智慧档案视角下的高校照片档案数据库建设思考*

黄凯 罗应梅

（贵州大学档案馆校史馆 贵州贵阳 550025）

《“十三五”规划纲要》中指出档案要共享发展，为档案界带来了发展契机，也对我们高校档案部门提出了更高的要求。随着高校档案信息化建设的不断深入发展，档案工作者运用现有技术设备与管理方式已很难完成海量照片档案资源的管理，因此必须积极思考战略转型，探索照片档案管理的新途径与新办法。高校档案部门在履行为党管档、为国守史、为民服务的同时，应积极融入到智慧档案建设的大潮中，“抓整合、促共享”，构建高效、安全的实用平台，实现照片档案智慧管理与服务。

一、智慧档案的内涵

“智慧档案”是随着智慧城市、智慧医疗、智慧教育等智慧概念蓬勃兴起后应运而生的。1994年，在澳大利亚阿德莱德召开的信息通信自动化会议上首次提出了“智慧城市”概念，此后，与智慧相关的问题开始进入人们的视域。2012年，我国公布了首批国家智慧城市试点名单，包括90个城市，这标志着我国智慧工程建设正式拉开帷幕。智慧档案建设也逐步开展起来。所谓智慧档案，是指运用大数据和人工智能等新兴技术，对实体或电子档案资源进行感知与挖掘，并通过综合分析提炼形成智慧档案信息，以便为整个社会提供更优质的档案共享服务。具体来说，智慧档案的“智”即档案智能化管理，“慧”是指能高效地处置档案信息并提供智慧档案服务。智慧档案建设是时代发展的要求。随着信息时代的快速发展，在未来的社会，决定档案事业发展的因素不再是简单的档案保管与利用。智慧档案作为一种全新的档案理念，是在智慧工程建设的驱动下，对原档案部门的“馆藏数字化、管理智能化”等优质性能进一步提升。应用新一代电子信息技术和方法，最大限度地提高档案的资源整合与共享服务能力，从而实现档案馆或档案部门的智慧化蜕变[1]。

二、高校照片档案与照片档案数据库建设的提出

高校照片档案是指学校在管理、教学、科研、党政领导、文体娱乐等一系列活动中所形成的具有一定保存价值及意义的图片资料。作为档案的重要组成部分，它以特殊的载体形式，真实、直观地再现了高校各个时期、各个方面的活动场景与发展面貌，印显了高校发展的足迹。高校照片档案已成为传承校园文化与记忆高校历史的重要载体。随着时间的推移与高等教育的不断发展，高校的历史积淀与文化底蕴越来越深厚，档案资料也越来越多，而由于战乱、校舍迁移、早期档案保存意识薄弱等多种因素，一些高校历史记录正逐渐老化、损毁，甚至消失。高校信息化管理进程的加快，使得电子照片数量激增，其鉴定、保存和利用等问题也逐步凸显，高校照片档案的科学管理迫在眉睫，一些高校档案馆开始构建照片档案数据库。数据库是基于计算机信息技术的发展而产生的，它是存储和管理数据的大仓库。21世纪，互联网的快速发展推动了档案数字化建设与智能技术的结合，档案管理开始进入到智慧档案时代。而档案管理部门拥有庞大的照片档案资源，要建立功能齐全的智慧档案馆，利用数据库技术来组织、管理和检索照片档案信息是一种必然选择，数据库能更好地发挥智慧档案馆的管理功能和社会服务功能[2]。综合我国高校档案管理部门工作实际，有必要在建立照片档案数据库的基础上，将其纳入智慧档案馆管理系统。

三、智慧档案视角下高校照片档案数据库建设的需求分析

当前，建立并完善高校照片档案数据库是高校档案工作实现现代化、提升档案工作效率和服务水平的有效手段，也是时代发展的必然选择与智慧档案建设的必然要求。

（一）智慧时代发展的必然要求

随着智慧理念的提出和智慧档案馆的逐步构建，传统的档案管理方式不再适应当今开放自由的信息化社会，未来的档案将进入属于人类可控的“智慧档案”时代。“智慧档案”作为一种宏观概念，对高校的档案信息化建设提出了新的要求。高校档案部门作为重要的知识储备基地，应冲破传统档案服务理念的束缚，拓展档案信息化服务的“空间”，构建一个能自动感知并协同处置档案内容信息和管理信息的档案综合管理体系，以提高学校档案管理与利用效率。方便快捷与优质的档案服务是大众的共同诉求，而创新高校照片档案数据库服务理所应当地成为了有效手段和智慧时代发展的必然选择。

