数字化时代档案管理信息化的建设路径*

2019-12-16吴皖娟

山西档案 2019年2期

吴皖娟

（贵州交通建设集团有限公司贵州贵阳 550001）

数字化时代的快速发展，改变了众多领域的管理模式，在档案管理中，通过建立信息化管理模式，转变了以往工作中任务繁重、易出问题的局面，提高了基础的业务水平，同时也为相关人员进行档案信息归类、查询、修改和保存等提供了极大便利，已经成为提高管理水平的必要途径。

一、档案管理信息化建设简述

档案管理信息化建设是具有抽象性的概念，将传统档案管理模式开始向信息化管理方向转变，转变中要求其契合提出的多种目的，具体来说包含实现档案信息的数字化和网络化，建立一体化信息接收、传递、存储和高度共享模式。简言之，就是利用数据压缩技术、数据库技术等，对传统纸质、声像信息进行归档，存储于全新系统化的信息库中，以便于进行信息使用。随着网络化社会的发展，现代信息技术逐渐渗入到各个领域中，使得人们的管理方式发生极大变化；信息化管理模式的推行，加快了工作的效率，并为人们提供了多样化的便利条件，已经成为人们工作和生活中的重要组成部分。这种转变形式也对传统管理方式造成了冲击，导致传统的档案管理模式开始迅速向信息化方向转变，逐渐形成信息化的档案管理模式，进一步提高了服务水平，这对档案管理工作开展而言至关重要，已经成为管理的必然趋势。而其建立信息化档案管理模式的必要性和意义主要体现在两方面：一是通过推进档案管理的信息化，满足对电子文件的有效管理，符合数字化时代对管理的要求。数字时代背景下，人们为了提高工作效率大量使用计算机设备和互联，此环节中会产生大量电子文件和信息，借助信息形式档案进行管理和存储，既方便使用者检索、使用，又可以减少对资源成本的浪费。二是档案管理信息化建设是实现知识资产管理的客观要求。档案是企业和组织发展的重要资产，而知识资产对档案管理和发展影响巨大，相关管理人员只有认识到知识资产重要性，提高关注度，才能有效开展档案管理；而利用信息化手段推进管理进程，可提升管理的效率，促进档案管理事业健康发展[1]。

二、档案管理信息化建设路径

档案管理目的是实现对资产信息的有效利用，借助资源信息化形式进行存储，既可以提高管理的效率，又便于随时取用。因此，在进行档案管理时，应优化信息化路径，提高管理的水平。

（一）完善档案信息管理基础设施

要保证档案管理信息化建设的合理有效性，应对其基础设施进行完善，确保具备相应的软件和硬件设施。而由于档案管理的过程较为复杂，会涉及到录入、检索、更新和共享等功能，这就需要保证用于档案管理的计算机设备必须满足使用需求，并包含相应的系统程序。同时，为保证多项功能的实现，还要配置相机、扫描设备和录像机等辅助电子工具。另外，还应加大资金投入，对各项硬件和软件设施进行完善，建立良好的档案管理信息化发展基础，为信息化路径建立进程的推进提供有力支持[2]。

（二）培养复合型档案管理人才

档案管理人才是实现管理信息化的核心力量，其综合素质与管理水平密切相关，必须保证人才的素质和能力才能够充分利用各项设备工具以实现档案管理。而要提高人才的综合素质，应该对人才进行培训，一方面根据现有管理人员的能力进行针对性培养，补足能力欠缺方面，确保其可以有效执行各项基础工作；另一方面要培养掌握计算机技术和专业档案管理能力的复合型人才，提高整体的档案管理效率。

（三）提高档案管理信息化建设规范性

要保证档案管理的有序性，提高利用效率，应在信息化管理路径建设前建立规范统一的标准，为档案信息整合、资源管理和信息共享等提供相应明确的依据，确保管理科学性，实现对资源的长期存储。网络信息资源的整理、存储和信息数据库建立、开发，都需要依靠相应的标准，因此在进行档案信息化管理路径建立前，应根据实际情况和需求，尽可能制定完善的建设规范与标准，促进软件硬件设备的合理应用与资源的有效利用，提高对档案管理业务的优化效率。另外，建设后还应考虑时代发展的要求，适当进行规范完善与调整，与时俱进，同时优化信息化档案管理建设。

（四）建立数字化档案管理平台

数字化信息管理平台建立，既是保证档案管理有序开展的平台，又是实现时代和信息化建设的要求，因此，必须提高对这一平台建设的重视。在此过程中，应不断丰富档案的内容，尽快将纸质、声像文件信息以数字化形式进行存储，并进行分门别类，优化档案结构，生成数字化目录，为档案管理提供方便，提高对用户的服务水平。与此同时，要想不断满足用户查阅需求，还应使用扫描设备对原件进行扫描、记录，确保能够实现全文浏览，并根据档案管理信息化路径建设情况进行数字化存储。

（五）实施档案信息与电子政务共建

进行档案信息化管理时，要建立电子文件中心，找出档案资源信息管理环节中和后台存储方面存在的多种问题并及时解决，促进电子资源数据结果与格式的统一，利于实现信息共享。因此，档案管理部门应同电子政务部门合作共建，加强相互之间的联系，同时利用相关软件与设备实现对资源的有效分配与充分利用，从而提升管理水平。

（六）加强对档案管理的安全建设

网络快速发展在给人们带来便利的同时也带来了一定的负面影响，而档案管理中最主要的则是网络安全问题，会影响管理的效率、质量，甚至导致信息丢失、损毁，对相关部门和单位造成严重损失。这就需要档案管理人员在利用网络进行管理时，提高自身的管理安全意识与风险防范意识，利用多种网络防护技术，加强档案信息采集、分析、保存和使用等环节的安全性，降低内外因素的影响。针对完整的档案应进行备份，尤其是重要数据，应在备份同时进行加密，防止信息泄露，确保档案信息的安全性[3]。