数字化信息技术在医院人事档案管理中的应用探讨

文·贾义燕

随着时代经济发展，数字化信息技术已被各个行业广泛使用，该技术具有操作方便、记忆永久、储备量大等优势。传统档案管理方式比较单一，其工作繁琐并且不容易操作，而将数字化信息技术应用档案管理中，不仅能加快整理速度，还能提高档案利用效率。医院人事档案管理与医院的管理与发展工作关系极大，人事档案作为全体医务人员的档案记录，已被纳入医院内部机密信息的记录系统。随着医疗事业发展，医院的建立与扩大，人事档案收集越来越多，其管理工作也越来越繁重，亟需数字化信息管理技术的介入，以提高人事档案管理质量，优化院内人力资源配置，促进医院管理技术发展。在档案管理过程中，应用数字信息化技术能够很好整合医院内的信息，通过对档案数据的输入输出就能实现档案的整理，大大缩短了以往的人工整理时间。在数字信息技术应用中，电脑是必要的设备，将纸质档案转化成数字或是重新录入信息的过程，电脑会存留有操作痕迹甚至是修改记录，同时主机还可其他电脑进行监控与操作，加快对文档信息修改的速度，提高档案管理工作效率，减少档案所占的空间与时间。

一、培养人员对档案管理的保护意识与风险管控

若要提高医院内部人员防护档案管理工作的意识，防止档案信息被不正当手段篡改，则需增强人员的素质与工作责任感，制定法制化人事档案管理。当今社会正处于信息化时代，资源共享是数字化信息技术的一项特点，该特点除了能够提高管理人员的综合素质，还可促使信息共享，在共享过程中，还可培养人员安全管理意识，以提高信息共享的安全性。因数字信息技术与网络相关联，所以管理人员应当做好安全与防护的工作，如安装防病毒软件、设置防火墙，定期查杀与清理电脑病毒，防止黑客入侵。与此同时，工作人员可对内部重要文档进行加密，如密码、指纹或人脸识别才能查找查看。对所输入数据设置特定格式，方便工作人员检查所输信息是否正确，提高录入信息的准确性，并且能保证人事档案所提供信息的真实性、可靠性，同时还可加快医院管理工作的数字化进展。严格管理档案修改程序，将纸质档案进行数字化的过程中，必须对档案内部真实性进行审核，以保证公平、公正。

二、加强硬件设备、人才的投放

数字化信息技术的全面应用离不开优质的硬件设备，医院在发展技术的同时需要建立专用的档案室、机房，引进先进管理设备。例如程控交换机、长距离数据收发器、专属档案管理软件。定期对硬件设备进行维护，检查设备设施，避免机房设备突发意外，也预防信息录入过程中信息丢失，妨碍工作进程；同时电脑可设置不正常关机时自动存档操作，发生意外断电时，能够自动保留档案信息，以避免工作人员的重新录入，提高其工作效率。在人才投放上，应引进高素质专业人才，鼓励员工之间的沟通与交流。因科技时代发展快速，信息技术也要实时更新，所以，应定期安排管理人员进修学习信息技术，每月对档案管理人员进行信息技术考核，根据其工作能力给予合适的整理岗位。在当下时代快速发展情况下跟紧时代脚步，更好地将数字信息技术运用在医院人事档案管理中，可促进医院事业的发展。

三、优化档案管理工作

根据医院具体情况，将数字信息化技术与资源规划相结合，建立起完整的人事档案管理系统，以便对记录信息进行科学分类与整理，保证录入信息的准确性。结合每位员工的实际情况，如打字速度、查阅能力等落实相应的管理措施与安排相应的工作。同时，运用数字化信息技术灵活设计档案管理查找页面，根据系统整体作出相符合的搜索字，比如关键词、时间等。数字化的人事档案不占实地空间，并且容易储存，在院内出现档案调动等情况时，还能及时对数据库进行更新，并且设定一周查看数据库内容，有助于人员及时补录新的或者没有的信息，以确保信息档案的更新和完整性；除此之外，可与其他部门的信息交换，确保收集到完整资料与信息。这样的操作不仅能提升档案更新效率，还能确保日后部门信息交替的准确性。

四、规范人事档案管理操作的流程

人事档案对医院发展具有较高的重要性，在其查阅过程中也要满足组织、人事及医院内部信息交流需要。在用户管理、单位信息、数字字典、系统日志、数据备份与同步等管理流程上，制作相应的操作规范标准，如用户管理账号应为医院所开账户，不能使用工作之外账号登陆查阅档案；时刻注意单位信息栏数据，如需改动则必须先与相关领导沟通；数字字典中储存数据必须要满足档案数据信息需要，避免信息无法查找的情况；系统日志与数据备份可设置为计算设备自动记录，保证工作无遗漏。在查阅的制度制定上，灵活掌握分级方法，对计算机里的内容进行不同权限查阅，同时数据化权限细分到修改、浏览、下载与打印的操作。对不同等级的人事档案资料进行分管，能够掌控可查阅与使用范围，进而避免机密档案内容被盗失。

五、建立相关团队，提高业务水平

医院人事档案管理工作的好坏，取决于管理人员队伍素质的高低。医院人事部门可以展开组织业务学习活动，并从中选出富有责任心与技术能力水平最好的人员任职组长，组内小组实行责任制，互相监督日常工作等。其责任制度可细分到每个人应负责的内容，如档案分类、录入、删除、补录、校对等，对其制定每日工作完成量，并有相应的奖惩制度。医院领导应提高相应的薪酬以及福利，调动工作人员的积极性，并倡导档案管理工作人员用创新思想开展各项工作，增强其工作的责任感、归属感，以达到事倍功半的效果。应加大人事档案管理的培训技能，尤其重视数字信息管理技术，提高管理工作人员打字速度、检阅能力，并让其熟悉搜索软件操作，提升工作效率。应鼓励人员学习和培训新型技术，接受新的管理制度和理念，还可增加学习优秀奖励制度，以调动工作人员的学习积极性。

总的来说，人事档案管理在医院发展中提供了最基础的信息，可对传统人事档案的管理进行创新，为医院注入新鲜动力。在当前情况下利用数字信息管理技术整理人事档案资料，可以提高管理管理人员的工作效率，提升医院的医疗服务水平，并促进医院的整体发展。