（二）照片档案管理的自身需求

随着时代的发展，高校照片档案数量呈“指数级”增长，高校档案部门已成为一个庞大的照片资源仓库，凭借档案部门原有的技术及管理方式难以支撑海量的原始纸质照片及数码照片的档案管理。在读图时代的今天，高校照片档案的文化传承及历史记忆功能越来越受人们关注，照片档案利用率的提高，使得纸质照片档案的破损速度也在加快，而构建照片档案数据库的基础工作是对纸质照片进行数字化扫描，照片档案数据库为经过数字化的纸质照片图像信息与数码照片提供了统一的管理平台[3]。一方面，用照片档案数据库来管理照片资源，可以将档案信息与载体进行分开管理,在照片档案利用时可以有效地减少档案的磨损，延长照片档案的使用寿命，一定程度上缓解照片档案保存与利用之间的矛盾；另一方面，构建照片档案数据库管理体系，对照片档案信息进行有效组织，形成检索工具，能提高照片档案利用效率，保障了照片档案管理的高效性及数据服务的有序性。所以说照片档案数据库的建设能更好地发挥高校档案馆的管理与服务功能。

（三）照片档案信息资源的共享需求

长期以来，高校档案部门都处于相对封闭的状态，师生对照片档案知之甚少，照片档案利用率较低。而共享社会的到来，为档案信息化建设提供了有利的契机，高校档案部门应及时融入时代发展潮流，推动“智慧档案馆”建设，坚持“共创、共建、共享”的服务理念，建立具有“信息共享”特征的照片档案管理体系。开展照片档案数据库建设，能拓宽高校照片档案的传播渠道，提高照片档案服务利用率。照片档案数据库以网络为媒介，使世界各地的人们通过互联网就可以方便地浏览及利用照片档案资源，促进了档案部门与档案利用者的双向互动，能有效满足用户对照片档案信息资源的共享需求，从而在智慧校园建设中提供更优质的档案服务。

四、智慧档案视角下高校照片档案数据库建设的优化路径

（一）建库目标——以档案资源优化配置与用户需求为中心

高校照片档案数据库建设要从档案工作实际出发，坚持照片档案的服务“初心”。首先，高校档案部门要准确把握自身定位，实现照片档案资源的优化配置。从档案部门的需求来看，档案部门希望实现馆藏照片档案资源的最优配置，以提高照片档案管理效率。而从档案用户的利用需求来看，档案用户在实施照片档案资源“数据挖掘”的行为过程中，更为关注自身需求满足的“时间成本”，他们希望能以最少的时间完成照片资源检索。其次，高校档案部门应以满足档案用户需求为中心。开展照片档案数据库建设的最终目的是服务用户、服务社会，照片档案用户体验的满意度是检验照片档案数据库建设质量的“最高标准”。因此，在高校照片档案数据库建设过程中，应紧密围绕“用户友好性”原则，使其能够与档案用户需求实现友好互动[4]。

（二）建库原则——以安全兼容与全面准确为根本

第一，高校在照片档案数据库建设过程中不仅要考虑照片档案资源与数据库的兼容性，同时应为未来档案数据库的“系统升级”与“扩仓增容”留有扩展接口，使档案数据库的升级与数据条目的更新易于操作；同时档案建库标准应以国际通行的技术准则为依据，以增进照片档案数据服务的“持续性”。第二，保障高校照片档案数据库服务的安全是建库的一个重要目标。安全包括两方面的内容:一是确保网络安全，保障照片档案信息安全，防止数据泄露、更改和破坏，建立相应密级的照片档案数据库、设置防火墙和安装防病毒软件等能增加照片档案数据库系统的安全性；二是确保照片档案的长期存取与在技术环境改变情况下的可识别性。第三，由于照片档案数据库建设的宗旨在于满足用户的档案利用诉求，因此，在照片档案数据库设计规划时便需要秉承“全面准确”原则，如考虑数据库结构合理、易操作、设置为用户提供利用便利的查询方式等，确保高校照片档案数据库的“服务有序”。

