浅谈陕西广电网络公司专项档案创新管理工作

文/徐菜娟

专项档案管理工作是公司档案管理的重要组成部分，它如实记录了公司重大活动、重大项目的全过程，具有重要的利用价值。为了确保专项档案资料的齐全与完整，避免公司重要档案资料的遗失，本文针对公司专项档案管理工作的现状的分析，提出了创新应对策略，目的在于有效提高专项档案利用效率和管理水平

近年来，随着公司的快速发展，公司重大项目及重大活动逐渐增多，为了保障公司重要资料的齐全完整，促进公司专项档案管理水平，2018 年，省公司档案室根据公司实际情况，制定并下发《专项档案管理办法》。并在公司系统内开展专项档案管理工作，有效提高了专项档案利用效率和管理水平，对公司经营发展具有重要意义，现就如何做好公司专项档案管理工作的创新与发展谈一点自己的见解。

一、专项档案管理工作现状

2018年之前，公司专项档案没有统一管理，新建项目较多，档案资料分散在各业务实施部门，管理分散，资料存档不规范，极易造成重要资料的丢失，主要原因有以下三个方面。

1.没有建立专项档案管理库，专项档案管理分散混乱

近年来，公司重大活动、重大项目及对外合作项目不断增多，专项档案的保管与利用也越来越重要。公司专项档案具有类型多、数量大、范围广的特点，专项档案工作往往涉及多个主管部门，材料分散在各个经办人手中，活动一结束，人员一旦变动，就会造成专项档案的遗失。2018年前公司仍然没有建立统一的专项档案库，无法对专项档案进行集中统一管理，极容易造成档案的损失。

2.专项档案管理制度不完善，缺乏指导性文件

2018 年前公司缺乏专项档案管理工作的相关制度和规范，导致档案人员对公司专项档案收集、整理以及移交等工作没有制度可行，没有标准可依，引起公司专项档案管理工作的混乱，不利于专项档案后续工作的进行。

3.公司系统对专项档案工作监管不力，缺乏有效措施

虽然制定下发了专项档案管理制度，但公司系统内对专项档案管理相关制度的落实不到位，执行的力度不够，监督管理的措施不严不到位，造成了公司系统内专项档案资料未能及时全面归档保存，影响了专项档案作用的发挥。

二、专项档案管理创新的途径

为了有效地解决公司系统内专项档案管理工作存在的问题，确保公司系统内重大项目、重大活动档案工作的规范管理，2018 年公司针对档案管理中存在的各种问题，公司采取建立专项档案管理库、完善专项档案规章制度、加大实地监督指导工作力度等创新措施，来逐步实现公司系统内专项档案管理的规范化、标准化。具体措施主要有以下三个方面：

1.实现专项档案统一管理、建立专项档案管理库

专项档案是指在专项工作组织实施过程中产生的具有保存价值的电子文档、文字资料、声像资料、照片、图表、数据信息等。由于专项档案的特殊性和重要性，为了避免专项档案的遗失，确保专项档案的完整和利用，2018年公司档案室创新性地建立了专项档案库。即对公司各类专项档案进行统一收集和管理，专柜永久保存，实现了公司专项档案的集中统一管理和利用。随后，公司系统内各分支机构也建立了专项档案库，实现了专项档案的集中管理和利用，极大地降低了公司专项档案管理存在的安全隐患。

2.针对专项档案的特殊性，制定专项档案管理指导意见

2018 年6 月，公司根据专项档案的特点制定下发了《专项档案管理指导意见》，明确了各类专项档案资料收集归档的责任部门和责任人，规范了档案收集、保管、利用的相关要求。规定专项档案的收集，需要档案室事先确定专项档案的归档项目清单和归档责任部门，明确专项档案收集的内容和要求，责任部门及时完成收集计划并向档案室移交。对于专项档案的保管，要求档案室应遵循其成套性的特点，整理归档，存入专柜永久保存。对于专项档案的查阅利用，规定查阅需要经过主管副总审批，原则上不能借出，如果需要借出（借出档案需写借条），需要公司主要领导审批。制度的执行解决了专项档案管理中存在的问题，使专项档案管理工作做到了有章可循，有据可依。

3.加强公司系统内专项档案的业务指导及监督检查

为加强公司系统内专项档案管理工作的开展，推进公司档案管理走向制度化、规范化，更好地服务于公司发展大局，公司按照《专项档案管理指导意见》要求，多次对系统内档案人员进行了专项档案业务培训，并结合2019 年公司重点工作要求，起草了《关于落实分支机构专项档案收集归档工作的通知》，要求各分支机构在5-6 月完成2018 年度专项档案的收集归档工作，6-7 月省公司档案室跟踪指导、督促分支机构完成2018 年公司重大活动、重大项目等专项档案的收集，省公司综合管理部档案室2019 年11 月—12月依据《专项档案管理指导意见》进行督促检查，真正用制度规范专项档案的管理工作，确保专项档案资料的完整。

通过这些举措的实施，目前公司系统内专项档案已实现了集中统一管理，分级异地存放，改变了过去专项档案资料分散、不系统、不完整、调阅利用不便的局面，进一步推进了专项档案管理工作的规范化、标准化，也提高了公司专项档案的利用效率，为公司发展发挥出了不可替代的作用。