关于对吕梁市农机监理档案的几点思考*

2019-12-16马文平

山西档案 2019年1期

马文平

（吕梁市农机服务中心山西吕梁 033000）

农机监理档案作为农机业务档案的重要组成部分，历来省市农机部门都给予了极大的重视，而随着农机事业的发展，农机监理档案数量大增，当前农机监理档案工作也随之产生了一些问题，急需农机档案管理人员进行深入挖掘和解决。

一、吕梁市农机监理档案现状

吕梁市农机档案工作一直走在全市前头，已连续6年获得全市档案工作先进单位的荣誉称号，市农机档案已达“省二级，市一级”标准。目前，共有各类档案370卷，其中文书档案64卷、专业档案86卷、基建档案56卷、实物档案39卷、声像档案1卷。农机监理档案作为专业档案的重头，为全市农机档案工作作出了重要的贡献。

二、吕梁市农机监理档案在农机档案中的作用

（一）农机监理档案是开展农机监理基础工作的重要依据

机构改革以后，除去农机行政执法权收回外，吕梁市农机监理基础工作主要包括：1.拖拉机、联合收割机的注册登记；2.农机驾驶员考试及核发证件；3.农机的检审验。这三项工作的开展离不开农机监理档案的梳理和汇总，每年下达指标任务、开展业务指导、培训都需要监理档案作为重要参考。科学合理的使用农机监理档案，可以为农机监理工作的开展，解决工作中遇到难题提供成熟可行的经验，有利于提高农机监理工作的质量和效率。

（二）农机监理档案是为农民服务的重要工具

农机驾驶证的发放、拖拉机、联合收割机的年检、上户等都需要农机监理档案，完整的、系统的农机监理档案可以为农民朋友补办证件、培训考试、上户手续办理、查询当事人有关信息等提供便利，也为决策者掌握当地农机、农机驾驶员信息提供了详实、精准的参考资料。

（三）农机监理档案为农机安全检查提供了第一手资料

对老旧农机注销报废，拖拉机、联合收割机的安全检验以及各类农机的隐患排查摸底，离不开农机管理人员对农机监理档案有关数据的及时了解和掌握。它为农机监理的开展，提供了第一手的材料，并发挥着不可替代的作用。

（四）农机监理档案是进行农机安全警示教育、农机安全宣传的宝贵而真实的素材

以往的农机监理档案中记录着农机手违章、肇事和事故处理案例，存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，必要时在农机监理过程中可以借鉴和利用[1]。这些档案经过收集整理，即可制作成为农机安全宣传汇编或者宣传资料。可以为每年开展的“安全生产月”、“安全生产大检查”、“安全生产宣传咨询日”、“12.4法制宣传日”等活动提供宝贵而真实的素材，产生了用身边事教育身边人的效果，对农机安全生产宣传教育培训和事故警示教育工作具有很大的说服力和教育意义。

三、吕梁市农机监理档案目前存在的问题

（一）拖拉机、联合收割机上户率低，农机上户保存下来的档案不齐全。

按照国家政策的要求，吕梁市拖拉机、联合收割机的上户费用减免，目前仅需自行掏取油费、工本费等。尽管吕梁市农机服务中心尝试以报销农民路费的方式来提高上户率，但由于购买农机的农民大部分身处边远的乡镇，报销的路费还不够油费，对农民的吸引度不高，农机上户率一直上不去，这也直接导致了农机上户所保留下来的资料不够齐全、完备。

（二）农机年检率低。市里部分老旧农机不准上路，这给农机年检档案的收集整理提出了大的难题。

农机年检工作作为省级考核县市农机部门的一项重要指标，由于农民意识淡薄，导致每年参与年检的农机数量严重不足，再加上吕梁市农机服务中心作为弱势部门，对农民约束力不够，部分农民不参加年检也未受到任何处罚，逐渐形成了一种侥幸心理。这也为年检各项资料的收集归档造成了极大的困难。

（三）农机驾驶员考试培训档案较为分散，由各农机培训学校保存，农机驾驶员档案还处于原始状态。

吕梁市农机驾驶员档案近几年一直下放由农机校代为保管，经过近几年的走访调查发现，农机校档案保管还算齐全，但仍处于原始状态，未经过档案部门的指导，驾驶人员资料尚未进行初步的整理归档。农机校档案中没有基本的全宗号、案卷数目、卷内文件数目等的概念，仅仅停留在没有丢就是尽了责的阶段。

