浅谈建设工程档案在工程建设中的作用

文·刘旭

建设工程是人类社会生存和发展必不可少的物质基础，其质量不仅关系到人们生产经营活动的正常进行，而且直接关系到人民的生命安全。因此，建设工程的质量水平始终是人们关注的焦点和追求的目标。随着工程建设规模的逐年扩大，提高和监督工程质量的手段、措施不断完善，作为建设工程活动真实记录的档案越来越得到人们的认可和利用，这主要体现在五个方面：

一、建设工程档案是建设工程质量状况的综合反映

建设工程档案是指建设工程的立项审批、可行性研究、项目评估、论证、勘测、设计、施工、调试、竣工验收以及扩建、改建等工作中形成的应当保存的各种文字、图纸、图表、数据、声像等不同形式和载体的文字材料。众所周知，一旦建筑工程出现质量问题或重大事故，开展调查工作，首先要调阅工程的档案资料。一方面因为工程档案资料是工程建设各项活动的真实记录，具有原始性、真实性和唯一性；另一方面，能够综合地反映工程建设的全过程，因此具有质量责任监督的特殊作用。从建设活动的最终产物——建筑实物产品和工程档案信息产品来分析，可以看出工程质量必然要体现在建筑物和工程档案两个方面。工程档案是检测质量的重要依据，是分析检查工程质量有力的信息资料。

二、建设工程档案是进行建设的重要参考

工程建设是百年大计，一般的建筑物设计年限都在50—70年，重要的建筑物甚至达百年以上。在建筑物使用期间，极有可能会遇到改建、扩建、拆除或其周边进行建设以及该建筑物进行评估等活动，所有的这一切，都要了解、参考原始的勘测、设计和施工资料，如果没有完整的档案资料，无疑会给上述工作增加很大难度。对于新的工程建设而言，同样如此，借助有关工程档案等资料进行科学论证就会在工程建设中少走弯路，达到事半功倍之效，就会避免盲目建设，返工浪费；就会吸取一些“豆腐渣”工程的教训，从而提高工程质量水平，确保工程安全可靠。

三、建设工程档案管理是工程质量管理的重要环节

工程质量管理是对建设活动进行的全方位的质量管理，是工程质量管理的重要内容，在国家基本建设过程中具有不可替代的地位和作用。国务院《建设工程管理条例》把建设项目档案管理列入工程质量管理的重要内容，从而以法律条文的形式确立了建设项目档案管理在工程质量管理中的重要地位。工程质量管理的核心之一就是落实质量终身责任制，而工程档案是对质量责任落实情况的全面记载，所以，建设工程档案实施管理的过程，就是对工程质量实施记录、检测、监督的具体过程，它是工程质量管理最基础、有效的环节。

四、提高建设工程档案质量是提高工程质量的有效手段

在项目工程的建设过程中，把组卷建档与质量管理紧紧结合在一起，同步协调进行，利用组卷建档抓质量，能产生意想不到的好效果。档案工作不仅是工程建设活动地真实反映，更重要的是能直接指导、鞭策、监督工程质量管理，既有助于宏观调控，又有利于微观搞活。为此，要把组卷建档工作列为工程管理的重要内容之一，制定《组卷细则》《档案管理与岗位责任制》及档案保管、保密、统计等制度。在施工质量管理等方面，要制定《工程质量跟踪表》《施工质量技术措施表》和《施工日志》，施工过程中，明确施工任务、质量标准、用材规格、操作程序、技术要求、检验内容和方法，以及奖罚规定等，交接双方签字。工程竣工后交底人质检员按交底内容要求检测、验收，合格签字。这样，利用组卷建档抓质量，干的什么、如何干的、干得怎样，纸记墨载，白纸黑字，优不优，真凭实据，罚的准，奖的真，把创优责任落实到每个岗位，每个人。实践证明，一份档案质量的形成过程，就是一次质量检测监督的过程。利用组卷建档抓质量，可以扩大质检时空，加大质检力度，形成质检网络。同时工程质量与建材质量和职工素质紧紧相关，组卷建档工作既可以监督建材的质量，又有利于提高职工的整体素质，为企业质量管理提供一个廉洁的内部和外部环境。

五、建设工程档案是工程建设领域反腐败工作的有力证据

“工程质量事故频发，主要原因是由于工程建设领域内存在着严重的腐败现象……”工程建设中的违法犯罪活动，给党和国家、人民群众的生命财产安全造成了巨大的损失。建设项目工程档案是研究分析审查腐败行为的重要资料，它是对参入建设活动的所有人员从事规划、建设及其管理活动的最直接、最忠实、最原始的记录。只要我们能够收集到足够完整、齐全、真实、系统的工程档案资料，透过表象，通过研究审查工程的报建审批档案、工程招投标档案、施工企业资质档案，施工技术档案，以及工程预决算等档案，就不难查处腐败问题所在。因此，充分发挥和利用工程档案的凭证作用，能够有力打击犯罪，有效地遏制建设领域内各种腐败现象的滋生。

总之，要使建筑工程质量不断提高，除了强化质量意识，严格进行管理以外，还必须提高档案意识，重视建设档案的价值和作用，激发广大档案工作者搞好档案工作的历史责任感和时代紧迫感，共同为工程质量的提高做出贡献。