障。

2.事中控制是工程档案质量优良的重要保证。

（1）左庄风电场针对资料整理与现场施工情况不同步、不及时这个问题，档案室及时与工程部沟通，通过与工程技术专工、设备厂家的工作配合，每月定期开展对参建单位的档案管理检查，不断督促参建单位及时完成文件整理，对不能按期完成的单位实行经济考核，确保工程资料与进度相匹配。

（2）针对施工单位配备的工程资料人员不足，工程资料人员工作水平层次不齐。建设单位邀请中电联的档案专家、国电陕西公司档案专家，多次到左庄风电项目开展档案指导培训工作。建设单位多次督促检查施工单位配备足够的工程资料专业人员，通过加强与参建单位的沟通，强化参建单位的档案意识，提高了参建单位档案人员的业务水平。

（3）多渠道、多形式组织开展好建设单位档案人员的培训学习，一是积极参加中、省档案部门组织的档案专业培训，二是与兄弟单位开展工程档案管理经验交流活动，有效提升了档案管理人员的能力和水平。

（4）左庄风电项目应用现代信息技术，实现科技档案的数字化管理，提高了档案的检索和利用率。利用紫光档案管理电子系统，及时录入项目立项、勘察设计、招投标、合同、项目管理文件、竣工图等工程文件信息，实现90%的电子文件挂接，为工程项目建设利用档案打好了基础。

（5）建立项目档案进度定期跟踪制。按照《风力发电企业科技文件归档与整理规范》要求，由工程建设部牵头组织监理、施工单位按照《风电工程建设达标考核表》内容要求，定期对工程文件的齐全、完整、准确性，是否与工程进度匹配等情况进行跟踪检查，通过该措施保证了工程文件与工程进度保持同步，从而大大提高工程文件的齐全、完整和准确性。

3.事后控制是提高工程档案质量优良的必要手段。

（1）在项目施工结束后，建设单位应及时组织设计、监理、施工等单位按照《风力发电企业科技文件归档与整理规范》《风力发电工程达标投产验收规程》等要求完成项目资料的分类、整理、归档工作。建设单位安排经验丰富的档案人员参与全程指导，努力提高参建单位归档文件整理归档的质量和水平。

（2）项目竣工时，档案人员要积极参与竣工验收，及时收集整理相关的竣工文件，对存在问题有针对性地逐一去整改完善，真正把好工程档案的质量关。

总之，通过对左庄风电场工程项目档案事前、事中、事后的有效控制，使得左庄风电场项目档案一次性通过了达标验收，并获得参评专家的好评和肯定。左庄风电场投运后，运行人员通过查询工程档案，熟悉和掌握了风电场设施、设备的性能及操作规程，保证了风电场的正常运行，使得工程档案的作用在推动企业经营发展中得到了有效地发挥。