（四）农机监理档案管理人员流动性大，素质不一。

吕梁市农机监理档案管理人员大部分是兼职，还有极少一部分是雇的实习生，人员不固定，经常几个月或者一年实习期未到就已经换人，资料收集归档缺乏连续性，工作质量可想而知。而且这一部分人未经过系统的档案工作培训，对档案工作的了解可谓一片空白，这也给档案的收集整理带来了难题。

（五）农机档案制度建设滞后，农机行业缺乏可行的标准。

吕梁市农机档案制度建设工作尚处于初步阶段，从每年市档案部门下发的对全市行政、事业单位档案工作排名情况来看，全市农机档案除市农机服务中心在做这一部分内容，其他县市农机部门尚未涉猎。而市农机服务中心档案制度建设主要是结合国家档案局第八号令制定了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限以及配套的登记、保密制度等，对农机监理这部分专业档案的管理制度尚未形成，也缺乏必要的保护举措。

四、对吕梁农机监理档案工作的几点建议

（一）农机上户档案的收集整理。

建议与农机购置补贴结合，近几年农民朋友在购置农机具时，为享受补贴需要在农机部门办理农机购置补贴登记手续，为此我们可以在办理农机补贴的同时与农民朋友协商办理农机上户。这既有利于农机购置补贴档案的收集，也有利于农机监理档案的整理。

（二）农机年检档案的收集整理。

建议各县市区农机监理人员结合农机上户人员档案信息，深入乡镇，集中对农机进行年检，并进行年检方面档案的收集，以减少农民来回跑腿的费用。对于新购置的大中型农业机械，在质保期内，可考虑给予两年一检的政策帮助，以减轻农机年检的工作压力。年检不合格的需要报废农机也要建立档案，登记在册，并给予一定的补助[2]。目前，吕梁市汾阳、孝义已着手开展农机报废更新试点工作，这一方面档案的积累也为日后全市的推广提供了宝贵的经验。

（三）农机驾驶人员档案的建立。

建议初期可以以市档案部门给予的全宗号（我市农机全宗号为28）为基准，将农机校驾驶人员档案划入市一级农机监理档案（专业档案）范畴。按时间顺序编辑整理档案，全市建立索引总册和县级索引册，各农机校分户册，同时录入电脑档案系统，索引总册由市农机服务中心保管，县市区索引册由分管农机部门保管，农机校则具体保管登记在册的驾驶人员档案[3]。待吕梁市各县市区农机部门档案建立完善之后，可以按照当地档案部门给予建立的全宗号为基准，逐步将农机驾驶人员档案纳入县一级农机监理档案（专业档案）范围，建立自己的卷内目录、案卷目录以及索引册，市级农机部门仅保留索引总册，宏观掌握各县市区驾驶员档案数据。

（四）农机监理档案管理人员业务能力提升。

建议由市级档案部门每年组织进行专业档案业务知识培训，而且由于农机专业的特殊性，建议由熟悉农机监理业务（需从事农机监理工作5年以上人员）工作、能够熟练掌握档案工作要领、熟悉电脑档案系统的人来对全市农机监理档案管理人员进行培训。为提高农机监理档案人员管理水平，每年除常规培训以外，各县市区农机档案人员还可以参加当地档案部门组织的评级工作和档案移交，这些都能对农机监理人员档案实践能力带来大的提升。

（五）农机监理档案管理制度的建立，既要遵循档案形成的规律，还要结合农机行业的特点。

“在进行档案法规体系建设时，需要加强各个层级之间的相互协调、相互补充，使之形成一个统一、有效、完善的整体”[4]。吕梁农机监理档案制度的建立需要档案部门的积极参与，进行补充和完善。目前的当务之急是各县市区农机部门要主动与档案部门联系，依据国家档案局第八号令制定好机关文件材料归档范围和文书档案保管期限，这是最根本的。只有制定好这一规定，才能够明确农机工作哪些文件能够成为档案，农机档案应当保管的期限。同时接受档案部门的指导和把关，建立档案归档、保管、保密以及档案管理网络挂图等其他配套制度，避免与《档案法》、地方性档案法规冲突。