科技文件形成积累的影响因素

文/郑勇宏 吴黎

科技文件材料是科技档案的前身形态，是科技档案工作的起点和首要环节。如何做好科技档案的形成和积累工作，更好地发挥科技档案的作用非常重要。本文主要分析探讨了科技档案形成积累的影响因素，希望为做好科技档案起到借鉴作用

科技文件形成后，做好归档工作是科技档案形成、积累不可缺少的工作。而科技档案专业技术人员的工作能力是决定科技档案形成、积累质量的直接因素。因此，做好科技档案形成、积累工作，对建立完整、准确、系统的科技档案是非常重要的。

一、科技档案的完整、准确源自科技文件的形成、积累

科技文件的形成是比较复杂的，在不同的单位，不同的科研、生产、基建领域里，由于专业分工不同、任务性质不同，加之行业和生产过程的特殊性，各自产生和形成的科技文件材料也不同。因此，科技文件的积累工作是一项贯穿在科技活动始终的经常性工作，要做好这项工作必须做到：一是要有制度措施防止失散、损坏，确保科技文件材料的齐全、完整和准确；二是要将形成和积累与查阅和利用有机地结合起来，利于科技档案的广泛使用；三是要培养工程技术人员档案意识和良好科研作风，为科技档案的形成和积累奠定基础。

科技文件材料是否完整、真实、准确，除了平时的积累外，还得有严格的制度和科学的态度。要制定科技文件积累形成的工作细则，对积累的内容、范围、方法、程序和措施都要有明确的规定和要求。要把科技文件的形成、积累，纳入工程技术人员的责任考核之中。

二、专业技术人员工作能力是科技文件形成、积累的决定因素

科技档案是由科技文件材料转化而来，科技文件材料是科技档案的前身形态，科技档案则是科技文件材料提炼后的归宿，所以，抓好技术人员的工作能力提升是做好科技文件形成、积累、归档工作的根本。

首先，科技文件材料产生于工程技术人员的手中。从材料的选择、编写的要求，到内容的完整、准确又要有相应的标准和要求，工程技术人员必须按照标准要求，及时做好科技文件材料的形成和积累工作。

其次，工程技术人员要明白自己在工作中会形成哪些科技文件材料，要了解和熟悉其完整程度、价值大小、相互之间的关系，只有这样才能保证科技文件材料形成积累的完整、准确。

第三，科技文件材料形成以后，一般不能立即脱开具体的实践活动，这一阶段科技文件周转在业务部门，掌握在技术人员手中，对归档前科技文件的管理也必须高度重视。

三、归档工作是科技档案形成、积累不可缺少的工作

科技档案是科技文件材料转化而来的，归档是科技文件材料形成档案的必然步骤。所以，没有科技文件归档，便没有科技档案。

科技文件收集归档时必须紧紧抓住每一个科技文件材料形成的阶段、步骤、环节来进行。归档必须符合本单位科研、生产等活动中自然产生和形成、积累的规律和特点，保持其科技文件材料内在有机联系。

正确处理科技文件材料的归档范围是保证科技档案完整、准确、系统的关键。归档范围过宽，把不必要的科技文件归档，会增加不必要的工作量。过窄则会使有保存价值的科技文件材料得不到应有的保存，造成了归档的不完整。在确定归档范围的同时，还必须正确区分科技档案与技术资料的界限。因此，档案技术人员要做好以下几个方面的工作：

1.配合科研、生产计划编制好科技文件材料归档计划。

为使科技文件形成、积累、归档工作在内容、时间、责任、要求上得以落实和保证，编制科技文件材料归档计划十分必要。计划应包括：归档项目、归档文件名称、归档内容、归档时间、承办单位负责人、接收单位负责人。按照计划进行归档，能保证科技文件材料的完整、准确。

2.档案人员要参与科研、生产活动。

档案人员要及时参与产品定型、科技成果鉴定、基建工程竣工等活动，对应该归档的科技文件材料进行验收、检查，不符合要求的，不得通过鉴定、定型和验收。

3.档案人员要履行好监督、指导责任。

档案人员要经常深入基层，了解和掌握科技文件形成、积累的规律，检查指导科技文件的形成和积累，特别是散失在不同部门人员手中的材料，帮助解决工作中出现的问题，避免出现工作已经结束，却没有形成相对应文件材料现象的出现，杜绝事后凭印象、记忆再进行追补，影响科技文件材料准确性事件的发生。

做好科技文件材料的形成、积累和归档，档案专业技术人员是根本，健全各项管理制度是保障。单位档案管理部门只有和业务技术部门要相互配合，才能确保这项工作的顺利进行。