（三）建库思路——以可操控性与统一调度为重点

由于照片档案数据库建设是一项较庞杂的系统工程，高校档案部门需以可持续发展的眼光来实施建库，实现涵盖资源检索、数据处理与数据库安全等各环节的“全面协同”。

第一，做好构建照片档案数据库的基础工作。档案数据库建设的基础工作包括做好电子照片的收集与纸质照片的数字化、完成数字化照片档案的鉴定与整理，确保照片档案的真实与完整性，并按照《照片档案管理规范》对照片档案进行分类、整理、编号、著录和标引，将照片档案自身具有检索意义的各项特征尽可能详细地记录进档案管理信息系统，为高校档案部门有效管理照片档案信息提供必要的元数据。

第二，照片档案数据库界面要简单与可操控。用户无需安装桌面软件，只要打开照片档案数据库查询界面就能快捷地找到查询窗口。查询界面具有清晰的路径导航，尽可能做到每一步操作都配有“帮助”信息。同时，要有较完备的检索工具。根据照片档案用户的不同需求，可提供简单检索与高级检索两种工具:简单检索主要是以照片档案的主题内容为检索入口，当检索出来的照片数量较多,可由档案用户再进行二次检索；高级检索则是指档案用户可以对检索条件同时进行多方位限定，通过输入照片主题、拍摄时间、拍摄地点等相关字段，缩小检索范围，提高照片档案检索效率，最终实现“整理简化、检索深化”的目标[5]。

第三，实现照片档案数据库的并发性控制，进行统一调度。档案数据库的资源共享功能使得多位照片档案用户可同时访问及利用照片资源；并发性控制就是要使用正确的方式来调度与避免并发操作造成的数据不一致，使用户在照片档案检索利用时互不干扰。并发性控制的主要手段是加锁，用户应遵循照片档案管理系统建立的加锁协议，档案部门可以根据并发情况和档案事务处理量综合选择加锁的单位。照片档案数据库建设要充分考虑数据库的使用效果，统一调度数据库各项功能。一是照片档案数据库需做好用户的权限管理。当照片档案数据库中存在一些因版权受限制不能向所有用户提供档案服务利用的照片资源时,就需要对照片档案用户的权限进行管理,只有获得许可的档案用户才能利用照片档案。因此，可将照片档案用户分为：普通档案用户、高级档案用户、管理员等,不同档案用户拥有不同的利用权限；二是完善照片档案数据库的跟踪服务功能，因照片档案数据库建设是一个持续性过程，高校档案部门需考虑边建库、边审核、边发布；三是照片档案数据库应设有互动功能，为档案用户开辟反馈意见区,以便高校档案部门及时改进,有效提高照片档案服务水平。

（四）建库保障——以定期检查与数据备份为依托

数码照片对软、硬件的依赖性及电子信息的易改性使得电子照片档案数据容易被损毁或丢失。因此，高校档案部门要对已输入电脑的电子照片和已构建好的照片档案数据库数据进行定期检查与备份，助推照片档案资源与数据库的安全建设[6]。照片档案的理想存储载体是只读光盘，为确保照片档案数据的完整与有效读取，应定期对刻录完毕的光盘进行全面检验，检查光盘有无划痕，刻录内容是否齐全、有效。对存储照片档案的光盘可按照片拍摄年份或照片主题内容进行编号，以方便照片检索查找。同时，高校档案部门应定期将服务器软件和照片档案数据备份到其他设备上，如移动加密硬盘等，档案备份设备要做到防磁、防光、防辐射等要求，实现档案脱机保存备份。档案异地备份是档案安全保管的有效策略，高校档案部门可考虑建立异地备份库，将一份照片档案数据留存备用的同时，把另一份进行异地封存备份，保障照片档案数据安全。

五、结语

高校照片档案是记录高校历史发展面貌的原始凭证之一，借助照片档案，我们能更快更好地了解高校的发展历程。创新照片档案数据库管理服务是高校提高照片档案管理水平的要求与智慧档案发展的必然选择。新时期，高校档案部门应转变档案思维，优化档案服务品质，积极探索“智慧档案”与照片档案管理的深度融合，以公众需求为导向，有效利用互联网的优势，并结合照片档案特点，借鉴“智慧时代”发展的成功经验，做好照片档案数据库建设，实现“1+1＞2”的照片档案管理效果，以促进高校档案服务走向开放、共享、互动，助推高校档案工作转型升级，开创高校智慧档案工作的新局面。